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O Gestor de Projeto Moderno

O Gestor de Projeto Moderno

28
Jul19

Pensa bem quando dizes que não tens tempo

Luís Rito

Olá a todos ,

 

Hoje pensei escrever-vos sobre algo que afeta a grande maioria das pessoas nos dias que correm, a suposta falta de tempo! Não sei se é moda, mas todos agora adoram dizer que estão sempre mega ocupados e sempre "sem tempo para nada". Como se o simples facto de andarem a correr de um lado para o outro representasse o quão bons profissionais são. Não sei se já sentiste esta espécie de epidemia dos tempos modernos, mas acredito que concordas que principalmente nas grandes cidades as pessoas têm um pouco esta mentalidade.

 

Sendo isto um blog, e portanto um sítio onde posso partilhar a minha opinião sem problemas, acredito que esta moda do profissional super ocupado não é o caminho a seguir. Aliás, no futuro a humanidade tem que batalhar para conquistar algo que foi perdendo ao longo dos anos, a sua criatividade. Numa era de inteligências artificiais que executam tarefas de forma bem melhor que nós, temos que ser cada vez mais inteligentes e criativos, pois é aí que as máquinas começam a ter dificuldades. Com toda esta introdução já me estou a desviar um pouco do assunto original, mas tenta entender que o futuro não é sermos máquinas, pois para isso já existem computadores bem mais rápidos que nós.

 

O tema que quero aprofundar mais é a característica que temos para dizer vezes sem conta a frase "não tive tempo para...". Não consigo ler porque não tenho tempo, não consigo ir ao ginásio porque não tenho tempo, não consigo trabalhar num projeto pessoal porque trabalho a full-time, e portanto, não tenho tempo. Contudo existe algo que me deixa muitas vezes pasmado quando oiço comentários deste género, já que muitas dessas pessoas vêem por exemplo séries atrás de séries no Netflix ou fazem 10 posts no Facebook por dia. Não critico quem o faz, mas então deixem de dizer que não têm tempo, digam antes que, não leem mais, nem vão ao ginásio, nem avançam com os vossos projetos pessoais, porque preferem ver séries a fazer esse tipo de atividades. Essa sim é a forma de dizer as coisas como elas são. Dizer que se está muito ocupado e sem tempo e ao mesmo tempo saber de cor e salteado 10 séries diferentes não está correto.

 

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Se por outro lado és como eu e estás sempre a tentar otimizar o teu tempo, sabes melhor de ninguém como está dividido o teu dia. Esta é a forma de melhorares e tentares extrair mais dele. Por exemplo, se vais de comboio ou autocarro para o trabalho e demoras 30m para cada lado, ao invés de ires a jogar jogos ou nas redes sociais, leva um livro e começa a ler. No final da semana isso representa 5h de leitura, o que te torna um ser humano bem mais informado que a pessoa que vai ao teu lado a jogar Candy Crush. Se tiveres possibilidade, aloca blocos de tempo durante o teu dia, e tenta ser fiel a eles. Desta forma sempre que quiseres introduzir algo novo, sabes que tarefas podes prescindir a favor de outras.

 

Dou-te um exemplo muito simples, para mim, um dia típico de semana é assim:

 

6h45 - 7h: Acordar e tomar o pequeno-almoço

7h - 7h30: Treino da manhã (treino de força)

7h30 - 8h: Tomar duche e preparar-me para sair

8h - 8h20: Deslocação para o trabalho

8h20 - 18h30: Horário de trabalho

18h30 - 18h50: Deslocação para casa

18h50 - 20h: Treino 2 (cardio)

20h - 22h: Jantar e estar com a família

22h - 23h00: Ler & Trabalhar projetos pessoais

23h00 - 23h15: Preparar para dormir

23h15 - 6h45: Dormir

 

