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O Gestor de Projeto Moderno

O Gestor de Projeto Moderno

30
Set19

Hábitos do profissional de excelência

Luís Rito

Olá a todos 

 

Hoje vamos falar de hábitos! Quem tem vindo a acompanhar o meu blog sabe a importância que dou à criação de hábitos. Continuo a achar que são a melhor forma de atingirmos a nossa melhor forma enquanto profissionais. Os hábitos que te vou descrever abaixo podem ser adaptados a qualquer tipo de profissão. Com curiosidade? Dá uma vista de olhos.

 

1. Obter certificação específica e relevante para a tua área de atuação. No caso de um gestor de projetos deves focar-te por exemplo nas certificações do PMI (Project Management Institute), já que continuam a ser das mais reconhecidas no mercado. Tenta obter uma certificação nova pelo menos a cada dois anos. Quando falo em certificação, podes pensar também em mestrados, MBA, etc. Não te concentres apenas em gestão de projetos, existe uma panóplia de temas que enquanto gestor de projeto podes melhorar, como por exemplo liderança, negociação, gestão de equipas de alto rendimento, six sigma, lean, etc etc. As possibilidades são mais que muitas.

 

2. Lê as propostas de emprego que existem na tua área e percebe se os teus skills ainda estão adequados ao mercado. É muito importante perceberes se ainda és relevante no mercado atual de trabalho. Caso existam muitos pontos que sentes que não dominas, é hora de embarcar em cursos presenciais, online, livros, YouTube, etc. Procura sempre a melhoria contínua.

 

3. Lê artigos ou publicações específicas da tua indústria de atuação. Procura estar por dentro das novas tendências, por vezes vais perceber que poderão ser modas passageiras, mas na grande maioria o teu tempo será muito bem investido. Não fiques cristalizado. Se achas que após saíres de uma faculdade já não vais precisar de aprender ou estudar materiais novos então vais ficar muito atrás da tua concorrência.

 

4. Escreve artigos ou ensina materiais que dominas. Para mim não existe melhor forma de te tornares especialista num tema que tentares ensiná-lo a outras pessoas. Essa partilha para além de ter um grande benefício para quem recebe a informação, acaba por ser também fantástica para ti, porque vais acabar por dominar os temas. Outro ponto positivo é que quando partilhas informação, quem a recebe pode também incluir novas ideias, o que vai resultar em conceitos mais robustos. Construir e partilhar é sempre melhor que esconder ou destruir.

 

5. Não queimes pontes. O teu trabalho deve ser sempre na perspetiva de construir pontes e nunca de as queimar. Deves trabalhar a tua capacidade de empatia e de negociação, já que a primeira te vai permitir perceber e entender quem está do outro lado, e a segunda vai-te permitir chegar a um consenso que resulte em situações de win-win. Entrares em guerra com as outras pessoas só vai tornar o teu trabalho mais difícil.

 

6. Faz exercício físico, alimenta-te bem e dorme aquilo que necessitas. O exercício físico liberta endorfinas (hormona da felicidade), faz-te parecer mais novo e dá-te mais energia no dia a dia. Quanto a mim parecem-me demasiadas vantagens para não as aproveitares, a única coisa que tens de prescindir é de 30m por dia para o realizar. Uma excelente alimentação também te torna mais saudável, transforma o teu cérebro num orgão mais "oleado" e faz-te sentir mais leve. Come muitos vegetais, gorduras ricas em ómega 3 como o azeite ou peixes gordos como salmão ou sardinha e bebe água continuamente ao longo do dia. Tenta ainda comer mais carnes brancas e menos vermelhas. Finalmente, nunca facilites na hora de descansar. O teu cérebro não funciona bem quando não dormes o suficiente, portanto dorme a quantidade de horas que necessitas. No meu caso fico bem com 7h a 7h30, portanto tento não dormir nem mais nem menos.

