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O Gestor de Projeto Moderno

O Gestor de Projeto Moderno

17
Nov19

Extreme Programming - O que é?

Luís Rito

Olá :)

 

Hoje abordamos o tema Extreme Programming, vou dar-vos a conhecer o que é, e quais os seus valores.

 

O que é?

 

O Extreme Programming (XP) é uma metodologia de desenvolvimento de software, que teve origem nos Estados Unidos da América durante a década de 90. O grande objetivo desta metodologia passa pela criação de sistemas de software com maior qualidade, numa timeframe mais reduzida e custando por acréscimo menos dinheiro.

Tudo isto é possível devido à forma com o XP foge à forma tradicional de realizar projetos, bem como à aplicação de uma série de valores, princípios e práticas.

O âmbito deste post passa por perceber quais os valores que estão envolvidos na prática desta metodologia, ficando os princípios e as práticas guardados para mais à frente.

 

Valores

 

Um dos maiores problemas que existe no desenvolvimento de software passa pelo facto das pessoas envolvidas neste processo se focarem muito em ações individuais. Uma equipa a funcionar em pleno sabe que o importante não são as ações individuais, mas a coesão que existe entre toda uma equipa.

Nesta metodologia dá-se especial atenção ao facto da equipa estar ou não concentrada no que realmente interessa, ou seja, se estão todos a “remar” para o mesmo sentido. Para que isso aconteça o XP baseia-se em cinco valores básicos:

 

  • Comunicação
  • Coragem
  • Feedback
  • Respeito
  • Simplicidade

 

Comunicação

 

Tipicamente um cliente que necessita de um sistema informático tem um conjunto de problemas que pretende resolver, tendo já inclusive algumas ideias sobre como o fazer. Por outro lado as equipas que desenvolvem o software têm o Know-How técnico que lhes permite construir um sistema tendo em conta as melhores práticas. Para que exista um entendimento entre o cliente que fala uma linguagem mais voltada para o négocio e os programadores que falam uma linguagem mais técnica é necessário que exista um bom canal de comunicação.

Quanto melhor for o canal de comunicação menos possibilidades existem de criação de problemas, ambiguidades e desentendimentos.

Por norma, os diálogos cara a cara são superiores a uma videoconferência, que é superior a um telefonema que por sua vez é mais expressivo que um email.

Uma das ferramentas que é utilizada no XP é o diálogo cara a cara, permitindo desta forma que o entendimento entre todas as partes seja o mais correto possível. Desta forma evitam-se problemas que possam surgir mais tarde, até porque quanto mais cedo os problemas forem detetados menos custos estarão envolvidos na sua resolução.

 

Coragem

 

Um projeto de software está constantemente sujeito à mudança. Os clientes mudam de ideias com alguma frequência, seja porque as prioridades mudam, seja porque percebem que existem formas mais eficazes de resolver os seus problemas. Qualquer mudança não planeada realizada a meio de um projeto acarreta riscos, pois por vezes é necessário alterar blocos do sistemas que já estavam fechados, existindo a possibilidade de provocar bugs (erros informáticos).

O XP não tem uma fórmula mágica para resolver este problema, mas utiliza uma série de mecanismos de proteção que permite enfrentar a mudança com uma coragem renovada.

Assim ao invés de bloquear a criatividade do cliente, uma equipa XP enfrenta com segurança e coragem o desconhecido.

Alguns dos mecanismos de proteção utilizados são o desenvolvimento orientado a testes, o pair programming e a integração contínua (falarei noutro dia do que são).

 

extremeProgramming.jpeg

 

Feedback

 

Os projetos de software são normalmente iniciativas muito dispendiosas, arriscadas e com um histórico de falhas muito alto. As equipas XP sabem isso melhor que ninguém, e encaram todos os projetos como uma eventual potencialidade de problemas e falhas que possam advir.

Todas estas falhas podem ser minimizadas se forem identificadas rapidamente e numa fase inicial. É por isso que no XP estabelecem-se ciclos de desenvolvimento curtos, onde são apresentados pequenos pacotes de funcionalidades ao cliente. Assim é possível deste logo alinhar as expectativas do cliente com as expetativas da equipa de desenvolvimento, favorecendo ambas as partes. O cliente sai beneficiado pois desempenha um papel mais ativo na construção do sistema (aumentando a probabilidade de sucesso do projeto), e a equipa de desenvolvimento beneficia de uma menor probabilidade de falhas e problemas futuros (que originam muito rework).

 

Respeito

 

Respeito é o valor mais importante de todos. Os membros de uma equipa só vão funcionar como “equipa” se existir respeito mútuo entre todos eles. Se não existir respeito mútuo no seio de uma equipa então não existe muito que se possa fazer para salvar um projeto de uma catástrofe.

Saber ouvir e saber compreender o ponto de vista de um colega é essencial para o sucesso de um projeto de software.

 

Simplicidade

 

Estudos recentes demonstram que uma grande percentagem de todas as funcionalidades desenvolvidas num sistema informático não chegam sequer a ser utilizadas.

O XP baseia-se no princípio de simplicidade, onde se dá prioridade a funcionalidades realmente necessárias ao bom funcionamento do sistema, evitando funcionalidades que podem vir a ser necessárias no futuro, mas que ainda não o provaram ser.

Por outras palavras, primeiro construímos um automóvel capaz de circular, depois preocupamo-nos com a marca do auto-rádio e se o volante tem ou não botões que o controlam.

 

Por hoje é tudo, num post mais à frente prometo aprofundar um pouco mais sobre este tema.

 

Até à próxima :)

 

 

 

30
Set19

Hábitos do profissional de excelência

Luís Rito

Olá a todos 

 

Hoje vamos falar de hábitos! Quem tem vindo a acompanhar o meu blog sabe a importância que dou à criação de hábitos. Continuo a achar que são a melhor forma de atingirmos a nossa melhor forma enquanto profissionais. Os hábitos que te vou descrever abaixo podem ser adaptados a qualquer tipo de profissão. Com curiosidade? Dá uma vista de olhos.

 

1. Obter certificação específica e relevante para a tua área de atuação. No caso de um gestor de projetos deves focar-te por exemplo nas certificações do PMI (Project Management Institute), já que continuam a ser das mais reconhecidas no mercado. Tenta obter uma certificação nova pelo menos a cada dois anos. Quando falo em certificação, podes pensar também em mestrados, MBA, etc. Não te concentres apenas em gestão de projetos, existe uma panóplia de temas que enquanto gestor de projeto podes melhorar, como por exemplo liderança, negociação, gestão de equipas de alto rendimento, six sigma, lean, etc etc. As possibilidades são mais que muitas.

 

2. Lê as propostas de emprego que existem na tua área e percebe se os teus skills ainda estão adequados ao mercado. É muito importante perceberes se ainda és relevante no mercado atual de trabalho. Caso existam muitos pontos que sentes que não dominas, é hora de embarcar em cursos presenciais, online, livros, YouTube, etc. Procura sempre a melhoria contínua.

 

3. Lê artigos ou publicações específicas da tua indústria de atuação. Procura estar por dentro das novas tendências, por vezes vais perceber que poderão ser modas passageiras, mas na grande maioria o teu tempo será muito bem investido. Não fiques cristalizado. Se achas que após saíres de uma faculdade já não vais precisar de aprender ou estudar materiais novos então vais ficar muito atrás da tua concorrência.

 

4. Escreve artigos ou ensina materiais que dominas. Para mim não existe melhor forma de te tornares especialista num tema que tentares ensiná-lo a outras pessoas. Essa partilha para além de ter um grande benefício para quem recebe a informação, acaba por ser também fantástica para ti, porque vais acabar por dominar os temas. Outro ponto positivo é que quando partilhas informação, quem a recebe pode também incluir novas ideias, o que vai resultar em conceitos mais robustos. Construir e partilhar é sempre melhor que esconder ou destruir.

 

5. Não queimes pontes. O teu trabalho deve ser sempre na perspetiva de construir pontes e nunca de as queimar. Deves trabalhar a tua capacidade de empatia e de negociação, já que a primeira te vai permitir perceber e entender quem está do outro lado, e a segunda vai-te permitir chegar a um consenso que resulte em situações de win-win. Entrares em guerra com as outras pessoas só vai tornar o teu trabalho mais difícil.