Olhando para a minha rotina diária, por exemplo, se quiser incorporar algo novo como por exemplo estudar temporariamente para um exame, já sei que o posso fazer por exemplo no bloco de tempo do treino 2 ou no bloco de tempo das 22h às 23h30. Como sei que sou uma pessoa bem mais produtiva de manhã, provavelmente não será boa ideia estudar das 22h às 23h30, pelo que poderei alterar o estudo para logo de manhã, fazendo então os ajustes necessários ao que resta do meu dia. Acredito que com algum planeamento, torna-se injusto dizermos constantemente que não temos tempo, já que afinal de contas trata-se apenas de fazermos escolhas. Estamos limitados a 24h (e ainda por cima temos de dormir ), portanto o que acontece é que vais ter que definir prioridades e escolher aquilo que queres mesmo fazer. Uma das próximas alterações que vou fazer à minha rotina é realizar todos os treinos de manhã (treino de força e cardio), deixando o meu final de dia para ler mais e para trabalhar nos meus projetos pessoais. Claro que se quero fazer mais pela manhã, vou acordar 45m mais cedo, ou seja, pelas 6h. É este tipo de tradeoffs que tens que fazer no teu dia a dia para ganhares tempo.

 

Por exemplo, se queres mesmo ir ao ginásio, tenta fazê-lo logo pela manhã, já que apenas depende de ti levantares-te e ires treinar. De tarde podes não ter a mesma oportunidade, já que em muitos empregos surgem imprevistos que por vezes temos de resolver. Para conseguires fazer o treino de manhã tenta deitar-te mais cedo e também levantar-te mais cedo. Um estudo realizado à uns anos pela ACNielson revelou que os Portugueses são o povo mais noctívago do planeta! Apenas 25% da população se deita antes da meia-noite, e dos outros 75%, cerca de 30% deita-se depois da 1h da manhã! A questão que coloco é...o que é que ficamos realmente a fazer para nos deitarmos tão tarde? Arrisco-me a dizer que ou a ver televisão ou em frente ao computador/telemóvel/tablet a "matar o tempo".

 

Tenta não ser só mais um, utiliza o teu tempo de forma racional e vais conseguir o que quer que te proponhas a atingir. Lembra-te de uma coisa, todos nós temos 24h por dia, ninguém tem mais, ninguém tem menos. A forma como valorizas o teu tempo é que faz toda a diferença. É por isso que grandes empresários conseguem erguer impérios. Exemplos como Elon Musk, Bill Gates, Steve Jobs são a prova que em 24h consegues fazer aquilo que quiseres. Trata o teu tempo como o teu bem mais precioso, e não o desperdices.

 

Por hoje é tudo, espero que tenhas gostado. Até à próxima 

 

 

22
Jul19

Os 7 hábitos dos gestores de projeto brilhantes

Luís Rito

Olá a todos 

 

Recentemente li um livro de gestão de projetos dos autores Stephen Barker e Rob Cole, chamado Brilliant Project Management. Para quem tenha curiosidade, pode consultá-lo aqui. Um dos pontos que gostei foi o facto dos autores referirem 7 hábitos dos gestores de projeto brilhantes. Não sei se acontece o mesmo contigo, mas pessoalmente gosto sempre de ler estas listas, porque facilmente consigo aplicar alguns dos hábitos no meu dia a dia, permitindo-me verificar se funcionam na realidade. Caso funcionem tento continuar a utilizar, caso não funcionem, aprendo algo com a experiência e sigo em frente.

 

Finda esta pequena introdução, escrevo-te abaixo os 7 hábitos do gestor de projeto brilhante:

 

1.Foco constante na solução

 

Sempre que um problema ocorre no teu projeto, o teu grande foco deve ser sempre a sua solução. Evita ao máximo entrar em pânico ou tentar perceber quem foi o culpado. Se tens acompanhado o meu blog, sabes que olho para os problemas como oportunidades para aprender e ser melhor. Creio que é a postura certa. Se o problema é muito grave, respira fundo e conta até 10, deves tentar acalmar-te antes de fazer o que quer que seja. Um gestor de projeto deve manter uma postura calma e no controlo da situação. Todos os problemas têm uma solução, portanto utiliza a inteligência de toda a equipa na sua resolução. Caso tenhas múltiplos problemas, prioritiza quais deves resolver em primeiro e trata de um de cada vez.