 

Exercício Físico

 

7. Junta algum dinheiro que te permita fazer face às tuas despesas mensais por um período de 6 a 12 meses. Podes pensar que este hábito está um pouco desenquadrado com os que te apresento acima, mas não subestimes o poder que teres esta almofada financeira te dá. Em primeiro lugar, cultivar um hábito de poupança é uma excelente forma de te preparares para o teu futuro e para a tua reforma. Em segundo lugar, teres este dinheiro de lado permite concentrares-te unicamente nas tuas funções do dia a dia, e não em dinheiro. Profissionais que se preocupam demasiado com contas que têm para pagar não são tão produtivos. Tens muitas empresas que pagam muito bem a alguns dos seus colaboradores para que eles não tenham que dispender massa cinzenta a pensar em dinheiro. Assim, quando algum imprevisto te acontece como um arranjo no carro, já não vais andar em sofrimento a pensar onde vais buscar o dinheiro, podes viver uma vida mais tranquila. Outra vantagem é que ter dinheiro te pode abrir oportunidades que estão vedadas quando não o tens. Por exemplo, se quiseres ir tirar um MBA podes ir fazê-lo sem estar a depender de empresas de crédito ou bancos, é tudo mais tranquilo e rápido. Também te permite encarar o dia a dia com outra atitude, já que vais deixar de ter tanto medo de vir a ser despedido. Em algumas pessoas isso transforma-se em mais garra e vontade de arriscar (algumas pessoas têm demasiado medo de errar e de vir a ser despedidas), o que na maioria das vezes origina bons resultados.

 

Agora é a tua vez. Dos hábitos que te apresento acima, és fã de algum? Quantos praticas no teu dia a dia?

 

Por hoje é tudo, até à próixma 

 

 

25
Set19

Tipos de liderança de um gestor de projetos

Luís Rito

Olá a todos 

 

Hoje quero abordar um tema que por vezes é esquecido pelos gestores de projeto, a forma como lideram as suas equipas. Não existe um estilo de liderança único que funcione para todas as situações, motivo pelo qual vos vou falar de vários tipos que podem adotar no vosso dia a dia. A informação que partilho convosco foi recolhida do livro "PMP Exam Preparation", um livro especialmente escrito para ajudar pessoas a passar na certificação PMP (Project Management Professional) do PMI (Project Management Institute).

 

Avançando, para que possas escolher o estilo de gestão indicado deves sempre ter em conta fatores como o teu estilo de gestão pessoal, a experiência da equipa e quais as suas necessidades e também a complexidade do teu projeto. O mais normal é que no decorrer do projeto tenhas que utilizar vários tipos de gestão, consoante o contexto em que te vais encontrar. Por exemplo, no início do projeto é possível que tenhas que adotar uma postura mais diretiva de forma a providenciar direção para a equipa, mas durante a execução poderás assumir uma postura mais colaborativa e de coaching à equipa.

 

Liderança

 

Alguns dos estilos que poderás adotar são os seguintes (vou manter os termos na língua inglesa por uma questão de facilidade):

 

Directing - Neste estilo basicamente o gestor diz à equipa o que tem que fazer.

Facilitating - Quando neste estilo, o gestor de projeto coordena os inputs da equipa e ajuda por exemplo no desbloqueio de problemas.

Coaching - Este estilo baseia-se muito em ajudar os membros da equipa a atingir os seus próprios objetivos.

Supporting - Este estilo significa que o gestor de projeto providencia assistência e apoio à equipa durante todo o ciclo de vida do projeto.

Autocratic - Método top-down, onde o gestor tem o poder para fazer o que quiser e a equipa realiza sem possibilidade de rebater.

Consultive - Método bottom-up, onde o gestor utiliza a influência que vai ganhando junto da equipa para obter resultados. O gestor ouve a opinião da equipa e atua mais como um servant-leader.

Consultive-Autocratic - Uma mistura dos dois últimos que referi acima. Nestes casos o gestor recolhe a opinião da equipa, mas depois recai sobre ele a decisão final.

Consensus - Como o nome indica, este estilo de liderança tem tudo a ver com obter o consenso da equipa na resolução de um problema ou na tomada de uma decisão.

Delegating - Neste estilo de liderança, o gestor define os objetivos mas depois transfere autoridade à equipa para os atingir e para os executar.

Bureaucratic - Este estilo foca-se muito em processo. Pode ser fundamental em situações onde ir ao detalhe é muito importante ou por exemplo em projetos de âmbito legal.

Charismatic - O motivador. Este estilo de liderança visa aumentar a energia da equipa, fazendo-a acreditar que tudo é possível. O principal objetivo é motivar a equipa.

Democratic ou Participative - Este estilo de gestão encoraja a equipa a participar em decisões importantes do projeto. Os membros da equipa ficam assim "donos" de tarefas específicas ou de certos objetivos.

Laissez-faire - Este estilo de liderança é basicamente deixar a equipa fazer o seu trabalho em paz. O gestor não está diretamente envolvido no trabalho, podendo no entanto ser consultado caso a equipa assim o entenda. Ideal para equipas muito experientes.

