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O Gestor de Projeto Moderno

O Gestor de Projeto Moderno

07
Mai19

Boa gestão do tempo, utopia ou realidade?

Luís Rito

Olá a todos !


Hoje quero falar-vos um pouco sobre gestão de tempo. Nós seres humanos, tendemos a achar que temos sempre todo o tempo do mundo. É por isso que regularmente adiamos compromissos com amigos, visitas a familiares, idas a sítios que gostamos e até férias, tudo porque "pode ficar para outra altura". Também sinto que por vezes não damos valor ao nosso tempo, por exemplo, não entendo quem vai para uma fila durante 2 dias para adquirir um telemóvel. 


 Caso ainda não te tenhas apercebido, o tempo é algo que não podes comprar. Nasceste com uma quantidade finita, e cada dia que passa o depósito vai esvaziando um pouco mais. É por isso que é tão importante sermos tão bons na gestão do nosso tempo. Se passas horas e horas no teu trabalho e não tens disponibilidade para aproveitar a vida, diria que está na hora de tentares gerir melhor o teu tempo. O post de hoje está dividido num conjunto de dicas que podes começar a aplicar já hoje. Tenta ser inteligente com o tempo que tens disponível, e gere-o com a importância que ele merece.


Como deves gastar o teu tempo?


 Esta é talvez uma das questões mais importantes, mas não vou ser eu a dar-te a resposta, terá de partir inteiramente de ti. Para algumas pessoas a sensação de tempo bem gasto está em ler um bom livro, enquanto para outras está em ver séries no Netflix. De igual forma, alguns medem o sucesso que tiveram na vida através do seu emprego, enquanto outros o fazem pela felicidade e conforto que dão às suas famílias. Tens que decidir o que é mais importante para ti. Por exemplo, se queres passar mais tempo com a tua família, aprende a gerir o teu tempo no trabalho. É com base nisto que vais definir as tuas prioridades.


Definir prioridades


Pois é, se não estás a fazer isto então devias começar já hoje. Se tens muito por realizar, começa por fazer uma lista de todas essas tarefas. De seguida, deves categorizá-las com base na sua importância. Podes utilizar números, sendo o 0 ou 1 os mais prioritários e indo subindo até ao menos prioritário. Exemplo, imagina que é Domingo, estás por casa mas tens 3 tarefas que te estão a desviar a atenção e que te estão a impedir de aproveitar o teu dia de descanso:


1.Trabalhar no relatório executivo que tens que fechar até quarta-feira seguinte;
2.Planear as tuas férias em família;
3.Ver os últimos dois episódios da guerra dos tronos.


A prioridade vai depender muito da forma como escolhes investir o teu tempo. Se por exemplo a família é mais importante para ti vais optar por realizar em primeiro a tarefa 2. Se pelo contrário o teu trabalho te define, vais provavelmente dar prioridade à tarefa 1 em detrimento da 2. Se por outro lado gostas de viver o agora, vais realizar a tarefa 3, e as outras "logo se vê". O que quero dizer com isto é que não existem escolhas certas ou erradas, mas que deves sempre definir quais as tuas prioridades. Evita ao máximo tentar fazer todas as tarefas em simultâneo, já que não vais fazer bem nenhuma delas e todas vão acabar por ficar a meio.


Matriz de Eisenhower


Se ainda não conheces esta matriz, fica a saber que te permite definir prioridades a tarefas com base em duas variáveis diferentes,  a sua importância e a sua urgência. A ideia é que consigas colocar a tua tarefa em um de quatro quadrantes:


Importante e urgente - Deves canalizar todas as tuas energias neste tipo de tarefas. Algo importante e urgente é algo que deves ser tu a realizar, e deves fazê-lo o mais rápido possível. Ex: Fechar um relatório para amanhã, escrever um artigo, etc.


Importante e não urgente - Neste tipo de tarefas deves decidir. A ideia é decidires uma data para a sua realização e cumprires com o teu objetivo. Ex: Fazer pesquisa de um tema que consideras importante, melhorar um processo, etc.


