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O Gestor de Projeto Moderno

O Gestor de Projeto Moderno

16
Set19

E se tivesses um cérebro extra?

Luís Rito

Olá a todos, espero que se encontrem bem.

 

Recentemente li um livro que achei muito interessante. Fala sobretudo de como podes aumentar a tua produtividade para níveis que nunca pensaste ser possível. Muitos dos pontos que o livro aborda são senso comum, mas é assustador como nunca pensámos neles antes. Hoje quero partilhar convosco um modelo descrito no livro e como com uma simples técnica podes ter um cérebro extra . O livro que te falo é o "Productivity Ninja" do autor Graham Allcott. Podes dar uma vista de olhos na Amazon através deste link.

 

Bom, vamos por partes. O autor refere muitas vezes o poder de teres um mecanismo para guardares tudo o que pretendes realizar, sempre fora do teu cérebro. A ideia é libertares a tua mente e fazeres este registo numa aplicação, folha, caderno, etc. O sítio onde vais efetuar o registo de todas as tuas tarefas vai funcionar como um segundo cérebro, permitindo-te navegar por ele de uma forma simples e eficaz, possibilitando escolheres as tarefas mais adequadas para a tua semana e consequentemente para o teu dia. Tens que ter algum rigor na forma como mantêns o teu segundo cérebro atualizado, já que é a única forma de vires a confiar a 100% nele.

 

Na minha opinião, a melhor forma de fazeres este registo é através de aplicações na cloud, já que te permitem ter acesso às tuas tarefas no teu telemóvel, tablet ou computador. Ferramentas como o Microsoft To Do, Onenote, Evernote ou o Todoist permitem ainda que possas movimentar tarefas entre grupos de uma forma muito rápida. O bom velho caderno também é ótimo para registar tarefas, contudo torna mais difícil a movimentação de tarefas entre grupos e também a sua prioritização.

Por esta altura deves estar a perguntar-te do porquê de investires mais tempo a manter uma outra aplicação viva. Falo-te por experiência própria quando digo que vale muito a pena. O facto de tirares todas as atividades da tua cabeça dá-te uma claridade e foco incríveis. Mais, permite-te definir prioridades para todas essas tarefas e manteres olho nos teus objetivos de médio e longo prazo. Outra vantagem é que te permite ao longo dos teus dias ir recolhendo novas ideias & tarefas e registando-as rapidamente no teu segundo cérebro, evitando que fiquem esquecidas.

 

Deves escolher uma ferramenta que te permita criar grupos e listas de uma forma simples, já que te vão ajudar a agrupar a informaçao de forma lógica. Abaixo coloco-te exemplos de listas e grupos que podes criar (segundo o livro que te falei no início deste post). Podes utilizar como inspiração para a tua própria estrutura.

 

Referência - Como o nome indica, deves registar aqui informação que consideres importante guardar para futuro. Aqui é mais normal que os registos não sejam propriamente tarefas mas sim registos de informação útil e relevante. Encara como algo onde não tens que fazer nada no momento, mas parece demasiado importante para deitar fora (como a roupa ou as panelas que as nossas mães acumulam ao longo dos anos ).

 

Lista de boas ideias - Lista onde deves registar ideias que consideras serem boas, e que aches que vale a pena olhar para elas mais uma vez. O que fica registado nesta lista terá prioridade baixa, ou seja, não te sintas obrigado a realizar tudo o que lá tens. Encara-a como uma lista de coisas que achas boa ideia vir a realizar no futuro. Deves colocar o máximo de ideias nesta lista, sem que te sintas culpado por não as realizar.

 

Lista de espera - Nesta lista caem todas as tarefas que já não dependem de ti, ou seja, aguardam ação de uma outra pessoa. É ideal para não te esqueceres de tarefas em que dependes da resposta de alguém, como por exempo, quando delegas uma atividade. Isso torna-a perfeita para que de tempos em tempos a consultes e faças disparar uns quantos emails ou chamadas de follow-up.

 

Grupo de projetos - O grupo de projetos deve conter uma lista para cada um dos projetos em que estejas envolvido, permitindo-te uma mais fácil navegação.

 

Lista Mestre - Nesta lista deves colocar todas as tarefas que não cabem em nenhuma das listas acima. Será a tua maior lista, e aquela que mudará com mais frequência. Se preferires, podes optar por criar um grupo ao invés de uma lista, e dentro desse grupo mestre podes ir acrescentando listas para te ser mais fácil navegar. Podes por exemplo dividir a tua lista mestre em "Pessoal", "Profissional", "Chamadas a realizar", "Pensar/Decidir" entre outros. A lista mestre será diferente de pessoa para pessoa.

 

Hoje - Lista que deve conter todas as tarefas que planeias realizar no dia atual. Basicamente algumas das tarefas que vivem em todas as listas acima, são colocadas na lista hoje para entrarem no teu pipeline de tarefas a realizar no dia em que te encontras.

 

Agora que conheces as listas, vou-te falar do fluxo (CORD) que deves seguir para fazeres uma boa gestão do teu segundo cérebro. Primeiro, dá uma vista de olhos na imagem abaixo.

 

Ninja CORD diagram

Imagem obtida através do site https://thinkproductive.co.uk/

 

Tudo começa com a captura de informação, seja através de ideias que possas ter, telemóvel, conversas de café, reuniões, emails, etc. A pergunta que deves colocar desde logo é, "Existe uma ação que deve ser realizada?". Em caso negativo, deves colocar esse registo num de três sítios, o lixo, a tua lista de referência ou a tua lista de boas ideias. 

Caso exista uma ação que deva ser realizada, deves verificar se a ação é ou não para ti. Em caso negativo deves colocá-la na tua lista de espera. Se por outro lado a ação é para ti, utiliza o teu grupo mestre ou o teu grupo de projetos para a registares. Finalmente, caso a tua ação tenha um deadline, regista-o na tua tarefa ou no teu gestor de email como por exemplo o Outlook para que não te esqueças.

 

Idealmente deverias ter sempre momentos de revisão de toda a lista, como por exemplo um momento semanal onde defines o que pretendes fazer durante a semana, e outro diário onde defines o que deves fazer diariamente (com base no que planeaste para a semana). Nao vou mentir, isto é algo que envolve algum trabalho e muita consistência, mas garanto-te que vai elevar a tua produtividade para níveis onde nunca estiveste. Se te sentires pronto, começa já amanhã, um passo de cada vez. Começa por criar a tua estrutura e vai alimentando-a de tudo o que te for chegando. O importante é consistência até criares o hábito .

 

Por hoje é tudo, espero que tenhas gostado, até à próxima!

 

11
Set19

Agilizar a transformação digital

Luís Rito

Olá a todos, espero que se encontrem bem 

 

Hoje quero partilhar convosco um artigo que escrevi no passado, mas que ainda considero estar atual. Transcrevo abaixo na íntegra, caso queiram aceder ao original, basta seguir este link.

 

Nunca como nos dias de hoje se falou tanto sobre transformação digital. Cerca de 91% das empresas afirmam que uma implementação rápida da sua estratégia de transformação digital irá trazer grandes benefícios para a sua organização, e 96% afirmam que realizar uma transformação digital no seu negócio é encarado como crítico para o sucesso futuro.

Um dos principais desafios encontrados pelas empresas que empreendem numa transformação digital do seu negócio passa pela sua execução no "time to market" pretendido e dentro dos parâmetros de qualidade exigidos pelos seus clientes.