Anaytical - Este estilo depende muito das competências técnicas do gestor de projeto. Este tipo de gestores toma muitas vezes decisões de âmbito mais técnico que depois comunica à sua equipa. Tem também um grande foco em dados. 

Driver - Gestor que se encontra constantemente a mostrar o caminho. Normalmente fornece muita informação à equipa e corrige o trajeto caso esta se desvie do objetivo.

 

Confesso que eu próprio utilizo muitos dos estilos que vos falo acima, mas aqueles com que me identifico mais são os que fomentam o trabalho em equipa e a colaboração.

E tu, com quais te identificas?

 

Até à próxima 

 

22
Set19

Fases de desenvolvimento de uma equipa

Luís Rito

Olá a todos 

 

Hoje vamos falar sobre as fases que existem no desenvolvimento de uma equipa. Enquanto gestor de projeto, algo que terás de enfrentar muito durante a tua carreira é a criação de novas equipas. Decerto já reparaste que quando uma equipa se encontra formada à algum tempo torna-se tudo mais simples, as pessoas já se conhecem, já sabem com o que podem contar e acima de tudo têm claro qual o seu papel e responsabilidade dentro da própria equipa. 

 

O modelo mais famoso que visa explicar a dinâmica de uma equipa, desde a sua criação até ao seu término é o modelo de Tuckman. É sobre este modelo que te quero falar hoje. Contudo quero incluir também um ponto extra ao modelo que considero que te vai ajudar enquanto gestor de projeto. Em cada uma das fases de desenvolvimento de equipas que compõem o modelo de Tuckman, vamos ainda perceber qual o papel do líder da equipa em cada uma delas, já que este é fundamental para o seu sucesso.

 

Sem mais demoras, as 5 fases que compõem o modelo são as seguintes (mantenho a língua original, ou seja o inglês): Forming, Storming, Norming, Performing e Adjourning. Detalho abaixo cada uma delas.

 

Modelo de Tuckman

 

Forming

 

Fase em que os membros da equipa são reunidos e onde vão começar a trabalhar enquanto equipa. Geralmente nesta fase as pessoas são ainda muito cautelosas umas com as outras, já que ainda se estão a conhecer. Podem existir pessoas que vão acusar algum grau de ansiedade, pois vêem-se de repente rodeadas de outras pessoas que não conhecem e com o qual não se sentem à vontade. Nesta fase irá muito provavelmente também existir pouca definição de quais as responsabilidades de cada membro da equipa, o que pode levar a mais ansiedade e desilusão. 

Papel do líder: Enquanto líder, terás de ter um papel dominante nesta fase. Devido ao facto de muito provavelmente não existir definição clara de responsabilidades entre todos os membros (seja porque não foi definida, seja porque as pessoas ainda não as interiorizaram), deves fazer reuniões individuais com cada um dos membros da equipa. Essas reuniões para além de serem muito importantes para clarificar as responsabilidades de cada um, são também ótimas para perceber quais os objetivos, ambições ou intereses dos membros da equipa. Essa informação é fundamental para que consigas colocar as pessoas certas a trabalhar nas tarefas certas. 

 

Storming

 

Nesta fase começam a existir algumas discussões e desacordos no seio da equipa. Finda a fase de forming, as pessoas já ganharam confiança umas com as outras, o que lhes permite expôr a sua opinião de forma mais efusiva. É nesta fase que alguns pontos de vista contrários começam também a emergir, por exemplo, diferentes formas de trabalhar vão originar na maioria das vezes uma discussão sobre o que é certo e o que é errado. Não digo que discussão seja algo mau, tem é que ser feito de uma forma construtiva, o que muitas vezes não acontece. Interessa referir que a maioria das equipas falha na fase de storming, principalmente quando não consegue ultrapassar as diferenças que existem entre os seus membros. Outra situação que pode acontecer nesta fase é uma diferenciação entre volume de trabalho entre membros da equipa. Pode acontecer alguns elementos terem um volume de trabalho muito elevado enquanto outros não. Isto invariavelmente leva a descontentamento e desmotivação.

Papel do líder: Nesta fase o líder tem que estar muito presente e atento ao que se passa. Deve assumir uma postura mais diretiva e encaminhar a equipa para o caminho correto sempre que alguns membros se tentem desviar. Deve reduzir ainda a tensão que possa existir entre algumas pessoas. Caso ainda existam dúvidas relativamente à forma de trabalhar ou às responsabilidade de cada um, o líder deve atuar de imediato e clarificar ambos o pontos.