 

6. Faz exercício físico, alimenta-te bem e dorme aquilo que necessitas. O exercício físico liberta endorfinas (hormona da felicidade), faz-te parecer mais novo e dá-te mais energia no dia a dia. Quanto a mim parecem-me demasiadas vantagens para não as aproveitares, a única coisa que tens de prescindir é de 30m por dia para o realizar. Uma excelente alimentação também te torna mais saudável, transforma o teu cérebro num orgão mais "oleado" e faz-te sentir mais leve. Come muitos vegetais, gorduras ricas em ómega 3 como o azeite ou peixes gordos como salmão ou sardinha e bebe água continuamente ao longo do dia. Tenta ainda comer mais carnes brancas e menos vermelhas. Finalmente, nunca facilites na hora de descansar. O teu cérebro não funciona bem quando não dormes o suficiente, portanto dorme a quantidade de horas que necessitas. No meu caso fico bem com 7h a 7h30, portanto tento não dormir nem mais nem menos.

 

Exercício Físico

 

7. Junta algum dinheiro que te permita fazer face às tuas despesas mensais por um período de 6 a 12 meses. Podes pensar que este hábito está um pouco desenquadrado com os que te apresento acima, mas não subestimes o poder que teres esta almofada financeira te dá. Em primeiro lugar, cultivar um hábito de poupança é uma excelente forma de te preparares para o teu futuro e para a tua reforma. Em segundo lugar, teres este dinheiro de lado permite concentrares-te unicamente nas tuas funções do dia a dia, e não em dinheiro. Profissionais que se preocupam demasiado com contas que têm para pagar não são tão produtivos. Tens muitas empresas que pagam muito bem a alguns dos seus colaboradores para que eles não tenham que dispender massa cinzenta a pensar em dinheiro. Assim, quando algum imprevisto te acontece como um arranjo no carro, já não vais andar em sofrimento a pensar onde vais buscar o dinheiro, podes viver uma vida mais tranquila. Outra vantagem é que ter dinheiro te pode abrir oportunidades que estão vedadas quando não o tens. Por exemplo, se quiseres ir tirar um MBA podes ir fazê-lo sem estar a depender de empresas de crédito ou bancos, é tudo mais tranquilo e rápido. Também te permite encarar o dia a dia com outra atitude, já que vais deixar de ter tanto medo de vir a ser despedido. Em algumas pessoas isso transforma-se em mais garra e vontade de arriscar (algumas pessoas têm demasiado medo de errar e de vir a ser despedidas), o que na maioria das vezes origina bons resultados.

 

Agora é a tua vez. Dos hábitos que te apresento acima, és fã de algum? Quantos praticas no teu dia a dia?

 

Por hoje é tudo, até à próixma 

 

 

16
Set19

E se tivesses um cérebro extra?

Luís Rito

Olá a todos, espero que se encontrem bem.

 

Recentemente li um livro que achei muito interessante. Fala sobretudo de como podes aumentar a tua produtividade para níveis que nunca pensaste ser possível. Muitos dos pontos que o livro aborda são senso comum, mas é assustador como nunca pensámos neles antes. Hoje quero partilhar convosco um modelo descrito no livro e como com uma simples técnica podes ter um cérebro extra . O livro que te falo é o "Productivity Ninja" do autor Graham Allcott. Podes dar uma vista de olhos na Amazon através deste link.

 

Bom, vamos por partes. O autor refere muitas vezes o poder de teres um mecanismo para guardares tudo o que pretendes realizar, sempre fora do teu cérebro. A ideia é libertares a tua mente e fazeres este registo numa aplicação, folha, caderno, etc. O sítio onde vais efetuar o registo de todas as tuas tarefas vai funcionar como um segundo cérebro, permitindo-te navegar por ele de uma forma simples e eficaz, possibilitando escolheres as tarefas mais adequadas para a tua semana e consequentemente para o teu dia. Tens que ter algum rigor na forma como mantêns o teu segundo cérebro atualizado, já que é a única forma de vires a confiar a 100% nele.

 

Na minha opinião, a melhor forma de fazeres este registo é através de aplicações na cloud, já que te permitem ter acesso às tuas tarefas no teu telemóvel, tablet ou computador. Ferramentas como o Microsoft To Do, Onenote, Evernote ou o Todoist permitem ainda que possas movimentar tarefas entre grupos de uma forma muito rápida. O bom velho caderno também é ótimo para registar tarefas, contudo torna mais difícil a movimentação de tarefas entre grupos e também a sua prioritização.

Por esta altura deves estar a perguntar-te do porquê de investires mais tempo a manter uma outra aplicação viva. Falo-te por experiência própria quando digo que vale muito a pena. O facto de tirares todas as atividades da tua cabeça dá-te uma claridade e foco incríveis. Mais, permite-te definir prioridades para todas essas tarefas e manteres olho nos teus objetivos de médio e longo prazo. Outra vantagem é que te permite ao longo dos teus dias ir recolhendo novas ideias & tarefas e registando-as rapidamente no teu segundo cérebro, evitando que fiquem esquecidas.

 

Deves escolher uma ferramenta que te permita criar grupos e listas de uma forma simples, já que te vão ajudar a agrupar a informaçao de forma lógica. Abaixo coloco-te exemplos de listas e grupos que podes criar (segundo o livro que te falei no início deste post). Podes utilizar como inspiração para a tua própria estrutura.

 

Referência - Como o nome indica, deves registar aqui informação que consideres importante guardar para futuro. Aqui é mais normal que os registos não sejam propriamente tarefas mas sim registos de informação útil e relevante. Encara como algo onde não tens que fazer nada no momento, mas parece demasiado importante para deitar fora (como a roupa ou as panelas que as nossas mães acumulam ao longo dos anos ).

 

Lista de boas ideias - Lista onde deves registar ideias que consideras serem boas, e que aches que vale a pena olhar para elas mais uma vez. O que fica registado nesta lista terá prioridade baixa, ou seja, não te sintas obrigado a realizar tudo o que lá tens. Encara-a como uma lista de coisas que achas boa ideia vir a realizar no futuro. Deves colocar o máximo de ideias nesta lista, sem que te sintas culpado por não as realizar.

 

Lista de espera - Nesta lista caem todas as tarefas que já não dependem de ti, ou seja, aguardam ação de uma outra pessoa. É ideal para não te esqueceres de tarefas em que dependes da resposta de alguém, como por exempo, quando delegas uma atividade. Isso torna-a perfeita para que de tempos em tempos a consultes e faças disparar uns quantos emails ou chamadas de follow-up.

 

Grupo de projetos - O grupo de projetos deve conter uma lista para cada um dos projetos em que estejas envolvido, permitindo-te uma mais fácil navegação.

 

Lista Mestre - Nesta lista deves colocar todas as tarefas que não cabem em nenhuma das listas acima. Será a tua maior lista, e aquela que mudará com mais frequência. Se preferires, podes optar por criar um grupo ao invés de uma lista, e dentro desse grupo mestre podes ir acrescentando listas para te ser mais fácil navegar. Podes por exemplo dividir a tua lista mestre em "Pessoal", "Profissional", "Chamadas a realizar", "Pensar/Decidir" entre outros. A lista mestre será diferente de pessoa para pessoa.

 

Hoje - Lista que deve conter todas as tarefas que planeias realizar no dia atual. Basicamente algumas das tarefas que vivem em todas as listas acima, são colocadas na lista hoje para entrarem no teu pipeline de tarefas a realizar no dia em que te encontras.

 

Agora que conheces as listas, vou-te falar do fluxo (CORD) que deves seguir para fazeres uma boa gestão do teu segundo cérebro. Primeiro, dá uma vista de olhos na imagem abaixo.

 

Ninja CORD diagram

Imagem obtida através do site https://thinkproductive.co.uk/

 

Tudo começa com a captura de informação, seja através de ideias que possas ter, telemóvel, conversas de café, reuniões, emails, etc. A pergunta que deves colocar desde logo é, "Existe uma ação que deve ser realizada?". Em caso negativo, deves colocar esse registo num de três sítios, o lixo, a tua lista de referência ou a tua lista de boas ideias. 

Caso exista uma ação que deva ser realizada, deves verificar se a ação é ou não para ti. Em caso negativo deves colocá-la na tua lista de espera. Se por outro lado a ação é para ti, utiliza o teu grupo mestre ou o teu grupo de projetos para a registares. Finalmente, caso a tua ação tenha um deadline, regista-o na tua tarefa ou no teu gestor de email como por exemplo o Outlook para que não te esqueças.