 

Um dos métodos preferenciais das organizações passa pela redefinição das suas "customer journeys", isto é, os principais percursos realizados pelos seus clientes sempre que interagem com a empresa. O banco inglês Lloyds é um excelente exemplo de sucesso, tendo conseguido alterar 10 "customer journeys" estratégicas para o seu negócio, tornando-as e transformando-as de modo a serem mais digitais e com grande foco na experiência cliente. Isso permitiu por um lado uma redução de custos, um aumento de eficiência e um alinhamento com a forma como os seus clientes querem interagir com o banco (menos presencial e mais digital ou por telefone). As grandes necessidades dos clientes continuam a ser exatamente as mesmas do século passado, comprar uma casa, comprar um automóvel, realizar um projeto pessoal. O que alterou significativamente foi a forma como o cliente quer interagir com o seu banco. Tomando, por exemplo, o caso do Lloyds, um dos primeiros "customer journeys" a ser otimizado foi o processo de abertura de conta. Através de um processo de simplificação e digitalização, é agora mais simples do que nunca realizar este tipo de operação. Não é de estranhar que a quantidade de clientes ativos a utilizar meios digitais do banco tenha disparado, sendo hoje cerca de 12,5 milhões num total de 25, tornando o Lloyds no maior banco digital do Reino Unido.

 

Digital

 

É justamente neste tipo de cenários (e não só) que metodologias "agile" podem acrescentar grande valor. Uma transformação digital com grande foco na experiência de cliente exige um novo "mindset" na abordagem ao conceito de projeto. Palavras como "flexibilidade", "criação de valor", "melhoria contínua" ou "entrega rápida e incremental" devem fazer parte do vocabulário de um gestor de projetos moderno.

 

Em média, 45% das funcionalidades planeadas e implementadas em projetos de "software" nunca são utilizadas. Este tipo de situações representa um elevado custo para as organizações, já que os seus recursos estão a ser utilizados em algo que não vai criar valor futuro. Para agravar esta situação, existe ainda um outro custo que por vezes não é quantificado por parte das empresas, o custo de oportunidade. As empresas devem, portanto, fazer regularmente a seguinte questão: "O que não estamos a realizar ao investir o tempo dos recursos em algo que poderá nunca vir a ser utilizado?"

 

O grande desafio da gestão moderna passa por olhar para projetos como um conjunto de funcionalidades, isto é, ao invés de realizar somente uma entrega (projeto), a tendência passa pela realização de várias entregas ou funcionalidades ao longo do tempo. Esse princípio é amplamente defendido por metodologias "agile", o que permite um aumento de flexibilidade (permite decidir rapidamente se certas funcionalidades são ou não implementadas), criação de valor (desenvolver apenas as funcionalidades que criam valor para o negócio) e entrega rápida e incremental de valor para a organização.

 

Parafraseando o autor Howard Hughes que utiliza uma frase tão simples, mas ao mesmo tempo tão complexa, o grande desafio das empresas passa por "think big, act small". Cultivar um ambiente de start-up com uma elevada cultura enérgica e um aumento da velocidade na entrega de valor exige um elevado pragmatismo e foco no objetivo. A medição contínua do progresso em intervalos curtos permite a rápida implementação de ações corretivas sempre que tal seja necessário. A correção dos planos e a capacidade de agir em tempo real são uma poderosa ferramenta de gestão, que deve ser utilizada no dia a dia de um gestor.

 

Urge, portanto, dar uma oportunidade ao "agile", mas da forma correta. Para uma melhor implementação deste tipo de metodologias, a utilização de um conjunto de recursos com um elevado nível de formação em "agile" e alinhados com uma cultura de entrega de benefícios que criam valor real aos seus clientes é essencial. A necessidade da grande maioria das empresas ter de se reinventar e investir numa transformação digital é uma fantástica oportunidade para o fazer. Vivem-se tempos de mudança e é fundamental dar o primeiro passo e arriscar.

 

Espero que tenham gostado, por hoje é tudo, até à próxima 

 

04
Set19

Gere a tua carreira , ninguém o vai fazer por ti

Luís Rito

Olá a todos , espero que se encontrem bem.

 

Hoje escrevo-vos num ambiente mais informal, na varanda do hotel onde estou hospedado a gozar as minhas merecidas férias . Antes que comecem a chamar-me nomes, deixem-me explicar o porquê de estar a partilhar esta informação. As férias são sempre momentos ótimos para desligar da loucura do dia-a-dia e pensar onde estamos e para onde queremos ir. É também um excelente momento para pensares na tua carreira. Muitas vezes tenho falado com excelentes profissionais que põem toda esta tarefa nas mãos da empresa onde trabalham, o que para mim é um grande erro. Não digo que não seja importante ter em mente o que a empresa espera que faças, mas é só um primeiro passo. Noutras situações, vejo pessoas que facilmente ficam desmotivadas porque as suas empresas não têm planos de desenvolvimento bem definidos, e portanto optam por assumir uma atitude passiva (não fazer nada e somente criticar).

 

Do meu ponto de vista, a tarefa de definição de um plano de desenvolvimento deve ser algo que deves levar muito a sério! E caso a tua empresa não te dê nenhum, deves fazê-lo tu mesmo. Aliás, deves fazê-lo ainda que a tua empresa te dê de bandeja um plano de carreira e formação. Ninguém melhor que tu sabe as lacunas que tens, quais as tuas forças e onde te vês daqui a 5 anos. Este tipo de trabalho deve ser executado quando te encontres num período de atenção máxima, ou seja, com grande foco na tarefa que tens em mãos. Para leres mais sobre momentos de atenção máxima, dá uma vista de olhos no post "Como geres a tua atenção?".

 

Normalmente opto por dividir o meu plano de desenvolvimento em rubricas maiores, como por exemplo, formação, certificações, experiência, rede de contactos, ferramentas e projetos que quero realizar. Tudo isto deve sempre ser preenchido com um olhar atento no teu futuro próximo, ou seja, onde te vês daqui a uns anos (normalmente 5). O plano não passa de um conjunto de ações que te permitem pouco a pouco chegar ao teu objetivo. É como um projeto, podes acrescentar milestones ao longo do caminho, e não te inibas de ter momentos de celebração quando os conseguires atingir.

 

Crescimento

 

Para que possas ter uma ideia mais clara de como fazer um plano de desenvolvimento, coloco-te abaixo um exemplo para alguém que ambiciona um dia ser gestor de projetos.

 

Formação

 

Que formação necessitas de ter para vir a ser um gestor de projetos? Caso pretendas tirar uma certificação do PMI (Project Management Institute), como por exemplo o PMP (Project Management Professional), necessitas obrigatoriamente de uma formação em gestão de projetos. Deves criar tarefas que te permitam chegar lá. Por exemplo, fazer pesquisa sobre que formações são aceites para te candidatares ao PMP, investigar a que tem melhor relação preço/benefício, garantir que tens recursos financeiros para a realizar e avançar para a sua concretização. 

Para além da formação em gestão de projetos, gostavas de investir em algo mais? Por exemplo, formações em liderança e negociação são sempre algo muito importante para um gestor de projetos. Repara que quando falo em formação não tem que ser sempre em sala. Existem várias formas de te formares, como por exemplo leres livros, assistires a formações através da internet ou simplesmente ver palestras de pessoas com experiência no tema através do YouTube. Na era da internet só não aprende quem não tem vontade de o fazer.