Não importante e urgente - Para as tarefas não importantes mas urgentes, se puderes tenta delegar. Ex: Marcar reuniões, marcar hotéis & voos, passar a roupa a ferro, etc.


Não importante e não urgente - Deves eliminar ao máximo este tipo de tarefas, pois vão-te permitir ganhar muito tempo. Ex: Navegar nas redes sociais, ver televisão, etc.

 

Matriz-de-Eisenhower.png

 

Repara que a matriz também pode ser representada pelos números de 1 a 4, sendo o 1 as tarefas importantes e urgentes, o 2 as tarefas importantes e não urgentes, o 3 as tarefas não importantes e urgentes e finalmente o 4 as tarefas não importantes e não urgentes.


Definir blocos de tempo


 Esta é uma estratégia utilizada pelo CEO da Tesla e Space X, Elon Musk. A ideia é definires blocos de tempo para as tuas tarefas, e durante esses períodos apenas te concentrares na sua conclusão. Por exemplo, podes definir 1h, das 9h às 10h para responder a emails, das 10h05 às 11h, para fazer uma pesquisa sobre um tema na internet e das 11h15 até às 12h30 para concluir aquele relatório que te falta fechar. A chave aqui é concentrares-te em apenas uma tarefa de cada vez e esforçares-te ao máximo para a fechar. Se alguém te interromper durante o teu bloco de tempo, pede desculpa e diz que estás ocupado e que ficas disponível após terminares a tua tarefa. Claro está que durante esse período não deves fazer atividades que não estejam relacionadas com a tarefa que tens em mãos, como por exemplo navegar na internet ou ir ao facebook no telemóvel. Deves ainda deixar alguma folga entre os blocos de tempo, não és uma máquina e também precisas de descansar.


Dizer não ao multitasking


 Já deves ter percebido que não sou grande fã de fazer multitasking. Acho sinceramente que se estás a fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo vais acabar por não fazer bem nenhuma. Está mais que provado que o nosso cérebro não funciona em modo multi-tarefa. Recordo-me de ver um documentário onde foram selecionadas pessoas que se orgulhavam de ser exímios no multitasking. Colocaram todas essas pessoas à vez num carro e pediram-lhes para conduzir num percurso com obstáculos do dia a dia, como semáforos, passadeiras, peões, etc. A parte difícil é que a meio da condução ligavam-lhes por telemóvel e pediam-lhes a resposta a algumas questões, como por exemplo cálculos matemáticos simples. Todas as pessoas se saíram pessimamente, já que ou tomavam atenção à estrada e não conseguiam responder às perguntas, ou respondiam às perguntas e passavam semáforos vermelhos ou atropelavam peões! Foca-te numa tarefa de cada vez, acredita que a tua produtividade vai disparar para níveis como nunca viste.


Análise de Pareto


 Hoje em dia parece que quase tudo se pode aplicar à análise de Pareto. Esta análise diz que vais obter 80% dos teus resultados com 20% das tuas tarefas, logo deves dedicar especial atenção a essas tarefas importantes. É por isso que deves acima de tudo perceber quais são as atividades que criam mais valor, para que as consigas prioritizar. Podes por exemplo utilizar a matriz de Eisenhower para perceberes quais são essas tarefas.


Automatiza tarefas repetitivas


 Esta é fácil, se existe algo que possa ser automatizado, então não penses duas vezes. Fazer tarefas repetitivas vezes sem conta não cria qualquer tipo de valor. Existe uma frase do Bill Gates muito famosa:


“Eu escolho uma pessoa preguiçosa para fazer um trabalho difícil, porque uma pessoa preguiçosa vai encontrar uma forma fácil de o fazer”


Isto significa que trabalhar de forma inteligente é sempre melhor que trabalhar muitas horas de uma forma mecânica. Analisa todas as tuas tarefas atuais. Quais podem ser automatizadas? Se descobrires algumas, faz tudo para não teres de as fazer novamente de forma manual.