 

Norming

 

De uma forma gradual a equipa vai avançando da fase de storming para a fase de norming. As pessoas começam a respeitar-se umas às outras, começam a aceitar as diferenças de cada um, encarando-as inclusive como uma vantagem e aprendem a trabalhar em conjunto. É nesta fase que normalmente as pessoas se começam a conhecer melhor, seja na esfera profissional seja na esfera pessoal. Começam a ir beber café ou a almoçar em conjunto, e laços de amizade surgem. É também nesta fase que alguns resultados positivos poderão começar a emergir, trazendo motivação extra para toda a equipa. Deixo só um alerta, a transição da fase de storming para a fase de norming é talvez a mais difícil e demorada, enquanto líder não podes desmotivar. Tens que ser muito persistente e continuar a facilitar esta transição.

Papel do líder: Nesta fase o líder é mais um facilitador e motivador. Deve mostrar à equipa os bons resultados, deve desenvolver o processo de trabalho de forma a perseguir uma maior performance e deve ainda adequar as qualidades e interesses das pessoas às tarefas e responsabilidades existentes. 

 

Performing

 

Esta é a fase ideal de uma equipa. Todos sabem claramente quais as suas responsabilidades dentro da equipa, todos se conhecem e respeitam-se enquanto pessoas e profissionais, o processo de trabalho está rotinado e otimizado e existe um flow de trabalho constante. Esta fase é caracterizada por uma elevada produtividade e performance. Existe ainda motivação e confiança entre membros da equipa, e por vezes até um sentimento de orgulho por fazer parte da equipa.

Papel do líder: Nesta fase a necessidade de supervisão é pequena, portanto o líder pode agora concentrar-se no desenvolvimento individual de cada uma das pessoas. É nesta fase que se costuma dizer que se o líder não estiver durante algumas semanas, a equipa conseguirá de forma sustentada continuar a produzir excelente trabalho. Deve portanto existir um foco maior em coaching individual a cada uma das pessoas, permitindo trabalhar nos pequenos detalhes que vão produzir grandes resultados no futuro. 

 

Adjourning

 

Fase de separação da equipa. Esta terá de acontecer caso a tua equipa tenha sido formada no âmbito de um projeto, já que estes têm um início e fim bem definidos. Esta fase pode ser muito difícil para algumas pessoas, principalmente aquelas que criaram laços muito fortes com outros elementos da equipa, ou sempre que exista pouca visibilidade do sítio para onde irão trabalhar no futuro. 

Papel do líder: Encorajar as pessoas a refletir sobre toda a experiência que foi o projeto.Tranquilizar quem esteja mais inseguro sobre o futuro e sobre o eventual afastamento com quem trabalhou nos últimos tempos. Fomentar o contacto futuro entre as pessoas, não é por um projeto ter terminado que vão deixar de ser amigos ou de estar em contacto. 

 

E é isto. São estas as 5 fases do modelo de Tuckman. Se fazes parte de uma equipa decerto identificas-te com algumas das coisas que te fui escrevendo. Faço-te um desafio, sabes em que fase se encontra a tua equipa neste momento?

 

Por hoje é tudo, espero que tenhas gostado e até à próxima 

 

16
Set19

E se tivesses um cérebro extra?

Luís Rito

Olá a todos, espero que se encontrem bem.

 

Recentemente li um livro que achei muito interessante. Fala sobretudo de como podes aumentar a tua produtividade para níveis que nunca pensaste ser possível. Muitos dos pontos que o livro aborda são senso comum, mas é assustador como nunca pensámos neles antes. Hoje quero partilhar convosco um modelo descrito no livro e como com uma simples técnica podes ter um cérebro extra . O livro que te falo é o "Productivity Ninja" do autor Graham Allcott. Podes dar uma vista de olhos na Amazon através deste link.

 

Bom, vamos por partes. O autor refere muitas vezes o poder de teres um mecanismo para guardares tudo o que pretendes realizar, sempre fora do teu cérebro. A ideia é libertares a tua mente e fazeres este registo numa aplicação, folha, caderno, etc. O sítio onde vais efetuar o registo de todas as tuas tarefas vai funcionar como um segundo cérebro, permitindo-te navegar por ele de uma forma simples e eficaz, possibilitando escolheres as tarefas mais adequadas para a tua semana e consequentemente para o teu dia. Tens que ter algum rigor na forma como mantêns o teu segundo cérebro atualizado, já que é a única forma de vires a confiar a 100% nele.