 

Certificações

 

Para além da formação, queres investir em certificações? As certificações acabam por ter um maior reconhecimento no mercado de trabalho, já que certificações têm sempre um exame associado que atesta as capacidades do formando. Dito isto, no exemplo que te dei, creio que algumas boas certificações seriam o PMP para gestão de projetos tradicional ou a PMI-ACP para gestão de projetos Agile. Podes também concluir que preferes investir em Six Sigma, Lean, Scrum, etc...as possibilidades são enormes.

 

Experiência

 

Que experiência necessitas para ser um gestor de projetos? Aqui depende muito de onde estás enquadrado. Diria que é sempre uma grande mais valia perceber do negócio onde te encontras. Se por exemplo estás na banca certifica-te que sabes bem todos os seus truques & dicas e que conheces a grande maioria dos termos técnicos. Depois da experiência no negócio, deves focar-te em experiência técnica. No nosso exemplo, se não tens qualquer experiência em gestão de projetos, tenta primeiro ser parte integrante de uma equipa de projeto. Dessa forma podes observar diretamente como age o gestor do projeto, como lida com os problemas e como gere a equipa. Se tiveres possibilidade oferece-te para voluntariado relacionado com gestão de projetos. Finalmente, tenta adotar a gestão de projetos ao teu trabalho atual, pensa nas tuas tarefas de forma estruturada, por exemplo se têm dependências entre elas, qual o seu esforço e quando é expectável concluires cada uma delas. Aproveita todas as oportunidades para aprenderes as bases.

 

Rede de contactos

 

Existem contactos que podes realizar que te permitam atingir mais facilmente o teu objetivo? Se sim, deves listá-los a todos e definir qual a estratégia de abordagem para cada um deles. Imagina que a tua empresa já tem um grupo de gestores de projeto. Diria que um dos teus maiores interesses deve ser interagir o máximo possível com eles. Normalmente as pessoas gostam de ajudar, basta que peças. Pede ajuda, tenta perceber quais as suas tarefas no dia-a-dia, tenta obter orientação/coaching da parte deles, a sua experiência vai ser para ti de um valor enorme. Podes também fazer uso do LinkedIn para te ligares a pessoas da mesma área/indústria, utiliza o poder da internet.

 

Ferramentas

 

Que ferramentas tens que dominar para atingires o teu objetivo? No nosso exemplo poderia por exemplo ser o Microsoft Project, Excel (avançado), Visio, Jira, Sharepoint, etc. Dedica algum do teu tempo a aprender mais sobre todas essas ferramentas, e acima de tudo pratica muito...é a única forma real de aprender algo. 

 

Projetos a realizar

 

Queres realizar um ou mais projetos pessoais nos próximos tempos? Deves listar aqui todos os pontos onde queres investir o teu tempo. Podes por exemplo querer escrever um artigo por mês sobre gestão de projetos, escrever um livro, desenvolver uma app ou criar um blog. As opções são infinitas. Escolhe sempre algo que te motive.

 

Após identificares que pontos queres desenvolver em cada uma das rubricas que te enumerei acima, deves organizá-las como se de um projeto se tratasse. Este é o ponto mais importante, a tua capacidade de execução é bem mais relevante que a de planeamento. Podes ser o melhor planeador do mundo, mas se não pões em prática o teu plano não te vai servir de muito.

Assim, todas as tarefas que definiste no teu plano devem ter uma data limite, se não tiverem vais acabar por perpetuá-las no tempo e não vais conseguir realizar a grande maioria delas. Tens que ser implacável na concretização do teu plano de desenvolvimento, garanto-te que é um exercício que vale a pena. Também te garanto que quando olhares para trás e visualizares tudo aquilo que já concretizaste vais perceber a evolução que tiveste ao longo dos anos. Este exercício dá-te uma clareza e foco total, o que te permite também descartar tarefas que não estejam alinhadas com a tua visão futura. Lembra-te que nos dias de hoje menos é mais!

 

E tu, já investiste na realização do teu plano de desenvolvimento?

 

Espero que tenhas gostado, até à próxima 

 

 

28
Ago19

Como geres a tua atenção?

Luís Rito

Olá a todos 

 

Hoje quero falar-vos de um dos recursos mais escassos que temos nas nossas vidas. Se tens vindo a acompanhar o meu blog, sabes que te falo sempre de um recurso muito importante, o tempo. Contudo, hoje vamos falar de algo que quanto a mim é tão ou mais importante que o tempo, a nossa atenção. Antes que te comeces a interrogar o que quero dizer com atenção, pensa um pouco comigo. Já reparaste que algumas pessoas têm picos de produtividade enormes pela manhã, enquanto outras o têm pela noite? Decerto sabes em qual te inseres, normalmente pessoas mais madrugadoras têm uma energia superior pela manhã, enquanto que pessoas mais noctívagas abominam acordar cedo, e muitas vezes fazem noitadas a estudar ou a trabalhar.

 

Esses picos de energia que te falei não são mais que reservas de atenção de que dispões diariamente para fazeres as tuas tarefas do dia a dia. Pois é, a tua atenção diária é finita, e apesar de acharmos que somos muito eficientes, na realidade o teu pico de atenção máxima é bastante curto. Somos seres humanos e não máquinas, motivo pelo qual é fisicamente impossível alguém apresentar níveis de atenção máxima durante horas a fio (pelo menos de forma natural). Os nossos níveis de atenção oscilam durante o dia, entre atenção máxima, atenção média e atenção baixa.

 

stay-focused.jpg

 

Dou-te abaixo um exemplo do que pode acontecer com uma pessoa madrugadora que tem muita energia pela manhã:

 

9h - 11h: Atenção máxima

11h-13h: Atenção média

14h-15h00: Atenção baixa

15h00-17h00: Atenção média

17h00-18h: Atenção baixa

 

Se analisares bem o teu dia, vais perceber que o teu período de atenção máxima é normalmente baixo, 2 ou 3 horas no máximo. O restante divide-se entre atenção média e atenção baixa. Quero só clarificar que atenção baixa não significa que deves relaxar e não fazer nada, mas sim que deves executar tarefas onde não necessites de muito "poder de processamento". Importa agora definir o que se entende por atenção máxima, média e baixa, e que tipo de trabalho deverias estar a realizar em cada uma dessas fases.

 

Atenção máxima - Período onde te encontras com um foco total e com vontade de conquistar o mundo. Este período é o ideal para executares tarefas que exigem de ti decisões difíceis, planeamentos complexos, pensamento criativo, produção de novos conteúdos ou materiais, ter conversas difíceis, reuniões vitais, etc.

 

Atenção média - Período onde te encontras "ligado", mas onde te distrais com alguma facilidade, onde o teu pensamento foge regularmente para outros pontos e onde por vezes tendes a fazer as coisas bem mas noutras acabas por facilitar. Este período é ideal para tomares as decisões do dia-a-dia, fazeres pesquisa na internet sobre algum tema importante, responderes aos teus emails, ires a reuniões recorrentes, etc. Aqui cabem a grande maioria das tarefas do dia-a-dia.