Organiza-te


 Não vais conseguir ganhar tempo se perdes meio hora a procurar algo que precisas. Organiza-te, arruma a tua secretária, arruma o teu ambiente de trabalho, arquiva os teus documentos de uma forma lógica e transforma a tua caixa de correio numa biblioteca de fácil acesso. Hoje em dia somos bombardeados com uma quantidade enorme de informação, se não mantiveres as coisas organizadas vais acabar por perder horas da tua vida à procura daquele ficheiro que tanto necessitas. Já reparaste que se fores a uma biblioteca pública o bibliotecário consegue descobrir o livro que queres rapidamente, independentemente da dimensão e do número de livros que existem nela? Isto só acontece porque tudo está organizado de uma forma lógica e de fácil acesso.


Manhã, tarde ou noite?


És uma pessoa da manhã, da tarde ou da noite? Existem pessoas que trabalham excepcionalmente bem pela manhã, enquanto outras o fazem quando todos estão a dormir no silêncio da noite. Tenho a certeza que sabes bem qual o teu tipo. Eu por exemplo sou uma pessoa da manhã, não tenho qualquer dificuldade em acordar, e é durante esta altura que sou altamente produtivo. Ao longo do dia vou perdendo força, e pela noite já estou pronto para ir dormir e não para trabalhar.
 Deves portanto atacar as tarefas mais difíceis na altura em que és mais produtivo. Se fores como eu, não deixes tarefas complexas para as 16h ou 17h, porque já não vais ter cabeça para as fazer a 100%.


Não sejas perfeccionista


 Esta dica pode ser particularmente difícil para algumas pessoas. Não caias no erro de ser demasiado perfeccionista. Não digo que isso seja mau, mas apenas é viável se tiveres somente uma tarefa para realizar. Como imagino que não seja o teu caso , o perfeccionismo vai acabar por atrasar todas as outras tarefas. Nos dias de hoje, a verdade é que nos exigem muito e espera-se que o façamos rápido, portanto o perfeccionismo só te vai atrasar ainda mais. Uma forma excelente de ganhares tempo é aprenderes a aceitar que o teu trabalho não tem que ser perfeito, basta apenas que seja muito bom.


Aprende a dizer que não


 Parece um cliché mas não. Deves aprender a dizer que não a algumas pessoas. Não tens que fazer tudo o que te pedem, principalmente se vai atrasar tarefas que para ti são mais importantes. O que é importante para alguém pode não o ser para ti, portanto não sacrifiques o teu trabalho por uma tarefa que muito provavelmente nem te é relevante. Este é de resto um dos maiores conselhos para os gestores de projeto, já que devem tentar maximizar o trabalho não feito. Isto não significa que deves andar folgado e sem nada para fazer, não é nada disso. O que quero dizer é que se tens muitas tarefas, e se andas a sacrificar tempo pessoal para as fazeres, então não aceites mais (se te for possível).


Não percas tempo à espera de algo


Finalmente, não percas tempo à espera de algo. Se necessitas de uma validação para avançar, ou se para fazeres testes necessitas que um desenvolvimento esteja concluído, aproveita para aprenderes mais sobre algo relevante para ti. O trabalho por vezes não é constante, e existem picos de atividade, uns mais altos e outros mais baixos. Se estás num pico mais baixo e tens pouco trabalho durante um dia ou dois, investiga mais sobre um tema que te interesse. Podes por exemplo refletir sobre como melhorar um processo no teu trabalho, podes ler mais sobre gestão de projetos, aprender como se faz gestão de risco, fazer networking na tua empresa ou fora dela, etc…as possibilidades são infinitas. O que nunca deves fazer é “queimar tempo”, lembra-te que o tempo é o teu ativo mais precioso.

 

Espero que estas dicas te sejam importantes, a mim foram-me ajudando muito ao longo do tempo .


Até à próxima, e até lá, boas leituras!

 

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