 

Idealmente deverias ter sempre momentos de revisão de toda a lista, como por exemplo um momento semanal onde defines o que pretendes fazer durante a semana, e outro diário onde defines o que deves fazer diariamente (com base no que planeaste para a semana). Nao vou mentir, isto é algo que envolve algum trabalho e muita consistência, mas garanto-te que vai elevar a tua produtividade para níveis onde nunca estiveste. Se te sentires pronto, começa já amanhã, um passo de cada vez. Começa por criar a tua estrutura e vai alimentando-a de tudo o que te for chegando. O importante é consistência até criares o hábito .

 

Por hoje é tudo, espero que tenhas gostado, até à próxima!

 

04
Set19

Gere a tua carreira , ninguém o vai fazer por ti

Luís Rito

Olá a todos , espero que se encontrem bem.

 

Hoje escrevo-vos num ambiente mais informal, na varanda do hotel onde estou hospedado a gozar as minhas merecidas férias . Antes que comecem a chamar-me nomes, deixem-me explicar o porquê de estar a partilhar esta informação. As férias são sempre momentos ótimos para desligar da loucura do dia-a-dia e pensar onde estamos e para onde queremos ir. É também um excelente momento para pensares na tua carreira. Muitas vezes tenho falado com excelentes profissionais que põem toda esta tarefa nas mãos da empresa onde trabalham, o que para mim é um grande erro. Não digo que não seja importante ter em mente o que a empresa espera que faças, mas é só um primeiro passo. Noutras situações, vejo pessoas que facilmente ficam desmotivadas porque as suas empresas não têm planos de desenvolvimento bem definidos, e portanto optam por assumir uma atitude passiva (não fazer nada e somente criticar).

 

Do meu ponto de vista, a tarefa de definição de um plano de desenvolvimento deve ser algo que deves levar muito a sério! E caso a tua empresa não te dê nenhum, deves fazê-lo tu mesmo. Aliás, deves fazê-lo ainda que a tua empresa te dê de bandeja um plano de carreira e formação. Ninguém melhor que tu sabe as lacunas que tens, quais as tuas forças e onde te vês daqui a 5 anos. Este tipo de trabalho deve ser executado quando te encontres num período de atenção máxima, ou seja, com grande foco na tarefa que tens em mãos. Para leres mais sobre momentos de atenção máxima, dá uma vista de olhos no post "Como geres a tua atenção?".

 

Normalmente opto por dividir o meu plano de desenvolvimento em rubricas maiores, como por exemplo, formação, certificações, experiência, rede de contactos, ferramentas e projetos que quero realizar. Tudo isto deve sempre ser preenchido com um olhar atento no teu futuro próximo, ou seja, onde te vês daqui a uns anos (normalmente 5). O plano não passa de um conjunto de ações que te permitem pouco a pouco chegar ao teu objetivo. É como um projeto, podes acrescentar milestones ao longo do caminho, e não te inibas de ter momentos de celebração quando os conseguires atingir.

 

Crescimento

 

Para que possas ter uma ideia mais clara de como fazer um plano de desenvolvimento, coloco-te abaixo um exemplo para alguém que ambiciona um dia ser gestor de projetos.

 

Formação

 

Que formação necessitas de ter para vir a ser um gestor de projetos? Caso pretendas tirar uma certificação do PMI (Project Management Institute), como por exemplo o PMP (Project Management Professional), necessitas obrigatoriamente de uma formação em gestão de projetos. Deves criar tarefas que te permitam chegar lá. Por exemplo, fazer pesquisa sobre que formações são aceites para te candidatares ao PMP, investigar a que tem melhor relação preço/benefício, garantir que tens recursos financeiros para a realizar e avançar para a sua concretização. 

Para além da formação em gestão de projetos, gostavas de investir em algo mais? Por exemplo, formações em liderança e negociação são sempre algo muito importante para um gestor de projetos. Repara que quando falo em formação não tem que ser sempre em sala. Existem várias formas de te formares, como por exemplo leres livros, assistires a formações através da internet ou simplesmente ver palestras de pessoas com experiência no tema através do YouTube. Na era da internet só não aprende quem não tem vontade de o fazer.

 

Certificações

 

Para além da formação, queres investir em certificações? As certificações acabam por ter um maior reconhecimento no mercado de trabalho, já que certificações têm sempre um exame associado que atesta as capacidades do formando. Dito isto, no exemplo que te dei, creio que algumas boas certificações seriam o PMP para gestão de projetos tradicional ou a PMI-ACP para gestão de projetos Agile. Podes também concluir que preferes investir em Six Sigma, Lean, Scrum, etc...as possibilidades são enormes.

 

Experiência

 

Que experiência necessitas para ser um gestor de projetos? Aqui depende muito de onde estás enquadrado. Diria que é sempre uma grande mais valia perceber do negócio onde te encontras. Se por exemplo estás na banca certifica-te que sabes bem todos os seus truques & dicas e que conheces a grande maioria dos termos técnicos. Depois da experiência no negócio, deves focar-te em experiência técnica. No nosso exemplo, se não tens qualquer experiência em gestão de projetos, tenta primeiro ser parte integrante de uma equipa de projeto. Dessa forma podes observar diretamente como age o gestor do projeto, como lida com os problemas e como gere a equipa. Se tiveres possibilidade oferece-te para voluntariado relacionado com gestão de projetos. Finalmente, tenta adotar a gestão de projetos ao teu trabalho atual, pensa nas tuas tarefas de forma estruturada, por exemplo se têm dependências entre elas, qual o seu esforço e quando é expectável concluires cada uma delas. Aproveita todas as oportunidades para aprenderes as bases.

 

Rede de contactos

 

Existem contactos que podes realizar que te permitam atingir mais facilmente o teu objetivo? Se sim, deves listá-los a todos e definir qual a estratégia de abordagem para cada um deles. Imagina que a tua empresa já tem um grupo de gestores de projeto. Diria que um dos teus maiores interesses deve ser interagir o máximo possível com eles. Normalmente as pessoas gostam de ajudar, basta que peças. Pede ajuda, tenta perceber quais as suas tarefas no dia-a-dia, tenta obter orientação/coaching da parte deles, a sua experiência vai ser para ti de um valor enorme. Podes também fazer uso do LinkedIn para te ligares a pessoas da mesma área/indústria, utiliza o poder da internet.

 

Ferramentas

 

Que ferramentas tens que dominar para atingires o teu objetivo? No nosso exemplo poderia por exemplo ser o Microsoft Project, Excel (avançado), Visio, Jira, Sharepoint, etc. Dedica algum do teu tempo a aprender mais sobre todas essas ferramentas, e acima de tudo pratica muito...é a única forma real de aprender algo. 

 

Projetos a realizar

 

Queres realizar um ou mais projetos pessoais nos próximos tempos? Deves listar aqui todos os pontos onde queres investir o teu tempo. Podes por exemplo querer escrever um artigo por mês sobre gestão de projetos, escrever um livro, desenvolver uma app ou criar um blog. As opções são infinitas. Escolhe sempre algo que te motive.

 

Após identificares que pontos queres desenvolver em cada uma das rubricas que te enumerei acima, deves organizá-las como se de um projeto se tratasse. Este é o ponto mais importante, a tua capacidade de execução é bem mais relevante que a de planeamento. Podes ser o melhor planeador do mundo, mas se não pões em prática o teu plano não te vai servir de muito.

Assim, todas as tarefas que definiste no teu plano devem ter uma data limite, se não tiverem vais acabar por perpetuá-las no tempo e não vais conseguir realizar a grande maioria delas. Tens que ser implacável na concretização do teu plano de desenvolvimento, garanto-te que é um exercício que vale a pena. Também te garanto que quando olhares para trás e visualizares tudo aquilo que já concretizaste vais perceber a evolução que tiveste ao longo dos anos. Este exercício dá-te uma clareza e foco total, o que te permite também descartar tarefas que não estejam alinhadas com a tua visão futura. Lembra-te que nos dias de hoje menos é mais!

 

E tu, já investiste na realização do teu plano de desenvolvimento?

 

Espero que tenhas gostado, até à próxima 

 

 

28
Ago19

Como geres a tua atenção?

Luís Rito

Olá a todos 

 

Hoje quero falar-vos de um dos recursos mais escassos que temos nas nossas vidas. Se tens vindo a acompanhar o meu blog, sabes que te falo sempre de um recurso muito importante, o tempo. Contudo, hoje vamos falar de algo que quanto a mim é tão ou mais importante que o tempo, a nossa atenção. Antes que te comeces a interrogar o que quero dizer com atenção, pensa um pouco comigo. Já reparaste que algumas pessoas têm picos de produtividade enormes pela manhã, enquanto outras o têm pela noite? Decerto sabes em qual te inseres, normalmente pessoas mais madrugadoras têm uma energia superior pela manhã, enquanto que pessoas mais noctívagas abominam acordar cedo, e muitas vezes fazem noitadas a estudar ou a trabalhar.