 

Atenção baixa - Durante este período estás completamente fora. Estás sem força de vontade para fazer o que quer que seja e a tua atenção está nos mínimos. Fazer tarefas complexas e difíceis torna-se algo quase impossível, já que vais sentir imensa dificuldade. Este período é ideal para fazeres tarefas rotineiras onde não necessitas de pensar muito, como por exemplo submeter despesas, arquivar/organizar email ou secretária, ir a reuniões que não são do teu interesse mas que não consegues evitar, beber café , etc. Tenta fazer tarefas em que podes estar em piloto automático (como quando conduzes o teu carro).

 

Já deves ter percebido que deves proteger a tua atenção máxima como se de ouro se tratasse. Tens que identificar em que parte do dia é que estás completamente no teu melhor, e deixar o trabalho pesado para essas alturas. O maior erro que podes fazer é gastar esse período em tarefas que deverias por exemplo estar a fazer quando os teus níveis de atenção são médios ou baixos. É como matar uma mosca com um canhão! Sê muito protetor com essas poucas horas de atenção máxima de que dispões. Tenta já amanhã identificar esse período, e no dia seguinte deixa uma tarefa difícil para executares no teu período de atenção máxima. Aposto que a vais executar sem qualquer tipo de problema e com uma qualidade superior.

 

Lembra-te de uma coisa, enquanto trabalhadores pensantes (knowledge workers), pagam-nos acima de tudo para pensar em melhores formas de fazer o nosso trabalho e ser criativos. O teu maior foco deve ser em pensar a melhor forma de realizar uma tarefa (utiliza o período de atenção máxima), já que depois quando chegar a parte da execução, poderás utilizar períodos de atenção média ou baixa. Se pensares bem antes de realizar uma tarefa, vais perceber que efetivamente executá-la é fácil, basta aplicares a estratégia que definiste. Não caias no erro de começar algo sem que penses bem na melhor forma de o realizar, é muito provável que venhas a perder tempo no futuro.

 

E tu, qual o teu período de atenção máxima, média e mínima?

 

Por hoje é tudo, até à próxima 

 

25
Ago19

Como pode o Lean adaptar-se à gestão de projetos

Luís Rito

Olá ! Espero que te encontres bem.

 

Como prometido no meu último post (Mas afinal qual a melhor metodologia de projetos?), hoje vamos falar um pouco sobre como o Lean se pode adaptar à gestão de projetos. Começando pela história do Lean, convém referir que não se trata de uma ferramenta mas sim de uma filosofia. Esta filosofia teve origem na Toyota, mais concretamente na Toyota Production System. De uma forma macro, o grande foco do Lean é o de reduzir desperdícios em todos os processos da empresa, resultando numa maior redução de custos a nível global, redução de lead-time e aumento da qualidade. Importa ainda definir o que se entende por lead-time, já que é o tempo desde que um projeto inicia (por exemplo desde que o projeto é solicitado) até que termina. Nota que o tempo é corrido, ou seja, mesmo que durante vários dias não seja efetuada qualquer atividade no projeto, a duração continua a contar para o lead-time. Se por outro lado estivermos a falar de obter todo o esforço do projeto, já estamos a falar de cycle-time.

 

Na grande maioria dos projetos é comum ter lead-times muito mais elevados que os cycle-times, já que existem tempos em que não se está a efetuar qualquer atividade, seja por indisponibilidade dos recursos seja por demoras em aprovações/validações. A ideia do lean é tentar diminuir esse fosso entre lead-time e cycle-time, já que se trata acima de tudo de desperdício existente no projeto. Por exemplo, se todos os teus projetos necessitam de aprovação de um CEO que apenas tem disponibilidade para reuniões uma vez por mês, então tens um grave problema no teu processo, estás a mandar fora uma quantidade considerável de tempo, já que terás sempre algo a aguardar validação (e portanto parado).

 

Tempo

 

O lean tem 5 princípios basilares que suportam a sua filosofia. 

 

Identificar o que significa valor

 

A noção de valor deve ser identificada pelo cliente do projeto, ou seja, corresponde ao valor que o cliente está disposto a pagar. Por vezes o próprio cliente não sabe a 100% o que pretende, principalmente se estivermos a falar de novas tecnologias ou processos. O desafio aqui é ajudá-lo na busca de uma solução, para que seja identificado o que significa criar valor.

 

Identificar e mapear value streams

 

O segundo princípio faz uso de um artefacto chamado value streams. Um value stream corresponde a todas as ações (que criam valor e que não criam valor) necessárias para dar ao cliente o que ele considera como valor, desde o momento do desenho, até ao desenvolvimento e terminando na implementação. O primeiro passo é desenhar o value stream atual, para depois se trabalhar num value stream futuro, que corresponde à forma como o novo processo deverá operar. A grande vantagem de desenhar um value stream, é que nos permite olhar para ele com uma visão helicóptero, facilitando a tarefa de encontrar formas de o melhorar, tendo também como foco uma constante perseguição na redução de desperdício. O value stream deve também ter informação acerca de quais os tempos gastos em cada atividade do processo, incluindo todos os tempos de espera entre atividades.

 

Criar flow e eliminar desperdícios

 

Depois de identificar o que significa valor, e após ser executado o desenho do value stream, o próximo passo é o de criar flow, ou seja, criar um fluxo contínuo de trabalho, eliminando desperdícios como tempos de espera, trabalho refeito, etc. Ao analisar um value stream vais verificar que existem 3 tipos de trabalho:

 

Value-Added Work - Trabalho que efetivamente cria valor. A estratégia passa sempre por tentar maximizar este tipo de trabalho.

 

Value-Enabling Work - Trabalho que tem potencial para ser removido no futuro (com melhorias ao processo), mas que ainda não pode ser eliminado atualmente. Trata-se de trabalho que é realizado por exemplo devido a fatores como tecnologia ou cultura. A estratégia para este tipo de trabalho passa por minimizá-lo.

 

Non Value-Added Work - Trabalho que não acrescenta qualquer tipo de valor. Deve ser eliminado logo que possível, já que ao contrário do Value-Enabling Work, não está dependente da melhoria de outras áreas do processo. Como se trata de puro desperdício, a estratégia para este tipo de trabalho é eliminá-lo definitivamente.

 

Em gestão de projetos, desperdícios podem por exemplo assumir a forma de documentos de projeto, que por vezes não são sequer necessários no contexto atual, ou tempos de espera, por exemplo a aguardar validações e aprovações. Já a nível processual, quantas vezes te deparaste com clássica resposta "Porque sempre fizemos assim" à pergunta "Porque fazes isso dessa forma?". Pois é, deves estar sempre na procura de otimização de processos e redução de desperdícios.

 

Estabelecer um sistema de pull

 

O grande desafio no lean passa por apenas dar valor ao cliente assim que ele o pede. A ideia por detrás de um sistema de pull é muito simples, apenas deves começar novo trabalho quando existe demanda por parte do cliente, e também quando a tua equipa tem capacidade para o fazer. Na lógica lean, isto permite evitar uma produção excessiva.

De forma a entenderes melhor o que te falo, ilustro abaixo a diferença entre um sistema de push e um sistema de pull.

Num sistema de push, sempre que uma tarefa é criada, é atribuída a alguem que a vai desenvolver. Normalmente esta atribuição é realizada por um gestor ou team leader. O trabalho é então alvo de um push para quem o vai realizar.