 

Na minha opinião, a melhor forma de fazeres este registo é através de aplicações na cloud, já que te permitem ter acesso às tuas tarefas no teu telemóvel, tablet ou computador. Ferramentas como o Microsoft To Do, Onenote, Evernote ou o Todoist permitem ainda que possas movimentar tarefas entre grupos de uma forma muito rápida. O bom velho caderno também é ótimo para registar tarefas, contudo torna mais difícil a movimentação de tarefas entre grupos e também a sua prioritização.

Por esta altura deves estar a perguntar-te do porquê de investires mais tempo a manter uma outra aplicação viva. Falo-te por experiência própria quando digo que vale muito a pena. O facto de tirares todas as atividades da tua cabeça dá-te uma claridade e foco incríveis. Mais, permite-te definir prioridades para todas essas tarefas e manteres olho nos teus objetivos de médio e longo prazo. Outra vantagem é que te permite ao longo dos teus dias ir recolhendo novas ideias & tarefas e registando-as rapidamente no teu segundo cérebro, evitando que fiquem esquecidas.

 

Deves escolher uma ferramenta que te permita criar grupos e listas de uma forma simples, já que te vão ajudar a agrupar a informaçao de forma lógica. Abaixo coloco-te exemplos de listas e grupos que podes criar (segundo o livro que te falei no início deste post). Podes utilizar como inspiração para a tua própria estrutura.

 

Referência - Como o nome indica, deves registar aqui informação que consideres importante guardar para futuro. Aqui é mais normal que os registos não sejam propriamente tarefas mas sim registos de informação útil e relevante. Encara como algo onde não tens que fazer nada no momento, mas parece demasiado importante para deitar fora (como a roupa ou as panelas que as nossas mães acumulam ao longo dos anos ).

 

Lista de boas ideias - Lista onde deves registar ideias que consideras serem boas, e que aches que vale a pena olhar para elas mais uma vez. O que fica registado nesta lista terá prioridade baixa, ou seja, não te sintas obrigado a realizar tudo o que lá tens. Encara-a como uma lista de coisas que achas boa ideia vir a realizar no futuro. Deves colocar o máximo de ideias nesta lista, sem que te sintas culpado por não as realizar.

 

Lista de espera - Nesta lista caem todas as tarefas que já não dependem de ti, ou seja, aguardam ação de uma outra pessoa. É ideal para não te esqueceres de tarefas em que dependes da resposta de alguém, como por exempo, quando delegas uma atividade. Isso torna-a perfeita para que de tempos em tempos a consultes e faças disparar uns quantos emails ou chamadas de follow-up.

 

Grupo de projetos - O grupo de projetos deve conter uma lista para cada um dos projetos em que estejas envolvido, permitindo-te uma mais fácil navegação.

 

Lista Mestre - Nesta lista deves colocar todas as tarefas que não cabem em nenhuma das listas acima. Será a tua maior lista, e aquela que mudará com mais frequência. Se preferires, podes optar por criar um grupo ao invés de uma lista, e dentro desse grupo mestre podes ir acrescentando listas para te ser mais fácil navegar. Podes por exemplo dividir a tua lista mestre em "Pessoal", "Profissional", "Chamadas a realizar", "Pensar/Decidir" entre outros. A lista mestre será diferente de pessoa para pessoa.

 

Hoje - Lista que deve conter todas as tarefas que planeias realizar no dia atual. Basicamente algumas das tarefas que vivem em todas as listas acima, são colocadas na lista hoje para entrarem no teu pipeline de tarefas a realizar no dia em que te encontras.

 

Agora que conheces as listas, vou-te falar do fluxo (CORD) que deves seguir para fazeres uma boa gestão do teu segundo cérebro. Primeiro, dá uma vista de olhos na imagem abaixo.

 

Ninja CORD diagram

Imagem obtida através do site https://thinkproductive.co.uk/

 

Tudo começa com a captura de informação, seja através de ideias que possas ter, telemóvel, conversas de café, reuniões, emails, etc. A pergunta que deves colocar desde logo é, "Existe uma ação que deve ser realizada?". Em caso negativo, deves colocar esse registo num de três sítios, o lixo, a tua lista de referência ou a tua lista de boas ideias. 