 

Esses picos de energia que te falei não são mais que reservas de atenção de que dispões diariamente para fazeres as tuas tarefas do dia a dia. Pois é, a tua atenção diária é finita, e apesar de acharmos que somos muito eficientes, na realidade o teu pico de atenção máxima é bastante curto. Somos seres humanos e não máquinas, motivo pelo qual é fisicamente impossível alguém apresentar níveis de atenção máxima durante horas a fio (pelo menos de forma natural). Os nossos níveis de atenção oscilam durante o dia, entre atenção máxima, atenção média e atenção baixa.

 

stay-focused.jpg

 

Dou-te abaixo um exemplo do que pode acontecer com uma pessoa madrugadora que tem muita energia pela manhã:

 

9h - 11h: Atenção máxima

11h-13h: Atenção média

14h-15h00: Atenção baixa

15h00-17h00: Atenção média

17h00-18h: Atenção baixa

 

Se analisares bem o teu dia, vais perceber que o teu período de atenção máxima é normalmente baixo, 2 ou 3 horas no máximo. O restante divide-se entre atenção média e atenção baixa. Quero só clarificar que atenção baixa não significa que deves relaxar e não fazer nada, mas sim que deves executar tarefas onde não necessites de muito "poder de processamento". Importa agora definir o que se entende por atenção máxima, média e baixa, e que tipo de trabalho deverias estar a realizar em cada uma dessas fases.

 

Atenção máxima - Período onde te encontras com um foco total e com vontade de conquistar o mundo. Este período é o ideal para executares tarefas que exigem de ti decisões difíceis, planeamentos complexos, pensamento criativo, produção de novos conteúdos ou materiais, ter conversas difíceis, reuniões vitais, etc.

 

Atenção média - Período onde te encontras "ligado", mas onde te distrais com alguma facilidade, onde o teu pensamento foge regularmente para outros pontos e onde por vezes tendes a fazer as coisas bem mas noutras acabas por facilitar. Este período é ideal para tomares as decisões do dia-a-dia, fazeres pesquisa na internet sobre algum tema importante, responderes aos teus emails, ires a reuniões recorrentes, etc. Aqui cabem a grande maioria das tarefas do dia-a-dia.

 

Atenção baixa - Durante este período estás completamente fora. Estás sem força de vontade para fazer o que quer que seja e a tua atenção está nos mínimos. Fazer tarefas complexas e difíceis torna-se algo quase impossível, já que vais sentir imensa dificuldade. Este período é ideal para fazeres tarefas rotineiras onde não necessitas de pensar muito, como por exemplo submeter despesas, arquivar/organizar email ou secretária, ir a reuniões que não são do teu interesse mas que não consegues evitar, beber café , etc. Tenta fazer tarefas em que podes estar em piloto automático (como quando conduzes o teu carro).

 

Já deves ter percebido que deves proteger a tua atenção máxima como se de ouro se tratasse. Tens que identificar em que parte do dia é que estás completamente no teu melhor, e deixar o trabalho pesado para essas alturas. O maior erro que podes fazer é gastar esse período em tarefas que deverias por exemplo estar a fazer quando os teus níveis de atenção são médios ou baixos. É como matar uma mosca com um canhão! Sê muito protetor com essas poucas horas de atenção máxima de que dispões. Tenta já amanhã identificar esse período, e no dia seguinte deixa uma tarefa difícil para executares no teu período de atenção máxima. Aposto que a vais executar sem qualquer tipo de problema e com uma qualidade superior.

 

Lembra-te de uma coisa, enquanto trabalhadores pensantes (knowledge workers), pagam-nos acima de tudo para pensar em melhores formas de fazer o nosso trabalho e ser criativos. O teu maior foco deve ser em pensar a melhor forma de realizar uma tarefa (utiliza o período de atenção máxima), já que depois quando chegar a parte da execução, poderás utilizar períodos de atenção média ou baixa. Se pensares bem antes de realizar uma tarefa, vais perceber que efetivamente executá-la é fácil, basta aplicares a estratégia que definiste. Não caias no erro de começar algo sem que penses bem na melhor forma de o realizar, é muito provável que venhas a perder tempo no futuro.

 

E tu, qual o teu período de atenção máxima, média e mínima?

 

Por hoje é tudo, até à próxima 

 

28
Jul19

Pensa bem quando dizes que não tens tempo

Luís Rito

Olá a todos ,

 

Hoje pensei escrever-vos sobre algo que afeta a grande maioria das pessoas nos dias que correm, a suposta falta de tempo! Não sei se é moda, mas todos agora adoram dizer que estão sempre mega ocupados e sempre "sem tempo para nada". Como se o simples facto de andarem a correr de um lado para o outro representasse o quão bons profissionais são. Não sei se já sentiste esta espécie de epidemia dos tempos modernos, mas acredito que concordas que principalmente nas grandes cidades as pessoas têm um pouco esta mentalidade.

 

Sendo isto um blog, e portanto um sítio onde posso partilhar a minha opinião sem problemas, acredito que esta moda do profissional super ocupado não é o caminho a seguir. Aliás, no futuro a humanidade tem que batalhar para conquistar algo que foi perdendo ao longo dos anos, a sua criatividade. Numa era de inteligências artificiais que executam tarefas de forma bem melhor que nós, temos que ser cada vez mais inteligentes e criativos, pois é aí que as máquinas começam a ter dificuldades. Com toda esta introdução já me estou a desviar um pouco do assunto original, mas tenta entender que o futuro não é sermos máquinas, pois para isso já existem computadores bem mais rápidos que nós.

 

O tema que quero aprofundar mais é a característica que temos para dizer vezes sem conta a frase "não tive tempo para...". Não consigo ler porque não tenho tempo, não consigo ir ao ginásio porque não tenho tempo, não consigo trabalhar num projeto pessoal porque trabalho a full-time, e portanto, não tenho tempo. Contudo existe algo que me deixa muitas vezes pasmado quando oiço comentários deste género, já que muitas dessas pessoas vêem por exemplo séries atrás de séries no Netflix ou fazem 10 posts no Facebook por dia. Não critico quem o faz, mas então deixem de dizer que não têm tempo, digam antes que, não leem mais, nem vão ao ginásio, nem avançam com os vossos projetos pessoais, porque preferem ver séries a fazer esse tipo de atividades. Essa sim é a forma de dizer as coisas como elas são. Dizer que se está muito ocupado e sem tempo e ao mesmo tempo saber de cor e salteado 10 séries diferentes não está correto.

 

Sandwatch.jpg

 

Se por outro lado és como eu e estás sempre a tentar otimizar o teu tempo, sabes melhor de ninguém como está dividido o teu dia. Esta é a forma de melhorares e tentares extrair mais dele. Por exemplo, se vais de comboio ou autocarro para o trabalho e demoras 30m para cada lado, ao invés de ires a jogar jogos ou nas redes sociais, leva um livro e começa a ler. No final da semana isso representa 5h de leitura, o que te torna um ser humano bem mais informado que a pessoa que vai ao teu lado a jogar Candy Crush. Se tiveres possibilidade, aloca blocos de tempo durante o teu dia, e tenta ser fiel a eles. Desta forma sempre que quiseres introduzir algo novo, sabes que tarefas podes prescindir a favor de outras.

 

Dou-te um exemplo muito simples, para mim, um dia típico de semana é assim:

 

6h45 - 7h: Acordar e tomar o pequeno-almoço

7h - 7h30: Treino da manhã (treino de força)

7h30 - 8h: Tomar duche e preparar-me para sair

8h - 8h20: Deslocação para o trabalho

8h20 - 18h30: Horário de trabalho

18h30 - 18h50: Deslocação para casa

18h50 - 20h: Treino 2 (cardio)

20h - 22h: Jantar e estar com a família

22h - 23h00: Ler & Trabalhar projetos pessoais

23h00 - 23h15: Preparar para dormir

23h15 - 6h45: Dormir

 

Olhando para a minha rotina diária, por exemplo, se quiser incorporar algo novo como por exemplo estudar temporariamente para um exame, já sei que o posso fazer por exemplo no bloco de tempo do treino 2 ou no bloco de tempo das 22h às 23h30. Como sei que sou uma pessoa bem mais produtiva de manhã, provavelmente não será boa ideia estudar das 22h às 23h30, pelo que poderei alterar o estudo para logo de manhã, fazendo então os ajustes necessários ao que resta do meu dia. Acredito que com algum planeamento, torna-se injusto dizermos constantemente que não temos tempo, já que afinal de contas trata-se apenas de fazermos escolhas. Estamos limitados a 24h (e ainda por cima temos de dormir ), portanto o que acontece é que vais ter que definir prioridades e escolher aquilo que queres mesmo fazer. Uma das próximas alterações que vou fazer à minha rotina é realizar todos os treinos de manhã (treino de força e cardio), deixando o meu final de dia para ler mais e para trabalhar nos meus projetos pessoais. Claro que se quero fazer mais pela manhã, vou acordar 45m mais cedo, ou seja, pelas 6h. É este tipo de tradeoffs que tens que fazer no teu dia a dia para ganhares tempo.

