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O Gestor de Projeto Moderno

O Gestor de Projeto Moderno

20
Jun19

Três níveis de precisão em estimativas de projetos

Luís Rito

Quem já trabalhou numa equipa de projeto sabe quão difícil é realizar estimativas de esforço de tarefas. Pois é, enquanto seres humanos temos muita dificuldade em fazer estimativas do que quer que seja, acabamos por ter receio de dar um número ou muito baixo, o que nos vai obrigar a trabalhar aos fins-de-semana para o conseguir cumprir, ou muito alto, o que vai fazer o cliente do projeto nos dar um valente murro no estômago .

 

Todos querem estimativas precisas, mas a realidade é que isso custa tempo e dinheiro. É irracional exigir estimativas precisas durante uma reunião ou numa conversa de café. A mensagem que quero passar, é que para um gestor de projeto produzir estimativas precisas, necessita de se reunir com a equipa e definir muito bem as tarefas a realizar e qual a sua duração, e isso requer um investimento de tempo. Mas podes sossegar, ao iniciares um projeto, diria que não necessitas de fazer este tipo de estimativas, pelo menos na fase inicial. Hoje vou falar-te sobre três níveis de precisão de estimativas que podes utilizar nos teus projetos, cada um deles com um objetivo diferente.

 

Avaliação de uma iniciativa (Ballpark Estimate)

 

Esta é a estimativa com menos precisão, mas também a mais rápida de executar. Normalmente é realizada por alguém especialista que consegue por instinto dizer de uma forma macro qual a duração de um projeto, e consequentemente qual o seu custo. Este tipo de estimativas deve ser realizado de uma forma rápida, mas é necessário compreender que existe uma grande probabilidade de ter falhas consideráveis, por exemplo o projeto custar mais 90% do que tinhas inicialmente estimado. Este tipo de estimativas são ótimas para perceber se vale a pena avançar para uma estimativa mais precisa, ou se o projeto fica logo cancelado.

 

ROM (Rough order of magnitude)

 

Este tipo de estimativa continua a ter uma variância muito alta, ou seja, o custo real pode ser bastante mais alto (+75%). A grande diferença deste tipo de estimativa para a abordada no ponto acima (Ballpark Estimate), reside no facto de numa estimativa ROM existir uma consulta a projetos similares, permitindo aprender com situações passadas. Por exemplo, se para construir uma casa de 100m2 tive um custo de 100K, então para construir uma do dobro do tamanho posso fazer uma estimativa de 200K. Utilizando o mesmo exemplo, caso a construção da nova casa seja de 100m2, mas se estime que representa riscos maiores de construção, podemos aplicar uma estimativa 10% a 20% superior. Este tipo de estimativa pode ser utilizado numa fase inicial do projeto, por exemplo para a sua aprovação.

 

Estimativa detalhada

 

Este tipo de estimativa é a mais precisa, e é também conhecida como bottom-up estimate. Por ser a mais precisa é também a que demora mais tempo a produzir. Aqui são detalhadas as tarefas a realizar, quais as suas durações, precedências e que recursos vão ser necessários. Este tipo de estimativa será utilizada para efetuar o controlo do projeto, e de onde serão retirados os indicadores de custo e prazo que vão permitir fazer o seu seguimento. Deixo a nota para o facto de ser absolutamente necessário ter já um entendimento do que vai ser efetuado no projeto para ser possível realizar esta estimativa. Este trabalho é moroso e custa dinheiro, motivo pelo qual deve apenas ser feito após uma aprovação formal do projeto e após serem executados os dois tipos de estimativas acima.

 

Como posso fazer uma estimativa detalhada se não tenho a certeza do que vou fazer?

 

Bem vindo ao século XXI. Grande parte dos projetos arranca sem o cliente ter um entendimento global do que quer realizar. Este tipo de situações é particularmente verdade em projetos de software, onde existe uma grande probabilidade deste sofrer alterações ou de ainda não existir detalhe do que se pretende na íntegra. Nestes casos, deves optar por realizar uma estimativa por fases (rolling-wave planning).