Já num sistema de pull, a tarefa é criada e é colocada numa fila de trabalho, onde ficará a aguardar processamento. Sempre que uma pessoa da equipa tem disponibilidade para realizar mais trabalho, desloca-se até à fila de trabalho e retira a tarefa com maior prioridade, para assim a começar a desenvolver. A principal diferença é que reside na pessoa que vai fazer o trabalho o poder de fazer pull às tarefas mais prioritárias.

Os sistemas pull utilizam normalmente quadros kanban que permitem fazer uma gestão mais visual do trabalho por realizar, trabalho em curso por pessoa e trabalho já terminado.

 

Procurar a perfeição

 

O último princípio que te vou falar é a procura constante pela perfeição. Isto envolve uma melhoria permanente dos processos, e é um trabalho que nunca tem fim. O valor de cada uma das atividades deve ser sempre posto em causa, evitando cenários de status quo que tanto se vêem nas empresas. Diria que nunca vais conseguir a perfeição, até porque é algo que não existe, mas tenho a certeza que com melhorias constantes vais conseguir chegar bem perto.

 

E a nível de processo?

 

Agora que já tens uma ideia mais clara de quais são os princípios do lean, deves estar a perguntar-te como tudo isto se liga com a gestão de projetos. Conforme já tinha mencionado no post anterior, uma metodologia lean faz mais sentido sempre que exista uma grande quantidade de trabalho que chega numa base quase diária, requerendo assim mais agilidade. Desta forma, normalmente a equipa faz uso de um kanban, onde vai colocando em backlog (fila de trabalho por realizar) tudo o que existe para ser executado. De acordo com a prioridade, a equipa vai fazendo pull ao trabalho e executando-o assim que tenha capacidade para o fazer, assegurando assim que o trabalho mais prioritário é terminado primeiro. Claro que de acordo com as boas práticas do agile, deve também existir a disponibilização de demos para que o cliente consiga dar feedback, existindo também um foco constante em melhorar a forma de trabalhar (de forma a procurar a perfeição).

 

Para teres uma ideia, dá uma vista de olhos na imagem que coloco abaixo (cortesia da Disciplined Agile).

 

Lifecycle-DAD-Lean.jpg

 

Por hoje é tudo, o post foi um pouco mais longo do que é normal, mas espero que gostes.

 

Até à próxima  

 

18
Ago19

Mas afinal qual a melhor metodologia de gestão de projetos?

Luís Rito

Olá a todos 

 

Nos dias que correm, muito se fala de projetos. E como os projetos são realizados por pessoas, igualmente muito se fala de metodologias para os gerir. Parece que todos andam em busca de uma metodologia milagrosa que vá salvar o seu projeto de um desastre absoluto, e já agora que possa ser utilizada e aplicada em todos os projetos futuros. Quem não ambiciona entregar sucesso atrás de sucesso? 

 

É por isso que enquanto gestores de projeto tendemos a procurar a melhor metodologia. E como em tudo, também aqui existem modas. De há uns tempos para cá só se fala em Agile, parece que é a derradeira arma contra as dores de cabeça com que nos deparamos nos nossos projetos. A realidade é que em algumas situações o Agile pode ser a resposta, mas não podemos cair no erro de pensar que é a solução para tudo. Se me perguntares então qual a melhor metodologia, receio que a minha resposta não te vá agradar, contudo é a única que te posso dar. A resposta para a pergunta "Qual a melhor metodologia de gestão de projetos" é..."Não existe uma metodologia melhor que as outras", tudo depende do contexto em que te encontras!

 

As empresas devem ser vistas como um organismo vivo e complexo. Na grande maioria das empresas é extremamente difícil estabelecer comportamentos de causa-efeito. Uma ação que originou um resultado numa situação, pode em situações muito similares originar um resultado completamente diferente. Isto acontece porque as empresas têm na sua estrutura pessoas, cada uma delas com os seus objetivos, realizações e frustações. Por exemplo, o comportamento de uma pessoa quando está feliz é radicalmente diferente de quando está triste. Essa mesma pessoa pode hoje realizar uma ação (efeito), mas daqui a 2 semanas realizar outra completamente diferente quando confrontada com a mesma causa (por exemplo porque leu um livro que a ensinou a fazer melhor ou teve formação).

 

Este tipo de complexidade espelha-se também nos projetos. A menos que o teu projeto tenha 1 pessoa, e que o resultado do projeto seja para essa mesma pessoa utilizar, então terás sempre alguma complexidade. Tudo isto piora se estivermos por exemplo a falar de projetos com 100 pessoas, com impacto em várias áreas da empresa, com novos processos, com novas formas de trabalhar e com nova tecnologia. Tudo depende do contexto do teu projeto, e a realidade é que para determinados contextos existem metodologias com taxas de sucesso mais elevadas. É por isso que uma empresa não pode apenas ambicionar ter uma metodologia única de gestão de projetos que possa ser utilizada em todas as situações. Não existe o canivete suiço das metodologias. O que deve ser feito é uma adaptação da metodologia à realidade e ao contexto do projeto.

 

Adaptive Learning.jpeg

 

Pessoalmente acredito que as empresas deveriam ter 3 metodologias de gestão de projetos, uma mais tradicional (ou waterfall), uma mais agile (por exemplo scrum) e por último uma Lean. A par dessas metodologias, deve existir um mecanismo para entender em qual delas é que cada projeto se insere. Surge então uma questão pertinente. Como escolher a melhor metodologia para os teus projetos?

 

A escolha pode variar de acordo com vários fatores. Do meu ponto de vista, deves observar quais as características do teu projeto, mas também da tua equipa. Vê a informação abaixo para teres uma ideia mais clara.

 

CaracterísticasMetodologia

 

-Ambiente burocrático elevado

-Pessoas especializadas em apenas uma função

-Poucas entregas

-Ciclo de feedback com cliente longo

-Projetos "conhecidos" e com probabilidade baixa de surpresas

-Trabalho estável (saber o que se vai fazer)

 

Tradicional, por exemplo waterfall

 

-Ambiente menos burocrático e mais voltado para a disciplina

-Equipas multidisciplinares

-Entregas frequentes

-Ciclo de feedback com cliente curto

-Projetos com elevada possibilidade de sofrerem alteração ao âmbito

-Trabalho mais ou menos estável (possível de repartir por sprints)

 

Agile, por exemplo scrum

 

-Ambiente não burocrático e voltado totalmente para a disciplina

-Pessoas com conhecimentos gerais e com capacidade de fazer de tudo um pouco (por exemplo com capacidade de realizar análise, desenvolvimento, testes e releases)

-Entregas frequentes

-Ciclos de feedback com cliente curto

-Projetos com constantes alterações ao âmbito

-Trabalho não estável (novo trabalho chega regularmente, por exemplo diariamente)

 

Lean

 

Como podes observar, conforme a complexidade do teu projeto vai aumentando, existe uma transição de uma metodologia mais tradicional, onde existe uma elevada previsibilidade do trabalho que se vai realizar, avançando para metodologias mais agile, onde se continua a ter uma ideia em traços gerais do que se pretende construir, mas necessita-se de entregar rápido e de forma iterativa, até ao cenário mais caótico, onde novas tarefas poderão surgir no limite várias vezes ao dia, utilizando-se princípios Lean.