Caso exista uma ação que deva ser realizada, deves verificar se a ação é ou não para ti. Em caso negativo deves colocá-la na tua lista de espera. Se por outro lado a ação é para ti, utiliza o teu grupo mestre ou o teu grupo de projetos para a registares. Finalmente, caso a tua ação tenha um deadline, regista-o na tua tarefa ou no teu gestor de email como por exemplo o Outlook para que não te esqueças.

 

Idealmente deverias ter sempre momentos de revisão de toda a lista, como por exemplo um momento semanal onde defines o que pretendes fazer durante a semana, e outro diário onde defines o que deves fazer diariamente (com base no que planeaste para a semana). Nao vou mentir, isto é algo que envolve algum trabalho e muita consistência, mas garanto-te que vai elevar a tua produtividade para níveis onde nunca estiveste. Se te sentires pronto, começa já amanhã, um passo de cada vez. Começa por criar a tua estrutura e vai alimentando-a de tudo o que te for chegando. O importante é consistência até criares o hábito .

 

Por hoje é tudo, espero que tenhas gostado, até à próxima!

 

11
Set19

Agilizar a transformação digital

Luís Rito

Olá a todos, espero que se encontrem bem 

 

Hoje quero partilhar convosco um artigo que escrevi no passado, mas que ainda considero estar atual. Transcrevo abaixo na íntegra, caso queiram aceder ao original, basta seguir este link.

 

Nunca como nos dias de hoje se falou tanto sobre transformação digital. Cerca de 91% das empresas afirmam que uma implementação rápida da sua estratégia de transformação digital irá trazer grandes benefícios para a sua organização, e 96% afirmam que realizar uma transformação digital no seu negócio é encarado como crítico para o sucesso futuro.

Um dos principais desafios encontrados pelas empresas que empreendem numa transformação digital do seu negócio passa pela sua execução no "time to market" pretendido e dentro dos parâmetros de qualidade exigidos pelos seus clientes.

 

Um dos métodos preferenciais das organizações passa pela redefinição das suas "customer journeys", isto é, os principais percursos realizados pelos seus clientes sempre que interagem com a empresa. O banco inglês Lloyds é um excelente exemplo de sucesso, tendo conseguido alterar 10 "customer journeys" estratégicas para o seu negócio, tornando-as e transformando-as de modo a serem mais digitais e com grande foco na experiência cliente. Isso permitiu por um lado uma redução de custos, um aumento de eficiência e um alinhamento com a forma como os seus clientes querem interagir com o banco (menos presencial e mais digital ou por telefone). As grandes necessidades dos clientes continuam a ser exatamente as mesmas do século passado, comprar uma casa, comprar um automóvel, realizar um projeto pessoal. O que alterou significativamente foi a forma como o cliente quer interagir com o seu banco. Tomando, por exemplo, o caso do Lloyds, um dos primeiros "customer journeys" a ser otimizado foi o processo de abertura de conta. Através de um processo de simplificação e digitalização, é agora mais simples do que nunca realizar este tipo de operação. Não é de estranhar que a quantidade de clientes ativos a utilizar meios digitais do banco tenha disparado, sendo hoje cerca de 12,5 milhões num total de 25, tornando o Lloyds no maior banco digital do Reino Unido.

 

Digital

 

É justamente neste tipo de cenários (e não só) que metodologias "agile" podem acrescentar grande valor. Uma transformação digital com grande foco na experiência de cliente exige um novo "mindset" na abordagem ao conceito de projeto. Palavras como "flexibilidade", "criação de valor", "melhoria contínua" ou "entrega rápida e incremental" devem fazer parte do vocabulário de um gestor de projetos moderno.

 

Em média, 45% das funcionalidades planeadas e implementadas em projetos de "software" nunca são utilizadas. Este tipo de situações representa um elevado custo para as organizações, já que os seus recursos estão a ser utilizados em algo que não vai criar valor futuro. Para agravar esta situação, existe ainda um outro custo que por vezes não é quantificado por parte das empresas, o custo de oportunidade. As empresas devem, portanto, fazer regularmente a seguinte questão: "O que não estamos a realizar ao investir o tempo dos recursos em algo que poderá nunca vir a ser utilizado?"

 

O grande desafio da gestão moderna passa por olhar para projetos como um conjunto de funcionalidades, isto é, ao invés de realizar somente uma entrega (projeto), a tendência passa pela realização de várias entregas ou funcionalidades ao longo do tempo. Esse princípio é amplamente defendido por metodologias "agile", o que permite um aumento de flexibilidade (permite decidir rapidamente se certas funcionalidades são ou não implementadas), criação de valor (desenvolver apenas as funcionalidades que criam valor para o negócio) e entrega rápida e incremental de valor para a organização.