No filme Perdido em Marte, o personagem interpretado pelo Matt Damon revela a um grupo de estudantes qual foi o seu segredo para sobreviver sozinho em Marte durante tanto tempo. O segredo foi perceber de todos os problemas que lhe foram apresentados, quais os mais prioritários, e ir resolvendo um a um, sempre mantendo a força para continuar, mesmo quando tudo parecia correr mal. Por vezes ficamos afogados em muitos problemas e é fácil irmos abaixo. Tenta tratar de um tema de cada vez, vais acordar um dia e verificar que o trabalho difícil já ficou para trás.

 

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2.Ser consultivo, mas também decisivo

 

Este ponto é muito importante, já que se por um lado o gestor de projeto deve envolver a sua equipa nas grandes decisões, por outro deve estar preparado para tomar decisões sempre que por exemplo não exista consenso entre todas as partes. Apesar de considerar muito proveitoso envolver a equipa sempre que possível, a realidade é que por vezes este processo pode ser muito demorado, já que pode não existir um resultado que seja apoiado por todos. Por outro lado, um gestor de projeto que não consiga tomar uma decisão vai na grande maioria das vezes afetar negativamente o projeto, já que por vezes é necessário ter um estilo mais diretivo e decisor.

 

3.Ter um foco constante no cliente

 

Este ponto não é novidade para ninguém. Se analisarmos as empresas com mais sucesso, todas elas têm um foco permanente nos seus clientes. Deves ao máximo tentar colocar-te nos sapatos do teu cliente e ver as situações através dos seus olhos. Enquanto gestor de projeto é muito fácil ter um foco apenas no custo, prazo e âmbito do projeto, mas os projetos que obtém verdadeiramente sucesso são aqueles onde existe um grande envolvimento do cliente, permitindo então atingir as suas expectativas e objetivos. Se um projeto é entregue dentro do custo, prazo e âmbito, mas não cumpre com aquilo que o cliente necessita, é um fracasso. É por isso que deves manter foco sempre no cliente.

 

4.Negociar para obter situações win-win

 

Várias são as situações onde o gestor de projeto vai ter que fazer uso das suas capacidades de negociação. Exemplos disso são, negociar recursos para a realização de tarefas do projeto, negociar pedidos de alteração ao âmbito do projeto, pedidos para encurtar o prazo, entre tantos outros. O segredo é utilizar cada negociação como uma possibilidade de obter situações win-win, ou seja, situações onde ambas as partes ganham. Sempre que o gestor de projeto assume uma postura mais agressiva numa negociação, até pode conseguir aquilo que pretende, mas pode ganhar um inimigo de futuro. Tentar assumir uma atitude de win-loss, vai prejudicar a outra parte, e esse tipo de atitude não passa despercebido. De futuro podes ser tu a necessitar de ajuda dessa mesma pessoa, portanto tenta obter uma situação justa para ambas as partes. Vais ser mais respeitado e também conhecido como uma pessoa que utiliza a criatividade para chegar a soluções benéficas para todos.

 

5.Obter o melhor de todos

 

Colocar a pessoa certa na hora certa a executar a tarefa certa é uma característica de um excelente gestor de projeto (e também líder). Uma das tuas tarefas mais importantes enquanto gestor de projeto deve ser identificar quais as motivações e aspirações de todos os membros da tua equipa. Perguntas como o que gostam de fazer ou o que os move devem ser realizadas continuamente. Se conseguires que as pessoas da tua equipa se encontrem a realizar tarefas que gostem, vais obter enormes melhorias de produtividade e redução de erros. A motivação vai também aumentar. Claro que todos sabemos que não podemos estar 100% do nosso tempo a fazer tarefas que gostamos, é normal existir uma percentagem de tarefas das quais não gostamos ou que não nos motivam, mas se conseguires maximizar as tarefas que cada elemento da tua equipa gosta de realizar vais também conseguir construir uma equipa o mais heterogênea possível. A forma como recompensas as tuas pessoas também deve ser diferente, já que por exemplo alguns de nós gostamos de reconhecimento público, enquanto outros preferem não ficar debaixo de holofotes. Ao invés de fazeres ao outros aquilo que gostarias que te fizessem a ti, deves fazer aos outros aquilo que eles gostariam que lhes fizessem a eles.