 

Por exemplo, se queres mesmo ir ao ginásio, tenta fazê-lo logo pela manhã, já que apenas depende de ti levantares-te e ires treinar. De tarde podes não ter a mesma oportunidade, já que em muitos empregos surgem imprevistos que por vezes temos de resolver. Para conseguires fazer o treino de manhã tenta deitar-te mais cedo e também levantar-te mais cedo. Um estudo realizado à uns anos pela ACNielson revelou que os Portugueses são o povo mais noctívago do planeta! Apenas 25% da população se deita antes da meia-noite, e dos outros 75%, cerca de 30% deita-se depois da 1h da manhã! A questão que coloco é...o que é que ficamos realmente a fazer para nos deitarmos tão tarde? Arrisco-me a dizer que ou a ver televisão ou em frente ao computador/telemóvel/tablet a "matar o tempo".

 

Tenta não ser só mais um, utiliza o teu tempo de forma racional e vais conseguir o que quer que te proponhas a atingir. Lembra-te de uma coisa, todos nós temos 24h por dia, ninguém tem mais, ninguém tem menos. A forma como valorizas o teu tempo é que faz toda a diferença. É por isso que grandes empresários conseguem erguer impérios. Exemplos como Elon Musk, Bill Gates, Steve Jobs são a prova que em 24h consegues fazer aquilo que quiseres. Trata o teu tempo como o teu bem mais precioso, e não o desperdices.

 

Por hoje é tudo, espero que tenhas gostado. Até à próxima 

 

 

26
Mai19

Consistência

Luís Rito

Olá a todos!

 

Hoje pensei em escrever-vos sobre um tema um pouco diferente do habitual. Hoje vamos falar de consistência, e porque considero ser um dos principais skills que deves desenvolver.

 

Por vezes fico admirado por tão poucas pessoas darem valor à consistência. É normal existir muita ambição para ser um melhor comunicador, um melhor negociador ou um melhor técnico, mas poucos falam em consistência.

 

Na minha opinião isso acontece porque a consistência é algo que não se vê, e que eventualmente se torna muito difícil de “mostrar” aos outros. A realidade é que não vais impressionar ninguém apenas ao dizer que és uma pessoa que aprecia rotina. Sim, a consistência vive muito da tua rotina do dia a dia. Em pleno século XXI as pessoas têm horror em dizer que vivem e que fazem o mesmo todos os dias. É muito mais sexy estar continuamente ocupado e a realizar coisas diferentes.

 

O que se entende então por rotina, e em que casos pode ser altamente benéfica? Bom, pensa da seguinte forma, achas que os melhores profissionais do mundo nascem com um dom? Na grande maioria digo-te que não, na realidade são o resultado de milhares de horas de prática. Por exemplo, o nadador olímpico Michael Phelps durante a sua adolescência treinou 365 dias por ano, durante 5 anos! São mais de 1800 dias seguidos onde não falhou um único treino. Fosse natal, fosse feriado ou fim de semana, fosse o seu aniversário, ele não falhou um único treino. Para mim é uma prova fantástica de consistência, que o levou a ser o melhor nadador do mundo.

 

Dou-te outro exemplo, quem me conhece sabe que sou um grande adepto de Fórmula 1. Não consigo imaginar desporto onde a consistência seja tão recompensada como na F1. Os pilotos treinam vezes sem conta até realizarem voltas de uma forma quase mecânica, e conseguem fazê-lo com diferenças de milésimos de segundo. Os mecânicos treinam centenas de vezes a troca de pneus, e durante cada fim de semana é recolhida imensa informação biométrica que depois é utilizada em simuladores para preparar a corrida. Todo este ritual se repete de 15 em 15 dias. É por isso que considero as equipas de F1 um grande exemplo de consistência e profissionalismo.

 

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Na tua vida profissional podes beneficiar do mesmo. Por exemplo, tenta ir dormir sempre à mesma hora, o teu corpo vai-te recompensar por isso. Se descansares em condições o teu cérebro elimina toxinas e vais-te sentir ótimo no dia seguinte. Lê um pouco todos os dias, nem que seja 15m. Ao fim de um ano isso representa cerca de 5500 horas, e acredita que vais aprender muito em todas essas horas de leitura. Não será melhor que estares sempre em frente da TV? Se incluíres rotinas saudáveis no teu dia a dia vais-te melhorar pouco a pouco. É assim que se chega à excelência, muito trabalho duro, e uma grande dose de rotina e consistência.

 

A beleza é que podes aplicar esta disciplina a quase tudo na tua vida. Queres estar em forma? Sê consistente na tua forma de comer e na quantidade de vezes que treinas. Queres amealhar dinheiro? Sê consistente em poupar o mesmo montante todos os meses. Tudo depende da tua força de vontade e da tua disciplina. É por isso que considero a consistência o melhor dos skills a que podes ambicionar. Não te vou dizer que é fácil. Por exemplo, o teu corpo vai sempre resistir quando acordares às 5h da manhã para ires fazer um treino físico. Cabe-te a ti seres mentalmente forte para dizeres a ti próprio que não tens outra opção senão ir. Esta batalha é diária, e de cada vez que consegues fazê-lo vais ficar um pouco mais forte.

 

Vou-te dar outro exemplo prático. Queres aprender uma nova língua? Não existem impossíveis, apenas tens que traçar um plano de estudo, e segui-lo de forma consistente. Investe por exemplo 1h/dia no estudo do tópico que desejas aprender/melhorar, e cumpre de forma religiosa. Não deves falhar uma única sessão de estudo, porque quando isso acontece vais dar por ti a falhar mais vezes à frente. Se fizeres dessa atividade uma rotina vai-te custar muito menos, e antes que dês por isso vais-te tornar muito bom no que quer que desejes aprender.

 

A escrita de um post semanal neste blog é para mim uma rotina que tenho cumprido de forma consistente. Nem sempre é fácil investir tempo do meu fim de semana a escrever, mas garanto-vos que vencida a inércia inicial, é algo que me dá muito gosto.

 

Espero que tenham gostado, para a semana há mais 

 

Até lá, boas leituras

07
Mai19

Boa gestão do tempo, utopia ou realidade?

Luís Rito

Olá a todos !


Hoje quero falar-vos um pouco sobre gestão de tempo. Nós seres humanos, tendemos a achar que temos sempre todo o tempo do mundo. É por isso que regularmente adiamos compromissos com amigos, visitas a familiares, idas a sítios que gostamos e até férias, tudo porque "pode ficar para outra altura". Também sinto que por vezes não damos valor ao nosso tempo, por exemplo, não entendo quem vai para uma fila durante 2 dias para adquirir um telemóvel. 


 Caso ainda não te tenhas apercebido, o tempo é algo que não podes comprar. Nasceste com uma quantidade finita, e cada dia que passa o depósito vai esvaziando um pouco mais. É por isso que é tão importante sermos tão bons na gestão do nosso tempo. Se passas horas e horas no teu trabalho e não tens disponibilidade para aproveitar a vida, diria que está na hora de tentares gerir melhor o teu tempo. O post de hoje está dividido num conjunto de dicas que podes começar a aplicar já hoje. Tenta ser inteligente com o tempo que tens disponível, e gere-o com a importância que ele merece.


Como deves gastar o teu tempo?


 Esta é talvez uma das questões mais importantes, mas não vou ser eu a dar-te a resposta, terá de partir inteiramente de ti. Para algumas pessoas a sensação de tempo bem gasto está em ler um bom livro, enquanto para outras está em ver séries no Netflix. De igual forma, alguns medem o sucesso que tiveram na vida através do seu emprego, enquanto outros o fazem pela felicidade e conforto que dão às suas famílias. Tens que decidir o que é mais importante para ti. Por exemplo, se queres passar mais tempo com a tua família, aprende a gerir o teu tempo no trabalho. É com base nisto que vais definir as tuas prioridades.