 

Sei que não tenho falado muito de Lean, mas prometo fazê-lo num post futuro, para que entendas melhor do que te falo. Por agora espero ter conseguido passar a mensagem que não existe uma metodologia universal que possas utilizar em toda e qualquer situação. Tal como uma empresa é um organismo vivo e complexo que se adapta para sobreviver, também as tuas metodologias o devem fazer, sob pena de entrarem em vias de extinção!

 

Por hoje é tudo, até à próxima 

 

 

13
Ago19

Qual a diferença entre projeto e operação?

Luís Rito

Olá a todos 

 

Espero que se encontrem bem. Hoje voltamos ao tema gestão de projetos, mais especificamente, o que é um projeto e o que é uma operação. Calculo que à primeira vista tudo isto te pareça trivial, mas não imaginas na quantidade de empresas em que já presenciei um total desconhecimento de quando deve acabar um projeto e começar uma operação. Não te preocupes, estou aqui para te esclarecer .

 

Bom, indo direto à parte mais teórica, importa reter que um projeto tem o objetivo de construir algo único para a organização que o está a realizar. Para além dos projetos terem esta característica de unicidade, são também temporários, ou seja, têm uma data de início e fim muito bem definidas. Por comparação, uma operação trata-se de um esforço não temporário ou contínuo, assumindo características repetitivas com o objetivo de construir algo que a empresa já sabe fazer. Face a estas características, podemos então afirmar que o objetivo máximo de um projeto é transformar o negócio, e que o objetivo máximo de uma operação é manter o negócio.

 

Do ponto de vista de importância, ambos são fundamentais para uma empresa, já que projetos sem operação não trazem benefícios, e operação sem projetos acaba por se extinguir por falta de inovação. Como podes então distinguir um projeto de uma operação? Imagina o seguinte exemplo, sempre que uma marca automóvel constrói um novo modelo, necessita de desenhar o chassis, necessita de desenhar um novo modelo de motor e novos interiores. Para além de tudo isso, precisa de perceber como se vai organizar internamente para conseguir produzir o novo modelo em larga escala. Tudo isto que te falei pode ser considerado um projeto. Desde a ideação, ao desenho, até à definição de processos operacionais que permitem transformar tudo em realidade, trata-se de um projeto. Se pensares bem, tem que ter um prazo bem definido e é algo único na empresa, ou seja, apesar da empresa já ter provavelmente produzido dezenas de modelos, nunca construiu aquele em específico. A empresa está a dar continuidade ao seu portfólio ao introduzir continuamente novos produtos, está a transformar o negócio, neste caso através de inovação incremental. A operação vem depois do projeto, já que estará encarregue de utilizar os outputs deste para iniciar a produção em massa do automóvel. Trata-se portanto de um processo repetitivo e contínuo. A empresa irá continuar a produzir aquele modelo automóvel pelo tempo que considerar necessário. Está portanto a manter o negócio.

 

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Pelas diferenças que existem entre projetos e operação, a forma de medir o seu sucesso também é radicavelmente diferente. Um projeto normalmente mede os desvios entre tempo e custo (do planeado para o real). Quanto menor o desvio melhor, ou seja, interessa que seja concluído dentro do budget e dentro do prazo que estava inicialmente definido. Claro que outro excelente indicador é se o projeto entregou a qualidade pretendida, podendo isto ser medido pelo número de defects ou mesmo através de um questionário de satisfação ao cliente.

Já a operação rege-se muito pela produtividade, interessa produzir o máximo de unidades no menor tempo e custo possíveis, otimizando assim o fluxo de todo o processo.

 

Algo comum nas empresas é um projeto ser entregue ao cliente, mas continuar aberto, mesmo quando a operação já começou a fase de produção. Não digo que isso seja errado, mas o ideal é manter uma fase de acompanhamento por tempo limitado. Imagina a construção de uma moradia (um projeto), quando o construtor a termina e entrega a chave ao seu cliente, o projeto está praticamente concluído. Pode existir uma fase de apoio curta, mas a partir desse momento a equipa muda, deixam de ser as pessoas envolvidas na construção e passam a ser pessoas responsáveis pela manutenção (uma operação). É exatamente isto que deve acontecer nos projetos. Após entrega, a equipa mantêm-se por exemplo durante um mês a prestar apoio, mas de seguida o projeto é considerado entregue e finalizado. A partir desse instante, qualquer alteração ou apoio deve ser tratado com a equipa de operações. É por isso que é importantíssimo existir um momento de partilha de informação entre a equipa de projeto e a equipa de operações. Desta forma evitas que um projeto se prolongue tempos sem fim em fase de "Encerramento", e acredita que já vi projetos nesta fase mais de um ano!

 

Não deixes que os teus projetos continuem eternamente. Numa fase inicial distingue muito bem quais os critérios de aceitação para que o projeto possa ser considerado aceite. Após conseguires cumprir esses critérios, dá por encerrado o teu projeto.

 

Por hoje é tudo, espero que te tenha sido útil. Até à próxima 

 

 

10
Ago19

Finito vs Infinito

Luís Rito

Olá a todos, espero que se encontrem bem ,

 

Hoje vamos falar da teoria dos jogos, mais concretamente da diferença entre jogos finitos e infinitos. Para quem não conhece, jogos finitos dizem respeito a jogos onde os jogadores obedecem a regras pré-definidas, onde se reconhecem quais os limites do jogo e onde existem vencedores e vencidos (e como tal têm uma duração definida). Por contraste, os jogos infinitos são aqueles onde não existe o conceito de vencedor, onde não existem regras pré-estabelecidas e onde o principal objetivo é perpetuar o jogo pelo máximo de tempo possível.

 

Por esta altura deves estar a pensar que perdi a cabeça, e a perguntar-te no que tudo isto tem a ver com o mundo empresarial. Bom, prometo que tem. Por agora deixa-me dar-te alguns exemplos de jogos finitos e infinitos para que tenhas uma ideia mais clara do que se trata.

Imagina um jogo de futebol, uma corrida de automóveis ou um simples jogo de dominó, todos estes são jogos finitos. Em todos eles existem regras, existe uma duração definida e existe sempre um vencedor. Quanto a jogos infinitos, podemos estar a falar por exemplo de toda a evolução da espécie humana, onde o principal objetivo é perpetuarmo-nos no tempo, o melhor adaptados possível ao nosso meio ambiente. Se pensares bem, não existem regras e não existe um vencedor, apenas interessa que a espécie humana perdure no tempo.

 

Se refletirmos na realidade atual da grande maioria das nossas empresas, qual achas que é o jogo onde elas se inserem?

 

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Arrisco-me a dizer que a grande maioria está inserida na categoria de jogos finitos. No mundo capitalista em que vivemos, existe uma pressão desmesurada por resultados cada vez mais elevados, ano após ano, com o objetivo de ser melhor que concorrência e de ser considerada a melhor empresa. É comum existir uma comparação entre empresas de uma forma quase cega. Chegamos ao cúmulo de ver casos de empresas que copiam os produtos ou serviços dos seus concorrentes (mesmo com os seus defeitos), descurando completamente aquilo que os seus clientes querem ou desejam. Toda esta pressão leva a que os executivos pensem mais no curto prazo, já que os resultados têm que aparecer rápido, sob pena dos seus acionistas ficarem insatisfeitos. 