 

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Basicamente, vais acabar por realizar uma ROM para todo o projeto, já que ainda que não se tenha claro tudo o que se quer realizar, deve existir um budget ou milestones a cumprir. Com a ROM efetuada, deves estimar com mais detalhe a primeira fase do projeto (por exemplo análise). Essa estimativa detalhada deve ser encarada como um mini projeto, e serve para a equipa estar comprometida com o seu fecho. Após fechares a primeira fase, uma autorização para a segunda fase será necessária, sendo portanto fundamental realizar uma nova ROM para o que resta do projeto, e mais uma vez planear com detalhe a sua segunda fase. Nota que esta ROM será mais precisa que a da primeira fase, já que se espera que o âmbito do projeto esteja bem mais claro após ter decorrido algum tempo desde o seu início. Podem existir quantas fases forem necessárias até concluir com sucesso o projeto. Este tipo de técnica é muito semelhante ao que se faz em metodologias mais ágeis, como por exemplo SCRUM.

 

É necessário entender ainda que o planeamento por fases permite reduzir muito o risco para o cliente, já que lhe permite ao longo do projeto decidir se liberta ou não fundos para a sua continuação. Também tem a vantagem de possibilitar obter estimativas mais precisas do que a abordagem de planear tudo numa fase inicial.

 

Realizar estimativas é uma parte fundamental na vida de um gestor de projetos, e espero que estas técnicas te venham a ajudar num futuro próximo.

 

Por hoje é tudo, até à próxima 

 

 

16
Jun19

Qual o papel de um bom gestor de projetos?

Luís Rito

Olá a todos 

 

Hoje vamos falar um pouco sobre o papel de um bom gestor de projetos, e o porquê da sua importância. Pergunto-vos se já estiveram numa organização que apesar de ter a figura de gestor de projetos, acaba por ser uma versão um pouco "Gestor/Executor", já que existe a crença que um gestor de projetos apenas anda a bater a todas as capelinhas a perguntar se as tarefas já estão ou não executadas. Já vi este cenário acontecer em muitas empresas Portuguesas, o gestor de projetos acaba também por ser um analista funcional ou tester. Espera-se também que domine a componente técnica do projeto como se de um elemento técnico se tratasse.

 

Pois é, aposto que já presenciaste algo deste género. Na minha opinião, as empresas não beneficiam deste tipo de gestão de projetos, já que o que vão obter é um profissional meio gestor de projetos meio elemento executor da equipa, sendo por isso que por vezes existe tanta descrença no trabalho da gestão de projetos. Se uma pessoa trabalha como gestor de projetos em part-time, o máximo que a empresa pode esperar obter é um desempenho médio, não vai existir uma verdadeira gestão de stakeholders, não vai existir gestão de risco, o planeamento não vai ser executado da melhor forma e muito provavelmente vai estar sempre desatualizado. O emprego de gestor de projetos deve ser executado a full-time para que se torne eficaz. Quem acha que um gestor de projetos apenas verifica se as tarefas já estão ou não executadas está a diminuir a função. Um verdadeiro gestor de projetos deve garantir as seguintes atividades:

 

  • Facilitar a identificação de todos os stakeholders do projeto;
  • Gerir ativamente as expectativas dos stakeholders do projeto;
  • Comunicar constantemente qual o objetivo e âmbito do projeto a todas as partes interessadas;
  • Fazer uma gestão de risco durante todo o projeto e não apenas no seu início;
  • Elaborar um plano de projeto em conjunto com a equipa;
  • Ser um facilitador e uma ponte que liga todos os elementos da equipa;
  • Elaborar pontos de situação regulares aos stakeholders do projeto;
  • Motivar a equipa de projeto, e servir como escudo para evitar que estes sejam interrompidos em demasia;
  • Desbloquear problemas do projeto;
  • Garantir que todo o conhecimento adquirido no projeto é registado e armazenado;
  • Analisar desvios e sugerir ações para os reduzir;
  • Certificar-se que o projeto não derrapa a nível de custos, prazo, duração e qualidade.

 

Poderia continuar a escrever mais papéis e responsabilidades de um bom gestor de projetos, mas acho que já perceberam a ideia. Como é então possível que se espere que um profissional execute todas as atividades que enumerei acima e que seja também um membro da equipa que executa ações? Na minha opinião, um gestor de projetos deve apenas gerir, é essa a sua principal função. Se estiver distraído com outras ações, não vai conseguir gerir os seus projetos em condições. Sim, porque raramente um gestor de projetos tem apenas um projeto. Normalmente tem vários, depende muito da dimensão destes.

