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O Gestor de Projeto Moderno

O Gestor de Projeto Moderno

16
Set19

E se tivesses um cérebro extra?

Luís Rito

Olá a todos, espero que se encontrem bem.

 

Recentemente li um livro que achei muito interessante. Fala sobretudo de como podes aumentar a tua produtividade para níveis que nunca pensaste ser possível. Muitos dos pontos que o livro aborda são senso comum, mas é assustador como nunca pensámos neles antes. Hoje quero partilhar convosco um modelo descrito no livro e como com uma simples técnica podes ter um cérebro extra . O livro que te falo é o "Productivity Ninja" do autor Graham Allcott. Podes dar uma vista de olhos na Amazon através deste link.

 

Bom, vamos por partes. O autor refere muitas vezes o poder de teres um mecanismo para guardares tudo o que pretendes realizar, sempre fora do teu cérebro. A ideia é libertares a tua mente e fazeres este registo numa aplicação, folha, caderno, etc. O sítio onde vais efetuar o registo de todas as tuas tarefas vai funcionar como um segundo cérebro, permitindo-te navegar por ele de uma forma simples e eficaz, possibilitando escolheres as tarefas mais adequadas para a tua semana e consequentemente para o teu dia. Tens que ter algum rigor na forma como mantêns o teu segundo cérebro atualizado, já que é a única forma de vires a confiar a 100% nele.

 

Na minha opinião, a melhor forma de fazeres este registo é através de aplicações na cloud, já que te permitem ter acesso às tuas tarefas no teu telemóvel, tablet ou computador. Ferramentas como o Microsoft To Do, Onenote, Evernote ou o Todoist permitem ainda que possas movimentar tarefas entre grupos de uma forma muito rápida. O bom velho caderno também é ótimo para registar tarefas, contudo torna mais difícil a movimentação de tarefas entre grupos e também a sua prioritização.

Por esta altura deves estar a perguntar-te do porquê de investires mais tempo a manter uma outra aplicação viva. Falo-te por experiência própria quando digo que vale muito a pena. O facto de tirares todas as atividades da tua cabeça dá-te uma claridade e foco incríveis. Mais, permite-te definir prioridades para todas essas tarefas e manteres olho nos teus objetivos de médio e longo prazo. Outra vantagem é que te permite ao longo dos teus dias ir recolhendo novas ideias & tarefas e registando-as rapidamente no teu segundo cérebro, evitando que fiquem esquecidas.

 

Deves escolher uma ferramenta que te permita criar grupos e listas de uma forma simples, já que te vão ajudar a agrupar a informaçao de forma lógica. Abaixo coloco-te exemplos de listas e grupos que podes criar (segundo o livro que te falei no início deste post). Podes utilizar como inspiração para a tua própria estrutura.

 

Referência - Como o nome indica, deves registar aqui informação que consideres importante guardar para futuro. Aqui é mais normal que os registos não sejam propriamente tarefas mas sim registos de informação útil e relevante. Encara como algo onde não tens que fazer nada no momento, mas parece demasiado importante para deitar fora (como a roupa ou as panelas que as nossas mães acumulam ao longo dos anos ).

 

Lista de boas ideias - Lista onde deves registar ideias que consideras serem boas, e que aches que vale a pena olhar para elas mais uma vez. O que fica registado nesta lista terá prioridade baixa, ou seja, não te sintas obrigado a realizar tudo o que lá tens. Encara-a como uma lista de coisas que achas boa ideia vir a realizar no futuro. Deves colocar o máximo de ideias nesta lista, sem que te sintas culpado por não as realizar.

 

Lista de espera - Nesta lista caem todas as tarefas que já não dependem de ti, ou seja, aguardam ação de uma outra pessoa. É ideal para não te esqueceres de tarefas em que dependes da resposta de alguém, como por exempo, quando delegas uma atividade. Isso torna-a perfeita para que de tempos em tempos a consultes e faças disparar uns quantos emails ou chamadas de follow-up.

 

Grupo de projetos - O grupo de projetos deve conter uma lista para cada um dos projetos em que estejas envolvido, permitindo-te uma mais fácil navegação.

 

Lista Mestre - Nesta lista deves colocar todas as tarefas que não cabem em nenhuma das listas acima. Será a tua maior lista, e aquela que mudará com mais frequência. Se preferires, podes optar por criar um grupo ao invés de uma lista, e dentro desse grupo mestre podes ir acrescentando listas para te ser mais fácil navegar. Podes por exemplo dividir a tua lista mestre em "Pessoal", "Profissional", "Chamadas a realizar", "Pensar/Decidir" entre outros. A lista mestre será diferente de pessoa para pessoa.

 

Hoje - Lista que deve conter todas as tarefas que planeias realizar no dia atual. Basicamente algumas das tarefas que vivem em todas as listas acima, são colocadas na lista hoje para entrarem no teu pipeline de tarefas a realizar no dia em que te encontras.

 

Agora que conheces as listas, vou-te falar do fluxo (CORD) que deves seguir para fazeres uma boa gestão do teu segundo cérebro. Primeiro, dá uma vista de olhos na imagem abaixo.

 

Ninja CORD diagram

Imagem obtida através do site https://thinkproductive.co.uk/

 

Tudo começa com a captura de informação, seja através de ideias que possas ter, telemóvel, conversas de café, reuniões, emails, etc. A pergunta que deves colocar desde logo é, "Existe uma ação que deve ser realizada?". Em caso negativo, deves colocar esse registo num de três sítios, o lixo, a tua lista de referência ou a tua lista de boas ideias. 

Caso exista uma ação que deva ser realizada, deves verificar se a ação é ou não para ti. Em caso negativo deves colocá-la na tua lista de espera. Se por outro lado a ação é para ti, utiliza o teu grupo mestre ou o teu grupo de projetos para a registares. Finalmente, caso a tua ação tenha um deadline, regista-o na tua tarefa ou no teu gestor de email como por exemplo o Outlook para que não te esqueças.

 

Idealmente deverias ter sempre momentos de revisão de toda a lista, como por exemplo um momento semanal onde defines o que pretendes fazer durante a semana, e outro diário onde defines o que deves fazer diariamente (com base no que planeaste para a semana). Nao vou mentir, isto é algo que envolve algum trabalho e muita consistência, mas garanto-te que vai elevar a tua produtividade para níveis onde nunca estiveste. Se te sentires pronto, começa já amanhã, um passo de cada vez. Começa por criar a tua estrutura e vai alimentando-a de tudo o que te for chegando. O importante é consistência até criares o hábito .

 

Por hoje é tudo, espero que tenhas gostado, até à próxima!

 

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