 

6.Foco constante em adaptar e evoluir

 

Quem me conhece sabe que sou fã de adaptar e evoluir. A pior coisa que podes fazes é ficar cristalizado no tempo, e assumir que se fizeste algo no passado deves fazer o mesmo no presente. Recordo-te que um projeto é por norma um sistema complexo, onde o output de uma ação pode variar, ou seja, uma ação que realizaste num projeto passado que deu excelentes resultados pode no presente não funcionar de todo. Deves desenvolver uma atenção constante ao teu meio ambiente e a todas as suas variáveis, podes utilizar estratégias que já funcionaram no passado, mas não assumas que vão funcionar, observa, adapta e evolui. Ainda que o teu projeto esteja a correr bem, procura a melhoria, pensa no que poderias fazer melhor, naquilo que podes efetivamente potenciar e fazer evoluir. Nunca pares de aprender e experimentar.

 

7.Liderar e gerir pelo exemplo

 

Pratica aquilo que apregoas. A melhor forma de conseguires que a tua equipa siga os standards que pretendes é fazê-los tu mesmo (de forma exemplar). Neste ponto a tua consistência vai ser crucial! A tua equipa está constantemente a observar-te e a avaliar-te, e se o líder do projeto não segue as regras do jogo, porque haverão eles de seguir? Este ponto é muito importante, mantêm-te fiel aquilo que acreditas e segue-o de forma religiosa até se tornar um hábito. A tua equipa vai-te seguir se observar que o exemplo parte de ti.

 

Por hoje é tudo, até à próxima 

 

 

13
Jul19

A importância do Business Case nos projetos

Luís Rito

Olá a todos, espero que se encontrem bem 

Hoje vamos falar da importância de um Business Case nos projetos, explicar o que é, quais as suas vantagens e ilustrar que informação deve conter. Prontos? Vamos lá!

 

O que é

 

O grande propósito de um Business Case (BC) é justificar a realização de um projeto. É muitas vezes apresentado como um documento formal, mas também pode por exemplo ser um ficheiro de excel ou uma apresentação. A ideia basilar é que um BC deve conter pelo menos informação sobre qual o custo-benefício do projeto em causa. Com essa informação é possível definir qual o ROI (Return of Investment) que o projeto apresenta, para que seja mais simples aos decisores da empresa tomar decisões informadas. Isto é especialmente útil quando existe uma enorme quantidade de projetos que têm que ser realizados mas os recursos disponíveis são escassos. Com um BC para cada um dos projetos, a empresa pode decidir a sua prioridade (por exemplo de acordo com o seu ROI).

 

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Quais as vantagens em realizar um BC

 

Já fui adiantando acima algumas das vantagens na realização de um BC, mas deixo-vos abaixo mais algumas:

 

1. Alinhamento do projeto com a estratégia - Para além de um BC apresentar informação financeira de um projeto, deve também descrever sumariamente qual o seu alinhamento com a estratégia da empresa. A ideia é que não sejam realizados projetos que não partilhem a visão estratégica da empresa. Por exemplo, se a estratégia para o ano atual é investir fortemente em qualidade de serviço, as equipas de projeto devem maximizar o número de projetos que permitam o aumento de qualidade de serviço em detrimento de outros que não o façam.