 

O grande problema é que quando as empresas estão ocupadas a copiar, desperdiçam investimento que poderia ser melhor utilizado em produtos/serviços inovadores ou em novos modelos de negócio mais adaptados ao século XXI. Dando o exemplo que mais pessoas conhecem, a Apple nunca teria chegado a número 1 em smartphones se estivesse somente focada em copiar o que a Nokia fazia.

É por isso que considero que as empresas deveriam estar a jogar um jogo infinito, ou seja, com o objetivo de se perpetuar no tempo durante a máxima duração possível. Se o foco mudar dos resultados agressivos e do foco constante nos concorrentes para os clientes, a empresa estará realmente a construir algo valioso que lhe permitirá sobreviver ao futuro.

 

A partir do momento em que existe essa mudança de paradigma, a empresa começa a prestar mais atenção à sua estratégia de médio/longo prazo e não apenas ao que vê à vista desarmada. O curto prazo é muito importante, já que é o motor para a capacidade de execução da empresa, mas o médio/longo prazo é onde está o futuro da empresa, e se não olhar para isso, arrisca-se a ser mais uma empresa que faliu. A história está cheia de impérios que pereceram e não tiveram capacidade para se reinventar. Apenas as empresas que percebem que têm que começar a construir o futuro a partir de hoje podem ambicionar a perdurar no tempo. As empresas têm que perceber que durante uns anos estão melhor que os concorrentes, e noutros anos pior, mas o que interessa é continuar a jogar, ou seja, ter os recursos (normalmente financeiros) para continuar em jogo.

 

E a tua empresa? Está a jogar o jogo finito ou infinito?

 

Por hoje é tudo, espero que tenhas gostado, até à próxima 

 

04
Ago19

Como combater o hábito da preguiça?

Luís Rito

Olá a todos,

 

Antes de mais, estamos em pleno Agosto, e como tal, para quem se encontra de férias, aproveitem ao máximo as tão merecidas férias .

 

Hoje vamos falar de preguiça. Não sei se também vos aconteceu o mesmo, mas quando era adolescente e sabia que tinha que ir estudar para um teste, subitamente dava-me vontade de ir arrumar o quarto (e arranjava motivos para dizer a mim próprio que arrumar o quarto era fundamental naquela hora). Todos nós, temos de uma forma ou de outra alguma preguiça para fazer algo que é difícil ou que não nos apetece.

Tudo isto tem um motivo, o nosso cérebro está otimizado para fazer sempre algo que já conhecemos e com o qual estamos confortáveis (para poupar energia), e procura sempre também o descanso e o conforto. É por isso que custa tanto ir ao ginásio, ou ir estudar para um teste. O nosso cérebro vai tentar "enganar-nos" de várias formas, para que não o façamos. Começamos a pensar, hoje tive um dia difícil, mereço ir descansar, que se lixe o treino, ou dizemos..."um dia não são dias", e lá te baldas ao que deverias estar a fazer. O problema é que depois existe uma forte probabilidade de te sentires culpado por não teres feito aquilo que devias ao invés de estares no teu sofá a contar carneiros .

 

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Pois bem, eu acredito que existem momentos para tudo, momentos para relaxar, para descansar, para não fazer nada (e acreditem que consigo mesmo estar sem fazer nada!!) e outros onde tens que trabalhar e perseguir os teus objetivos. Deixo-te abaixo algumas dicas que podes começar a aplicar já a partir de hoje.

 

Encontra a tua motivação

 

Sem motivação não vais conseguir chegar onde pretendes. Quer acredites quer não, o teu maior inimigo és tu próprio. Vão existir momentos em que vais duvidar de ti próprio e onde te vai apetecer desistir e mandar tudo às urtigas. É por isso que deves começar sempre por visualizar os benefícios de fazer essa tal tarefa que não te apetece. Se não o fizeres, existe uma grande probabilidade de a começares a procrastrinar. Por exemplo, no meu caso, quando me levanto todos os dias para ir fazer exercício físico o meu cérebro reage de imediato. Começo a pensar em como estou cansado, ou em como está frio ou a chover. O que me move é que penso sempre no porquê de o estar a fazer e no quão bem me vou sentir depois.

De forma semelhante, quando todas as semanas escrevo uma artigo para este blog penso em como posso estar a ajudar alguém (nem que seja só um pouco). Gosto muito de partilhar informação e coisas que fui aprendendo ao longo do tempo. Tal como adoro ler outros blogs ou ver filmes do Youtube onde aprendo algo novo, a minha ambição é também ensinar a quem lê este blog algo novo que possam utilizar no seu dia-a-dia, é esse o meu grande objetivo. Com uma missão bem definida, fica bem mais fácil fazermos aquilo que tem que ser feito.

 

Começa com algo simples

 

Simplesmente começa. O primeiro passo é sempre o mais difícil, vencer aquela inércia inicial é duro. Diria que a grande maioria das pessoas leva algum tempo até ficar "in the zone", ou seja, até vencer aquela resistência inicial e ficar totalmente focada naquilo que está a realizar. Tal como um automóvel que quando arranca necessita de aquecer o óleo antes de começar a acelerar, nós somos iguais. É por isso que uma boa estratégia passa por começares por realizar uma tarefa mais simples, até entrares em velocidade de cruzeiro e poderes abordar temas mais complexos. Na realidade, a tarefa simples apenas tem o propósito de vencer a resistência inicial. Se começas por algo complicado existe uma forte probabilidade de não o conseguires realizar de imediato, o que te pode levar a desistir. Portanto, escolhe algo simples, que saibas que és capaz de realizar sem problemas. Quando acabares essa tarefa vais ganhar um boost de motivação, e acabar por ficar mais "ligado", permitindo-te fazer tarefas mais complexas e difíceis.

 

Não comas o elefante inteiro

 

Dá um passo de cada vez. Se tentares pensar em tudo o que tens que fazer para uma grande tarefa, vais ficar submerso em dúvidas e com vontade de desistir. Tens de tentar ao máximo partir essa grande tarefa em bocados mais pequenos. O segredo é fazer um plano ou uma lista de tarefas a realizar e ir fazendo-as de forma constante e regular. De cada vez que terminares uma delas vais estar mais perto do teu objetivo e isso vai-te dar motivação extra para continuar. Por exemplo, um empreendedor que começa a fundar uma empresa, pode facilmente pensar em tudo o que tem para fazer, criar algo de valor (criar & investigar), perceber como o vai comunicar ao seu potencial cliente (marketing), como o vai vender (vendas), de que forma o vai entregar e como vai dar suporte aos seus futuros clientes (operações) e o que vai cobrar (finanças). Cada um destes pontos tem inúmeros sub-pontos em que temos que nos focar, mas se cairmos no erro de tentar definir logo tudo no momento zero existe uma forte possibilidade de nunca arrancarmos, já que vai sempre faltar qualquer coisa. Acredito que neste tipo de exemplos, devemos ter a capacidade de partir esta grande tarefa em tarefas mais pequenas e mais fáceis de atingir, e começar! Começar, é o maior conselho que posso dar. 

 

Elimina as distrações

 

Penso que não há muito a dizer neste caso. Elimina ao máximo as distrações, esquece as redes sociais ou a TV, esquece as notificações no teu telemóvel e foca-te totalmente na tarefa que tens em mãos. Sempre que és interrompido, existem alguns estudos que defendem que podes levar até 23 minutos até estares novamente a trabalhar a todo o gás, portanto tenta ao máximo aproveitar quando estás a trabalhar a 200%. Diria que existe uma exceção que é a música. No meu caso ajuda-me a motivar, e se for a música certa, pode até dar-me energia em momentos em que me sinto mais cansado.