 

Parafraseando o autor Howard Hughes que utiliza uma frase tão simples, mas ao mesmo tempo tão complexa, o grande desafio das empresas passa por "think big, act small". Cultivar um ambiente de start-up com uma elevada cultura enérgica e um aumento da velocidade na entrega de valor exige um elevado pragmatismo e foco no objetivo. A medição contínua do progresso em intervalos curtos permite a rápida implementação de ações corretivas sempre que tal seja necessário. A correção dos planos e a capacidade de agir em tempo real são uma poderosa ferramenta de gestão, que deve ser utilizada no dia a dia de um gestor.

 

Urge, portanto, dar uma oportunidade ao "agile", mas da forma correta. Para uma melhor implementação deste tipo de metodologias, a utilização de um conjunto de recursos com um elevado nível de formação em "agile" e alinhados com uma cultura de entrega de benefícios que criam valor real aos seus clientes é essencial. A necessidade da grande maioria das empresas ter de se reinventar e investir numa transformação digital é uma fantástica oportunidade para o fazer. Vivem-se tempos de mudança e é fundamental dar o primeiro passo e arriscar.

 

Espero que tenham gostado, por hoje é tudo, até à próxima 

 

04
Set19

Gere a tua carreira , ninguém o vai fazer por ti

Luís Rito

Olá a todos , espero que se encontrem bem.

 

Hoje escrevo-vos num ambiente mais informal, na varanda do hotel onde estou hospedado a gozar as minhas merecidas férias . Antes que comecem a chamar-me nomes, deixem-me explicar o porquê de estar a partilhar esta informação. As férias são sempre momentos ótimos para desligar da loucura do dia-a-dia e pensar onde estamos e para onde queremos ir. É também um excelente momento para pensares na tua carreira. Muitas vezes tenho falado com excelentes profissionais que põem toda esta tarefa nas mãos da empresa onde trabalham, o que para mim é um grande erro. Não digo que não seja importante ter em mente o que a empresa espera que faças, mas é só um primeiro passo. Noutras situações, vejo pessoas que facilmente ficam desmotivadas porque as suas empresas não têm planos de desenvolvimento bem definidos, e portanto optam por assumir uma atitude passiva (não fazer nada e somente criticar).

 

Do meu ponto de vista, a tarefa de definição de um plano de desenvolvimento deve ser algo que deves levar muito a sério! E caso a tua empresa não te dê nenhum, deves fazê-lo tu mesmo. Aliás, deves fazê-lo ainda que a tua empresa te dê de bandeja um plano de carreira e formação. Ninguém melhor que tu sabe as lacunas que tens, quais as tuas forças e onde te vês daqui a 5 anos. Este tipo de trabalho deve ser executado quando te encontres num período de atenção máxima, ou seja, com grande foco na tarefa que tens em mãos. Para leres mais sobre momentos de atenção máxima, dá uma vista de olhos no post "Como geres a tua atenção?".

 

Normalmente opto por dividir o meu plano de desenvolvimento em rubricas maiores, como por exemplo, formação, certificações, experiência, rede de contactos, ferramentas e projetos que quero realizar. Tudo isto deve sempre ser preenchido com um olhar atento no teu futuro próximo, ou seja, onde te vês daqui a uns anos (normalmente 5). O plano não passa de um conjunto de ações que te permitem pouco a pouco chegar ao teu objetivo. É como um projeto, podes acrescentar milestones ao longo do caminho, e não te inibas de ter momentos de celebração quando os conseguires atingir.

 

Crescimento

 

Para que possas ter uma ideia mais clara de como fazer um plano de desenvolvimento, coloco-te abaixo um exemplo para alguém que ambiciona um dia ser gestor de projetos.

 

Formação

 

Que formação necessitas de ter para vir a ser um gestor de projetos? Caso pretendas tirar uma certificação do PMI (Project Management Institute), como por exemplo o PMP (Project Management Professional), necessitas obrigatoriamente de uma formação em gestão de projetos. Deves criar tarefas que te permitam chegar lá. Por exemplo, fazer pesquisa sobre que formações são aceites para te candidatares ao PMP, investigar a que tem melhor relação preço/benefício, garantir que tens recursos financeiros para a realizar e avançar para a sua concretização. 