2. Trazer rigor à forma como a empresa investe o seu dinheiro - Na grande maioria das empresas os recursos são muito escassos (seja financeiros seja a nível de pessoas). A forma como a empresa aplica os seus recursos é vital nos dias que correm, sob pena de ficar para trás em relação à sua concorrência. Assim, com a realização de BC´s para todos os projetos, é possível determinar quais deles têm maior potencial, ou seja, os que trazem maior ROI. Como em qualquer investimento, a empresa aplica capital com a expectativa de obter benefícios futuros, mas em muitas empresas são realizados projetos sem existir qualquer tipo de informação sobre qual o seu benefício. É como se estivesses a investir num ativo financeiro mas não soubesses sequer qual o seu possível retorno. É estar a confiar na sorte (tipo casino), e todos sabem que o casino ganha sempre não é? Não arrisques, faz BC´s para os teus projetos.

3. Trazer profisisonalismo à forma como se aprovam projetos - A elaboração de um BC permite que a seleção e prioritização dos projetos seja mais profissional, isto é, tomada com base em dados e expectativas de ganhos futuros. Espera-se também que um BC seja revisto por vários decisores, o que permitirá em teoria tomar uma decisão mais acertada, descartando por exemplo projetos que não estejam alinhados com a estratégia ou que não tragam ROI apetecível.

4. Tornar o Sponsor do projeto responsável - O Sponsor de um projeto deve ser responsável por este. Essa responsabilidade deve na minha opinião ser sempre partilhada entre o Gestor de Projeto e Sponsor, contudo cabe a este último garantir que o projeto entrega os benefícios definidos no BC. Dito de uma forma simples, o BC define que o Sponsor está a pedir à empresa um investimento de X€ para obter Y€ (caso os benefícios sejam monetários). Este tipo de atribuição de responsabilidade permite também um maior comprometimento do Sponsor para o projeto, já que este sabe que vão existir KPI´s para medir se o projeto está ou não a entregar o benefício prometido.

5. Permite definir um budget que pode ser seguido e monitorizado - Um BC aprovado definirá qual o budget para o projeto (baseline). A partir desse momento, é possível definir se o progresso do projeto está a ir de encontro com o planeado. Ferramentas como por exemplo o Microsoft Project permitem fazer este tipo de controlo a nível financeiro. Caso existam desvios, o Gestor de Projeto e o Sponsor devem tomar medidas corretivas para que o projeto entre de novo nos eixos.

 

Que informação deve conter

 

Um BC pode conter vários formatos. Alguma da informação que deve constar é a seguinte:

 

  • Descrição do projeto e o porquê da sua realização;
  • Alinhamento do projeto com a estratégia da empresa;
  • Quais os benefícios que se pretendem atingir (por exemplo redução de uma pessoa);
  • Informação sobre custos, quer de investimento (CAPEX), quer de operação (OPEX);
  • Informação com indicadores macro do BC (ROI, Período de Payback, Cashflow).

 

Os indicadores macro do BC permitirão ter uma ideia se o projeto será ou não rentável. Quanto maior o ROI e menor o período de payback melhor, já que o projeto vai rapidamente trazer resultados, pagando o seu investimento. Prometo aprofundar melhor estes indicadores num post mais à frente, portanto fica por aí!

 

Por hoje é tudo, até à próxima 

 

07
Jul19

Caos na gestão de projetos

Luís Rito

Olá a todos!

 

Hoje escrevo-vos em circunstâncias especiais. Não querendo ser mauzinho para todos os que estão a trabalhar, eu encontro-me neste exato momento de férias . Para quem se encontra na mesma situação que eu, boas férias!! Para quem ainda está a trabalhar, coragem, aposto que a vossa vez vai chegar rápido.

 

Como considero as férias uma excelente oportunidade para conseguir pôr em dia coisas que não consigo durante o resto do ano, investi boa parte do meu tempo a ler algumas coisas interessantes. Um dos temas que me interessou, foi como a grande maioria dos projetos hoje em dia tende a ter um pouco de caos durante o seu ciclo de vida. Em grande parte isto acontece porque as próprias organizações também vivem num estado de caos controlado. Em pleno século XXI, as empresas têm que se reeinventar continuamente se querem continuar a ganhar relevância. Não basta fazer o que sempre se fez, a concorrência é feroz e existem fatores exógenos que a empresa não controla e que podem mudar por completo os seus modelos de negócio.