 

Dá a ti próprio recompensas

 

Por último mas não menos importante, dá recompensas a ti próprio sempre que terminas uma tarefa. Por exemplo, diz a ti próprio que quando acabes uma tarefa podes ir ver um episódio daquela série que adoras, ou que após uma semana de treino podes no fim de semana comer o tal gelado ou bolo que te dá tanto prazer. Apenas tens que ter em atenção uma coisa, a recompensa deve estar associado à dimensão da tarefa. Por exemplo, não adianta ires comer um gelado sempre que fazes um treino, ou ir ver uma série de 50 minutos após fazeres uma tarefa que te levou 20m. Quando maior e mais complexa a tarefa maior o benefício, não te enganes a ti mesmo.

 

Por hoje é tudo, espero que tenhas gostado, até à próxima 

 

 

28
Jul19

Pensa bem quando dizes que não tens tempo

Luís Rito

Olá a todos ,

 

Hoje pensei escrever-vos sobre algo que afeta a grande maioria das pessoas nos dias que correm, a suposta falta de tempo! Não sei se é moda, mas todos agora adoram dizer que estão sempre mega ocupados e sempre "sem tempo para nada". Como se o simples facto de andarem a correr de um lado para o outro representasse o quão bons profissionais são. Não sei se já sentiste esta espécie de epidemia dos tempos modernos, mas acredito que concordas que principalmente nas grandes cidades as pessoas têm um pouco esta mentalidade.

 

Sendo isto um blog, e portanto um sítio onde posso partilhar a minha opinião sem problemas, acredito que esta moda do profissional super ocupado não é o caminho a seguir. Aliás, no futuro a humanidade tem que batalhar para conquistar algo que foi perdendo ao longo dos anos, a sua criatividade. Numa era de inteligências artificiais que executam tarefas de forma bem melhor que nós, temos que ser cada vez mais inteligentes e criativos, pois é aí que as máquinas começam a ter dificuldades. Com toda esta introdução já me estou a desviar um pouco do assunto original, mas tenta entender que o futuro não é sermos máquinas, pois para isso já existem computadores bem mais rápidos que nós.

 

O tema que quero aprofundar mais é a característica que temos para dizer vezes sem conta a frase "não tive tempo para...". Não consigo ler porque não tenho tempo, não consigo ir ao ginásio porque não tenho tempo, não consigo trabalhar num projeto pessoal porque trabalho a full-time, e portanto, não tenho tempo. Contudo existe algo que me deixa muitas vezes pasmado quando oiço comentários deste género, já que muitas dessas pessoas vêem por exemplo séries atrás de séries no Netflix ou fazem 10 posts no Facebook por dia. Não critico quem o faz, mas então deixem de dizer que não têm tempo, digam antes que, não leem mais, nem vão ao ginásio, nem avançam com os vossos projetos pessoais, porque preferem ver séries a fazer esse tipo de atividades. Essa sim é a forma de dizer as coisas como elas são. Dizer que se está muito ocupado e sem tempo e ao mesmo tempo saber de cor e salteado 10 séries diferentes não está correto.

 

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Se por outro lado és como eu e estás sempre a tentar otimizar o teu tempo, sabes melhor de ninguém como está dividido o teu dia. Esta é a forma de melhorares e tentares extrair mais dele. Por exemplo, se vais de comboio ou autocarro para o trabalho e demoras 30m para cada lado, ao invés de ires a jogar jogos ou nas redes sociais, leva um livro e começa a ler. No final da semana isso representa 5h de leitura, o que te torna um ser humano bem mais informado que a pessoa que vai ao teu lado a jogar Candy Crush. Se tiveres possibilidade, aloca blocos de tempo durante o teu dia, e tenta ser fiel a eles. Desta forma sempre que quiseres introduzir algo novo, sabes que tarefas podes prescindir a favor de outras.

 

Dou-te um exemplo muito simples, para mim, um dia típico de semana é assim:

 

6h45 - 7h: Acordar e tomar o pequeno-almoço

7h - 7h30: Treino da manhã (treino de força)

7h30 - 8h: Tomar duche e preparar-me para sair

8h - 8h20: Deslocação para o trabalho

8h20 - 18h30: Horário de trabalho

18h30 - 18h50: Deslocação para casa

18h50 - 20h: Treino 2 (cardio)

20h - 22h: Jantar e estar com a família

22h - 23h00: Ler & Trabalhar projetos pessoais

23h00 - 23h15: Preparar para dormir

23h15 - 6h45: Dormir

 

Olhando para a minha rotina diária, por exemplo, se quiser incorporar algo novo como por exemplo estudar temporariamente para um exame, já sei que o posso fazer por exemplo no bloco de tempo do treino 2 ou no bloco de tempo das 22h às 23h30. Como sei que sou uma pessoa bem mais produtiva de manhã, provavelmente não será boa ideia estudar das 22h às 23h30, pelo que poderei alterar o estudo para logo de manhã, fazendo então os ajustes necessários ao que resta do meu dia. Acredito que com algum planeamento, torna-se injusto dizermos constantemente que não temos tempo, já que afinal de contas trata-se apenas de fazermos escolhas. Estamos limitados a 24h (e ainda por cima temos de dormir ), portanto o que acontece é que vais ter que definir prioridades e escolher aquilo que queres mesmo fazer. Uma das próximas alterações que vou fazer à minha rotina é realizar todos os treinos de manhã (treino de força e cardio), deixando o meu final de dia para ler mais e para trabalhar nos meus projetos pessoais. Claro que se quero fazer mais pela manhã, vou acordar 45m mais cedo, ou seja, pelas 6h. É este tipo de tradeoffs que tens que fazer no teu dia a dia para ganhares tempo.

 

Por exemplo, se queres mesmo ir ao ginásio, tenta fazê-lo logo pela manhã, já que apenas depende de ti levantares-te e ires treinar. De tarde podes não ter a mesma oportunidade, já que em muitos empregos surgem imprevistos que por vezes temos de resolver. Para conseguires fazer o treino de manhã tenta deitar-te mais cedo e também levantar-te mais cedo. Um estudo realizado à uns anos pela ACNielson revelou que os Portugueses são o povo mais noctívago do planeta! Apenas 25% da população se deita antes da meia-noite, e dos outros 75%, cerca de 30% deita-se depois da 1h da manhã! A questão que coloco é...o que é que ficamos realmente a fazer para nos deitarmos tão tarde? Arrisco-me a dizer que ou a ver televisão ou em frente ao computador/telemóvel/tablet a "matar o tempo".

 

Tenta não ser só mais um, utiliza o teu tempo de forma racional e vais conseguir o que quer que te proponhas a atingir. Lembra-te de uma coisa, todos nós temos 24h por dia, ninguém tem mais, ninguém tem menos. A forma como valorizas o teu tempo é que faz toda a diferença. É por isso que grandes empresários conseguem erguer impérios. Exemplos como Elon Musk, Bill Gates, Steve Jobs são a prova que em 24h consegues fazer aquilo que quiseres. Trata o teu tempo como o teu bem mais precioso, e não o desperdices.

 

Por hoje é tudo, espero que tenhas gostado. Até à próxima 

 

 

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