Definir prioridades


Pois é, se não estás a fazer isto então devias começar já hoje. Se tens muito por realizar, começa por fazer uma lista de todas essas tarefas. De seguida, deves categorizá-las com base na sua importância. Podes utilizar números, sendo o 0 ou 1 os mais prioritários e indo subindo até ao menos prioritário. Exemplo, imagina que é Domingo, estás por casa mas tens 3 tarefas que te estão a desviar a atenção e que te estão a impedir de aproveitar o teu dia de descanso:


1.Trabalhar no relatório executivo que tens que fechar até quarta-feira seguinte;
2.Planear as tuas férias em família;
3.Ver os últimos dois episódios da guerra dos tronos.


A prioridade vai depender muito da forma como escolhes investir o teu tempo. Se por exemplo a família é mais importante para ti vais optar por realizar em primeiro a tarefa 2. Se pelo contrário o teu trabalho te define, vais provavelmente dar prioridade à tarefa 1 em detrimento da 2. Se por outro lado gostas de viver o agora, vais realizar a tarefa 3, e as outras "logo se vê". O que quero dizer com isto é que não existem escolhas certas ou erradas, mas que deves sempre definir quais as tuas prioridades. Evita ao máximo tentar fazer todas as tarefas em simultâneo, já que não vais fazer bem nenhuma delas e todas vão acabar por ficar a meio.


Matriz de Eisenhower


Se ainda não conheces esta matriz, fica a saber que te permite definir prioridades a tarefas com base em duas variáveis diferentes,  a sua importância e a sua urgência. A ideia é que consigas colocar a tua tarefa em um de quatro quadrantes:


Importante e urgente - Deves canalizar todas as tuas energias neste tipo de tarefas. Algo importante e urgente é algo que deves ser tu a realizar, e deves fazê-lo o mais rápido possível. Ex: Fechar um relatório para amanhã, escrever um artigo, etc.


Importante e não urgente - Neste tipo de tarefas deves decidir. A ideia é decidires uma data para a sua realização e cumprires com o teu objetivo. Ex: Fazer pesquisa de um tema que consideras importante, melhorar um processo, etc.


Não importante e urgente - Para as tarefas não importantes mas urgentes, se puderes tenta delegar. Ex: Marcar reuniões, marcar hotéis & voos, passar a roupa a ferro, etc.


Não importante e não urgente - Deves eliminar ao máximo este tipo de tarefas, pois vão-te permitir ganhar muito tempo. Ex: Navegar nas redes sociais, ver televisão, etc.

 

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Repara que a matriz também pode ser representada pelos números de 1 a 4, sendo o 1 as tarefas importantes e urgentes, o 2 as tarefas importantes e não urgentes, o 3 as tarefas não importantes e urgentes e finalmente o 4 as tarefas não importantes e não urgentes.


Definir blocos de tempo


 Esta é uma estratégia utilizada pelo CEO da Tesla e Space X, Elon Musk. A ideia é definires blocos de tempo para as tuas tarefas, e durante esses períodos apenas te concentrares na sua conclusão. Por exemplo, podes definir 1h, das 9h às 10h para responder a emails, das 10h05 às 11h, para fazer uma pesquisa sobre um tema na internet e das 11h15 até às 12h30 para concluir aquele relatório que te falta fechar. A chave aqui é concentrares-te em apenas uma tarefa de cada vez e esforçares-te ao máximo para a fechar. Se alguém te interromper durante o teu bloco de tempo, pede desculpa e diz que estás ocupado e que ficas disponível após terminares a tua tarefa. Claro está que durante esse período não deves fazer atividades que não estejam relacionadas com a tarefa que tens em mãos, como por exemplo navegar na internet ou ir ao facebook no telemóvel. Deves ainda deixar alguma folga entre os blocos de tempo, não és uma máquina e também precisas de descansar.


Dizer não ao multitasking


 Já deves ter percebido que não sou grande fã de fazer multitasking. Acho sinceramente que se estás a fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo vais acabar por não fazer bem nenhuma. Está mais que provado que o nosso cérebro não funciona em modo multi-tarefa. Recordo-me de ver um documentário onde foram selecionadas pessoas que se orgulhavam de ser exímios no multitasking. Colocaram todas essas pessoas à vez num carro e pediram-lhes para conduzir num percurso com obstáculos do dia a dia, como semáforos, passadeiras, peões, etc. A parte difícil é que a meio da condução ligavam-lhes por telemóvel e pediam-lhes a resposta a algumas questões, como por exemplo cálculos matemáticos simples. Todas as pessoas se saíram pessimamente, já que ou tomavam atenção à estrada e não conseguiam responder às perguntas, ou respondiam às perguntas e passavam semáforos vermelhos ou atropelavam peões! Foca-te numa tarefa de cada vez, acredita que a tua produtividade vai disparar para níveis como nunca viste.


Análise de Pareto


 Hoje em dia parece que quase tudo se pode aplicar à análise de Pareto. Esta análise diz que vais obter 80% dos teus resultados com 20% das tuas tarefas, logo deves dedicar especial atenção a essas tarefas importantes. É por isso que deves acima de tudo perceber quais são as atividades que criam mais valor, para que as consigas prioritizar. Podes por exemplo utilizar a matriz de Eisenhower para perceberes quais são essas tarefas.


Automatiza tarefas repetitivas


 Esta é fácil, se existe algo que possa ser automatizado, então não penses duas vezes. Fazer tarefas repetitivas vezes sem conta não cria qualquer tipo de valor. Existe uma frase do Bill Gates muito famosa:


“Eu escolho uma pessoa preguiçosa para fazer um trabalho difícil, porque uma pessoa preguiçosa vai encontrar uma forma fácil de o fazer”


Isto significa que trabalhar de forma inteligente é sempre melhor que trabalhar muitas horas de uma forma mecânica. Analisa todas as tuas tarefas atuais. Quais podem ser automatizadas? Se descobrires algumas, faz tudo para não teres de as fazer novamente de forma manual.


Organiza-te


 Não vais conseguir ganhar tempo se perdes meio hora a procurar algo que precisas. Organiza-te, arruma a tua secretária, arruma o teu ambiente de trabalho, arquiva os teus documentos de uma forma lógica e transforma a tua caixa de correio numa biblioteca de fácil acesso. Hoje em dia somos bombardeados com uma quantidade enorme de informação, se não mantiveres as coisas organizadas vais acabar por perder horas da tua vida à procura daquele ficheiro que tanto necessitas. Já reparaste que se fores a uma biblioteca pública o bibliotecário consegue descobrir o livro que queres rapidamente, independentemente da dimensão e do número de livros que existem nela? Isto só acontece porque tudo está organizado de uma forma lógica e de fácil acesso.


Manhã, tarde ou noite?


És uma pessoa da manhã, da tarde ou da noite? Existem pessoas que trabalham excepcionalmente bem pela manhã, enquanto outras o fazem quando todos estão a dormir no silêncio da noite. Tenho a certeza que sabes bem qual o teu tipo. Eu por exemplo sou uma pessoa da manhã, não tenho qualquer dificuldade em acordar, e é durante esta altura que sou altamente produtivo. Ao longo do dia vou perdendo força, e pela noite já estou pronto para ir dormir e não para trabalhar.
 Deves portanto atacar as tarefas mais difíceis na altura em que és mais produtivo. Se fores como eu, não deixes tarefas complexas para as 16h ou 17h, porque já não vais ter cabeça para as fazer a 100%.


Não sejas perfeccionista


 Esta dica pode ser particularmente difícil para algumas pessoas. Não caias no erro de ser demasiado perfeccionista. Não digo que isso seja mau, mas apenas é viável se tiveres somente uma tarefa para realizar. Como imagino que não seja o teu caso , o perfeccionismo vai acabar por atrasar todas as outras tarefas. Nos dias de hoje, a verdade é que nos exigem muito e espera-se que o façamos rápido, portanto o perfeccionismo só te vai atrasar ainda mais. Uma forma excelente de ganhares tempo é aprenderes a aceitar que o teu trabalho não tem que ser perfeito, basta apenas que seja muito bom.