 

Um ambiente onde existe caos é portanto um ambiente complexo e não linear. Isto significa que se por exemplo aplicares uma mesma ação para uma mesma situação, mas em momentos diferentes, muito provavelmente vais obter resultados diferentes. Como se gere então um projeto nestas circustâncias? Estamos a falar de um projeto onde a mudança é constante, onde os planos de projeto têm que ser constantemente alterados, onde existem diversos stakeholders com diferentes interesses e onde é quase impossível prever o que vai acontecer ao alterarem duas ou mais variáveis no projeto.

 

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Abaixo coloco-te 6 formas de lidares com projetos deste género. Espero que te sejam úteis.

 

1) Divisão por fases

 

Uma divisão do projeto em pequenas fases poderá ser uma grande arma contra o caos. A ideia é que exista uma divisão lógica entre pequenas fases, que podem ser por exemplo tão curtas como uma semana. Quer-se com isto manter o caos controlado, ou seja, imagina que estás na fase 1 e existe um evento que provoca uma crise no projeto. Deves resolver de imediato o problema e apenas avançar para a fase seguinte quando este estiver resolvido. Com esta técnica evitas um efeito bola de neve, onde as coisas se vão descontrolando pouco a pouco até chegar a uma fase de descontrolo total onde já não existe hipótese de controlar o projeto.

 

2) Tornar o WBS independente

 

Planeia o teu projeto de forma o mais independente possível, isto é, evita ao máximo dependências entre work packages. A ideia aqui é dividir o trabalho em componentes lógicas, impedindo que caso uma delas falhe, afete o restante projeto. Esta lógica é muito semelhante ao que vemos na construção de um grande navio. Caso se dê um evento inesperado e alguma das zonas do navio inunde, a construção está feita para que essa zona possa ser isolada de todas as outras, impedindo assim que o navio se afunde.

 

3) Prevenir a não-linearidade através do controlo

 

Este ponto está muito relacionado com o primeiro. Deves controlar o projeto o máximo possível, com intervalos curtos de feedback. Organiza reuniões semanais, corrige o curso do projeto ao mínimo desvio e toma ações corretivas. Para tarefas ou entregáveis com alguma complexidade, realiza pilotos ou protótipos (se possível) para obteres feedback rapidamente.

 

4) Prevenir fatores externos através de parcerias

 

Tenta identificar quem são os stakeholders chave no teu projeto, e garante parcerias com todos eles. Deves fazê-lo o mais cedo possível, e sempre com foco nos seus interesses e não nos teus. Sempre que existam dificuldades de comunicação entre departamentos, assegura que consegues realizar essa ligação, ou encontra um "intérprete" que o consiga por ti.

 

5) Investe num canal de comunicação aberto e rápido

 

Cria um canal de comunicação rápido e eficaz, e testa-o constantemente. A ideia aqui é fugir do típico email e comunicar cara a cara ou através de ferramentas de comunicação em tempo real. A chave aqui é testares continuamente o teu canal de comunicação, e realizares os ajustes necessários para o melhorares. Para conseguires colher mais benefícios, deves garantir que toda a equipa utiliza o mesmo canal.

 

6) Suporta os objetivos do projeto com incentivos

 

Comunica a todos os stakeholders quais os resultados que se esperam do projeto, e se o conseguires realizar, cria incentivos para quem os consiga alcançar. Os bons hábitos devem sempre ser reconhecidos e recompensados, para que todos os restantes se sintam tentados a realizá-los.

 

Em jeito de conclusão, o importante é estares constantemente a medir para onde te estás a dirigir, e corrigir imediatamente caso o projeto não vá na direção que pretendes. Um bom acompanhamento de um projeto pode fazer a diferença entre um fracasso e um sucesso.

 

Por hoje é tudo, até à próxima 

 

 

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