Para além da formação em gestão de projetos, gostavas de investir em algo mais? Por exemplo, formações em liderança e negociação são sempre algo muito importante para um gestor de projetos. Repara que quando falo em formação não tem que ser sempre em sala. Existem várias formas de te formares, como por exemplo leres livros, assistires a formações através da internet ou simplesmente ver palestras de pessoas com experiência no tema através do YouTube. Na era da internet só não aprende quem não tem vontade de o fazer.

 

Certificações

 

Para além da formação, queres investir em certificações? As certificações acabam por ter um maior reconhecimento no mercado de trabalho, já que certificações têm sempre um exame associado que atesta as capacidades do formando. Dito isto, no exemplo que te dei, creio que algumas boas certificações seriam o PMP para gestão de projetos tradicional ou a PMI-ACP para gestão de projetos Agile. Podes também concluir que preferes investir em Six Sigma, Lean, Scrum, etc...as possibilidades são enormes.

 

Experiência

 

Que experiência necessitas para ser um gestor de projetos? Aqui depende muito de onde estás enquadrado. Diria que é sempre uma grande mais valia perceber do negócio onde te encontras. Se por exemplo estás na banca certifica-te que sabes bem todos os seus truques & dicas e que conheces a grande maioria dos termos técnicos. Depois da experiência no negócio, deves focar-te em experiência técnica. No nosso exemplo, se não tens qualquer experiência em gestão de projetos, tenta primeiro ser parte integrante de uma equipa de projeto. Dessa forma podes observar diretamente como age o gestor do projeto, como lida com os problemas e como gere a equipa. Se tiveres possibilidade oferece-te para voluntariado relacionado com gestão de projetos. Finalmente, tenta adotar a gestão de projetos ao teu trabalho atual, pensa nas tuas tarefas de forma estruturada, por exemplo se têm dependências entre elas, qual o seu esforço e quando é expectável concluires cada uma delas. Aproveita todas as oportunidades para aprenderes as bases.

 

Rede de contactos

 

Existem contactos que podes realizar que te permitam atingir mais facilmente o teu objetivo? Se sim, deves listá-los a todos e definir qual a estratégia de abordagem para cada um deles. Imagina que a tua empresa já tem um grupo de gestores de projeto. Diria que um dos teus maiores interesses deve ser interagir o máximo possível com eles. Normalmente as pessoas gostam de ajudar, basta que peças. Pede ajuda, tenta perceber quais as suas tarefas no dia-a-dia, tenta obter orientação/coaching da parte deles, a sua experiência vai ser para ti de um valor enorme. Podes também fazer uso do LinkedIn para te ligares a pessoas da mesma área/indústria, utiliza o poder da internet.

 

Ferramentas

 

Que ferramentas tens que dominar para atingires o teu objetivo? No nosso exemplo poderia por exemplo ser o Microsoft Project, Excel (avançado), Visio, Jira, Sharepoint, etc. Dedica algum do teu tempo a aprender mais sobre todas essas ferramentas, e acima de tudo pratica muito...é a única forma real de aprender algo. 

 

Projetos a realizar

 

Queres realizar um ou mais projetos pessoais nos próximos tempos? Deves listar aqui todos os pontos onde queres investir o teu tempo. Podes por exemplo querer escrever um artigo por mês sobre gestão de projetos, escrever um livro, desenvolver uma app ou criar um blog. As opções são infinitas. Escolhe sempre algo que te motive.

 

Após identificares que pontos queres desenvolver em cada uma das rubricas que te enumerei acima, deves organizá-las como se de um projeto se tratasse. Este é o ponto mais importante, a tua capacidade de execução é bem mais relevante que a de planeamento. Podes ser o melhor planeador do mundo, mas se não pões em prática o teu plano não te vai servir de muito.

Assim, todas as tarefas que definiste no teu plano devem ter uma data limite, se não tiverem vais acabar por perpetuá-las no tempo e não vais conseguir realizar a grande maioria delas. Tens que ser implacável na concretização do teu plano de desenvolvimento, garanto-te que é um exercício que vale a pena. Também te garanto que quando olhares para trás e visualizares tudo aquilo que já concretizaste vais perceber a evolução que tiveste ao longo dos anos. Este exercício dá-te uma clareza e foco total, o que te permite também descartar tarefas que não estejam alinhadas com a tua visão futura. Lembra-te que nos dias de hoje menos é mais!

 

E tu, já investiste na realização do teu plano de desenvolvimento?

 

Espero que tenhas gostado, até à próxima 

 

 

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