Aprende a dizer que não


 Parece um cliché mas não. Deves aprender a dizer que não a algumas pessoas. Não tens que fazer tudo o que te pedem, principalmente se vai atrasar tarefas que para ti são mais importantes. O que é importante para alguém pode não o ser para ti, portanto não sacrifiques o teu trabalho por uma tarefa que muito provavelmente nem te é relevante. Este é de resto um dos maiores conselhos para os gestores de projeto, já que devem tentar maximizar o trabalho não feito. Isto não significa que deves andar folgado e sem nada para fazer, não é nada disso. O que quero dizer é que se tens muitas tarefas, e se andas a sacrificar tempo pessoal para as fazeres, então não aceites mais (se te for possível).


Não percas tempo à espera de algo


Finalmente, não percas tempo à espera de algo. Se necessitas de uma validação para avançar, ou se para fazeres testes necessitas que um desenvolvimento esteja concluído, aproveita para aprenderes mais sobre algo relevante para ti. O trabalho por vezes não é constante, e existem picos de atividade, uns mais altos e outros mais baixos. Se estás num pico mais baixo e tens pouco trabalho durante um dia ou dois, investiga mais sobre um tema que te interesse. Podes por exemplo refletir sobre como melhorar um processo no teu trabalho, podes ler mais sobre gestão de projetos, aprender como se faz gestão de risco, fazer networking na tua empresa ou fora dela, etc…as possibilidades são infinitas. O que nunca deves fazer é “queimar tempo”, lembra-te que o tempo é o teu ativo mais precioso.

 

Espero que estas dicas te sejam importantes, a mim foram-me ajudando muito ao longo do tempo .


Até à próxima, e até lá, boas leituras!

 

28
Abr19

Comunicação eficaz por email

Luís Rito

Olá a todos! Espero que se encontrem bem.

 

Hoje quero falar-vos de um dos recursos mais utilizados atualmente. Apesar da sua utilização, acredito que todos os profissionais poderiam tentar ao máximo restringir o seu uso, já que acaba por ser um grande sorvedouro de tempo. Estou a falar do envio de emails.

 

Se recebes centenas de emails por dia, se sempre que não os consegues ler a todos ficas ansioso(a), não estás sozinho(a). O email tornou-se numa espécie de praga dos tempos modernos, atormentando as pessoas, mesmo quando se encontram de férias ou de fim de semana. O grande problema é que vejo regularmente profissionais orgulharem-se de receberem muitos emails, como se isso fizesse deles pessoas mais importantes ou produtivas. Pessoalmente tenho outra opinião, no meu dia a dia tento ao máximo diminuir o número de emails que envio, e apenas os utilizo quando necessário. Escusado será dizer que existem portanto situações onde compensa fazer uso do email e outras em que não. Vamos explorar um pouco este tema.

 

Quando compensa utilizar o email

 

O email é uma excelente forma de comunicação:

 

  • Sempre que necessitas de entrar em contacto com uma pessoa difícil de apanhar por telefone, ou que não se encontre na mesma localização onde estás (principalmente se está em fusos horários diferentes). Ainda que a pessoa esteja por exemplo num país diferente, mas consigas entrar em contacto por vídeo-chamada, prefere sempre essa abordagem. A comunicação em tempo real é bastante mais eficaz.
  • Sempre que a informação que estás a partilhar ou a solicitar não é para ser respondida com urgência. Lembra-te que muitas pessoas não se podem dar ao luxo de estar a responder aos teus emails a toda a hora. Assume sempre que uma resposta pode levar 1 dia ou 2 (ou mais). Se o que necessitas é urgente, não utilizes o email.
  • Sempre que necessitas de enviar um ficheiro (apresentação, folha de cálculo, etc).
  • Sempre que necessitas de partilhar informação com múltiplas pessoas. Imagina que necessitas de partilhar informação com 10 ou 15 pessoas. Não seria produtivo estar a falar pessoalmente ou por telefone com todas elas, tornando-se o email nestes casos bastante útil.
  • Sempre que necessitas de uma prova escrita da comunicação. Muito cuidado com este ponto, isto não significa que devemos exigir provas escritas de tudo e mais alguma coisa, isso é falta de confiança nas pessoas, e não te vai levar a lado nenhum. Aqui refiro-me por exemplo, a aprovações de documentos por email.

 

Quando não compensa utilizar o email

 

O email NÃO é uma boa forma de comunicação:

  • Sempre que a mensagem é longa ou complicada, ou que necessita de discussão adicional cara a cara. Tenta descomplicar as coisas, não é prático estares 30m a escrever um email, até porque do outro lado possivelmente a pessoa irá também dispender 30m a responder. Nestes casos, faz uma chamada telefónica, vídeo-chamada ou levanta o rabo da cadeira e vai falar pessoalmente com as pessoas. Lembra-te que sempre que escreves uma mensagem complicada, existe uma probabilidade muito grande da outra parte não interpretar a mensagem da mesma forma que pretendes que seja interpretada. Isto acontece porque todos nós temos filtros que codificam e descodificam as mensagens, sendo que a maioria das pessoas têm filtros diferentes. Num post futuro vou-te falar mais sobre comunicação eficaz, mas por agora entende que comunicação por email é facilmente mal interpretada.
  • Sempre que a informação é confidencial. Lembra-te que um email pode ser encaminhado, portanto não envies coisas que consideras confidenciais.
  • Sempre que estás a responder a mensagens e o teu estado emocional está alterado. Isto acontece por exemplo quando recebes um email que não te agrada, e ficas de alguma forma zangado(a) ou chateado(a). O melhor nestas alturas é ler, e dar um tempo para responder, ou melhor ainda, responder pessoalmente cara a cara. Se algo no email que recebeste não te agradou, não assumas que a outra pessoa te quis chatear de propósito. Respira fundo, vai beber uma água ou dar uma volta e quando estiveres calmo(a) vai falar pessoalmente com a pessoa, dá-lhe o teu feedback de uma forma construtiva, explica-lhe porque a sua mensagem não te agradou. Somos todos adultos e temos de agir como tal, a conversar é que as pessoas se entendem.

 

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Se tentares seguir as regras que te escrevo acima, vais possivelmente ver o número de emails que recebes baixar. Ao ires falar com as pessoas, ganhas também uma outra coisa que é muito valiosa, a sua confiança. Não sei se sentes o mesmo, mas prefiro que venham falar comigo a enviarem-me um email. Todos nós temos muito a aprender uns com os outros, e sempre que comunicamos pessoalmente, fortalecemos a relação com a outra pessoa, acabando também por tornar a comunicação mais clara. Consegues ainda confirmar em tempo real se a mensagem que estás a transmitir ou a receber está ou não a ser corretamente entendida pela outra parte.

 

Tudo começa com um bom assunto

 

Se ainda assim necessitares de enviar um email, o que deves garantir para que a tua comunicação seja um sucesso? O primeiro passo é definires um bom "Subject Line". Pois é, o assunto do teu email é muito importante, pensa nele como uma forma de chamares a atenção da outra pessoa. Deves colocar no assunto o motivo pelo qual estás a enviar o email (de uma forma sucinta). Por exemplo, se estás a enviar uma ata de reunião, podes colocar "Ata de reunião xpto - 28 Abril". Desta forma vais também permitir à pessoa encontrar o teu email de uma forma muito rápida. Pensa numa coisa, se tivesses 100 emails para abrir, quais os assuntos que te iriam chamar mais atenção? Aprende com bons exemplos que recebas e adapta a tua forma de escrita.

 

Cc ou Bcc?

 

Esta é talvez das funcionalidades mais mal utilizada (no meu entender). Não caias no erro de adicionar meio mundo a um email através da funcionalidade de Cc. Utiliza apenas quando necessário, já que esta funcionalidade é talvez das maiores culpadas para as caixas de correio estarem sempre tão cheias. Quantas vezes não te viste já no meio de uma troca de emails onde apenas duas pessoas estão a "bater bolas" e outras tantas apenas são observadores devido à funcionalidade de Cc? E em quantos desses emails é realmente necessário estares em cópia? Arrisco-me a dizer que em poucos. Se achas que um email que vais enviar tem potencial para discussão, lembra-te da regra que vimos acima, vai falar pessoalmente com as pessoas. Se ainda assim tiveres que enviar email, tenta colocar poucas pessoas em cópia (apenas as realmente necessárias).

Outra coisa que nunca deves fazer. Se apenas queres responder a quem te enviou o email, não faças "Responder a Todos"! Se apenas queres agradecer, fá-lo apenas à pessoa que te enviou o email, todos os restantes não têm que receber um email a dizer simplesmente "obrigado".

 

Quanto ao Bcc, pessoalmente não sou muito fã desta funcionalidade. A única utilidade que lhe vejo é quando queres enviar um email para muitos destinatários, mas não queres partilhar os emails de todos eles. Podes por exemplo enviar o email para ti próprio e colocar todas as restantes pessoas em Bcc. Desta forma, a pessoa que recebe o email apenas vê o seu próprio endereço e não o dos restantes. Há também algumas pessoas que ao invés de utilizarem o Cc para dar conhecimento utilizam o Bcc. Eu não aprovo esta forma de comunicar, é quase como se estivesse a ser desonesto ao colocar alguém em Bcc, sem que o recetor saiba. Pior ainda é que este tipo de prática pode dar origem a situações embaraçosas. Sempre que colocas alguém em Bcc, arriscas-te a que essa pessoa faça um "responder a todos", e acredita que quem vai ficar mal na fotografia és tu. 

 

Como estruturar um email?

 

Pensa sempre bem no teu email antes de o escreveres. Certifica-te que o email é a melhor forma de comunicar, e só nesse caso avança para a sua escrita. Se seguires os passos abaixo, aumentas a possibilidade da tua mensagem ser bem interpretada.

 

  1. No início da tua mensagem explica de uma forma sucinda o porquê do teu email;
  2. Dá sempre contexto. Quantas vezes recebes emails onde te é pedido algo mas não te explicam o porquê? Isso não deve acontecer, até porque quem envia arrisca-se a receber um email de volta a perguntar "Porque queres saber?";
  3. Estrutura o teu email de uma forma visualmente apelativa e de fácil leitura. Por exemplo, utilizar parágrafos, bullet points, ou negrito para coisas importantes são alguns dos truques visuais que podes utilizar. Não utilizes maiúsculas em frases completas, já que é interpretado como se estivesses a gritar! 
  4. Finaliza o teu email com aquilo que pretendes. Se necessitas de uma resposta, detalha a forma como a queres receber (por exemplo um documento, uma resposta ao email, etc). Se estás a solicitar algo com uma data limite, coloca-a sempre no email (destacada, por exemplo a negrito). Também podes terminar o email com uma lista de próximas ações a realizar, como por exemplo, fazer uma reunião de follow-up no próximo dia XX.

 

Finalmente, tem cuidado com o teu Português, escrever sem erros e de forma estruturada faz-te parecer uma pessoa organizada. Se existe algo que considero pouco profissional é receber emails com erros ou que aparentam ter sido escritos à pressa e sem cuidado. Sê profissional.

 

Espero que  este post te ajude de alguma forma a comunicar melhor via email. Num futuro próximo vou-te também falar de como comunicar cara a cara de uma forma o mais eficaz possível.

 

Até à próxima 

 

 

 

 

 

04
Abr19

Liderar reuniões eficazes

Luís Rito

Vamos fazer um jogo, pensa em algo na tua empresa que consideras ser o maior sorvedouro de tempo. Já pensaste?

 

Aposto contigo que os emails ou as reuniões vieram à tua cabeça certo 🙂? Pois bem, hoje vou-te falar de reuniões e porque são tão odiadas. Vais ainda aprender o porquê de existirem reuniões, e como as tornar realmente produtivas.

 

Quanto a ti não sei, mas se existe algo que odeio é estar horas numa reunião e ficar com aquela sensação que tinha ganhado mais se estivesse a olhar pela janela a ver a relva a crescer. Infelizmente, muitas das reuniões a que vamos têm a) Pessoas a mais na sala, b) Pessoas erradas na sala ou c) Ausência de resultados e pontos de ação. Bom, mas já lá vamos. Por agora quero que te concentres numa coisa. Na grande maioria, uma reunião deve ser feita pelos seguintes motivos:

 

Para planear ou rever progresso – Por exemplo reuniões de planeamento ou pontos de situação de projetos;

Para tomar decisões – Como o nome indica, existem decisões que devem ser tomadas a toda a hora, portanto à que escolher as pessoas certas para participarem nestas reuniões;

Para fazer trabalho construtivo – Trabalhar em conjunto continua a ser um motivo muito válido para realizar uma reunião. Sou muito a favor de criar sinergias.

 

Se alguma das tuas reuniões não se enquadra em nenhum destes pontos então deves começar a desconfiar. É vital que antes de marcares reuniões te assegures do porquê de a estares a convocar. Exemplo, a grande maioria das empresas utiliza reuniões periódicas. Assegura-te que são mesmo necessárias, isto é, acredito que quando foram marcadas eram relevantes, mas ao fim de algumas semanas ainda o são? Se a resposta for negativa então cancela-a.

 

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Para te certificares que a tua reunião será um sucesso, deves ter em conta os seguintes passos:

 

Preparação – Certifica-te que tratas de todos os preparativos antes da reunião;

Execução – Conduz a reunião com vista a cumprires os teus objetivos;

Follow-up – Colhe os benefícios da tua reunião.

 

Vou-te falar abaixo de cada um destes passos em mais detalhe.

 

Preparação

 

Como em quase tudo no mundo dos negócios, uma excelente preparação é meio caminho andado para a tua reunião ser um sucesso. Durante a minha carreira tenho-me deparado com reuniões mal preparadas, que não são mais que desperdícios de tempo para todos os envolvidos.

 

Uma excelente preparação passa pelos seguintes passos:

 

1) Define o objetivo da reunião e uma agenda. Este passo não é novidade, deves definir muito bem o porquê da tua reunião e o que pretendes retirar dela. Em seguida, faz uma agenda com os pontos que vão ser discutidos e com informação de quanto tempo vais despender em cada um deles. Deixa sempre alguma contingência em cada um dos pontos, já que raramente estes são cumpridos na íntegra. Se a reunião for longa, não te esqueças de colocar um intervalo a meio, as pessoas não são máquinas!

Caso a tua reunião necessite de preparação prévia dos participantes, envia a informação com alguns dias de antecedência, e faz questão de referir que estás à espera que todos vão preparados. Isto serve também para ti, prepara-te sempre.

 

2) Garante que tens as pessoas certas na reunião. Este passo é fundamental, deves sempre garantir que tens as pessoas certas na sala. Por exemplo, se for uma reunião de tomada de decisão, vais precisar de ter o decisor em sala, senão corres o risco de terminar a reunião com a marcação de outra reunião para decidir o mesmo ponto. Tenta também não convidar meio mundo para uma reunião, restringe as participações o máximo que conseguires. Quanto maior o número de pessoas maior o potencial de "derrapanço".

 

3) Não descures os aspetos físicos. Assegura-te que tens todas as condições na sala para realizares a reunião. Precisas de um projetor ou de um flipchart? Então garante que os tens com alguma antecedência antes de iniciares a reunião. Teres todo o ambiente preparado revela organização e respeito pelo tempo de todos os participantes. Pontos extra se for inverno, estiver um frio de rachar e te lembrares de ir 15m mais cedo para ligar o ar condicionado quente!

Dou-te mais um exemplo, queres reunir com alguém muito ocupado? Tenta tirar essa pessoa do seu meio ambiente e marca uma reunião afastada do local onde é normalmente incomodada.

 

Execução

 

A execução da reunião consiste em garantires que os pontos da agenda são cumpridos e que o objetivo é atingido. Deves sempre iniciar a reunião com uma pequena introdução, explicando qual o seu objetivo e qual a sua agenda. Depois disso o teu foco deve ser o de garantir que a agenda é seguida, bem como os timings de cada um dos seus itens. Atua como um facilitador durante toda a sessão e incentiva à participação de todos os elementos.

Finalmente, acaba a reunião com uma revisão e um sumário das principais decisões ou ações.

 

Follow-up

 

O sucesso de uma reunião não depende apenas do que acontece nela. O que sucede depois é tão ou mais importante. Durante a reunião alguém deve assegurar que é feita uma ata de reunião. Caso sejas tu a dinamizar a sessão, aconselho-te a teres alguém que faça a ata por ti, já que é muito difícil fazeres ambos ao mesmo tempo. As atas devem conter as decisões tomadas no curso da reunião (e quem tomou a decisão), ações a serem executadas após a reunião, com respetivos owners & datas de conclusão e finalmente notas de suporte que possam dar contexto às decisões tomadas ou ações a realizar.

 

As reuniões vão ser uma parte muito importante do teu trabalho como gestor de projeto, portanto não as encares de ânimo leve. Muitos stakeholders do teu projeto só te veem em ação durante estas sessões, portanto não vais querer ser visto como o tipo desorganizado que não prepara as reuniões.

 

Por hoje é tudo, até à próxima 🙂.

 

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