 

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Existe também uma grande descrença nos planos de projeto que são efetuados. Isso deve-se ao facto da maioria destes profissionais não terem tempo para ter os seus planos "em dia". A atualização de um projeto requer algum tempo, e deve ser executada pelo menos uma vez por semana. E sim, uma das tarefas que se faz é efetivamente perceber qual o estado das tarefas, mas é apenas uma parte minúscula do trabalho de um gestor de projetos. É certo que nem sempre os planos de projeto estão corretos e atualizados ao dia, mas o principal objetivo de fazer um plano é juntar a equipa e colocá-los a pensar como vai ser estruturado o trabalho a realizar no projeto.

 

Em jeito de conclusão, pergunto-vos se sentem estas "dores" no que toca à gestão de projetos em Portugal. Enquanto profissionais de gestão de projetos, fazem-no em 100% do vosso tempo ou estão a braços com tantas outras tarefas a realizar?

 

Por hoje é tudo, até à próxima 

 

 

10
Jun19

Como ser uma pessoa mais criativa?

Luís Rito

Olá a todos 

 

Hoje quero falar-vos um pouco sobre criatividade. Apesar de existir uma grande crença que uma pessoa ou nasce com a veia da criatividade afinada ou nunca vai ser criativo, acredito que esta pode ser treinada (como quase tudo). Hoje, quero falar-vos de uma técnica utilizada pelo James Altucher. Para quem não o conhece, é um gestor de fundos, empresário, autor de vários livros e também um podcaster.

 

É portanto uma pessoa de muito sucesso, que atribui parte desse sucesso a uma pequena técnica que executa todos os dias. Esta técnica consiste em escrever 10 ideias todos os dias. Se tiveres curiosidade, dá uma vista de olhos no artigo original aqui.

 

Basicamente, deves escolher um tema, qualquer um, e escrever 10 ideias sobre esse mesmo tema (esquece o computador, faz em papel e caneta). Por exemplo, 10 coisas que aprendi ontem, ou 10 negócios que poderia abrir. A chave aqui é escreveres pelo menos 10 ideias (se conseguires mais força). Diria que as primeira 5 ou 6 ideias vão ser fáceis, mas a partir daí as coisas começam a ficar mais interessantes, porque vais ter que ser mais criativo. O segredo é fazeres este exercício todos os dias, incluindo os fins de semana! Tens que tornar desta prática um hábito, só assim vai funcionar.

 

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Se tiveres dificuldade em chegar às 10 ideias, tenta não te levares demasiado a sério. Tal como nos brainstormings que eventualmente fazes na tua empresa, não existem ideias ridículas. Deves registar todas aquelas que te recordes, já que o que interessa é vencer a inércia e pôr a tua cabeça em modo criativo.

 

Dou-te abaixo 10 exemplos para te poderes inspirar:

 

  • 10 ideias de como me posso melhorar enquanto pessoa
  • 10 ideias de sítios onde gostaria de passar férias
  • 10 ideias de atividades que posso fazer com a namorada ou filhos
  • 10 ideias de como o meu projeto poderá falhar
  • 10 ideias de como o meu projeto poderá ser bem sucedido
  • 10 ideias de livros que poderia escrever
  • 10 ideias de negócios que poderia iniciar
  • 10 ideias de como posso ganhar tempo no meu dia a dia
  • 10 ideias de como posso poupar mais dinheiro todos os meses
  • 10 ideias de temas para encontrar ideias todos os dias

 

Pessoalmente gosto de fazer este exercício pela manhã, enquanto tomo o pequeno-almoço, mas se fores uma pessoa mais enérgica ao final do dia então força, faz o exercício pela tarde ou noite. Lembra-te, para que funcione deves ser muito consistente e fazê-lo todos os dias. Deves também garantir que escreves sempre 10 ideias. Não te vou mentir, o teu rácio de boas ideias vs más ideias vai ser mau. É perfeitamente normal que tenhas mais más ideias que boas, mas não é esse o propósito do exercício. O James Altucher afirma que o rácio dele é de 1000:1, ou seja, tem talvez uma boa ideia em 1000. A beleza disso é que se fizeres este exercício todos os dias, por ano vais ter cerca de 3650 novas ideias, portanto é provável que chegues a 3 boas ideias por ano, já para não falar do treino com que ficas na geração de ideias. Vais-te tornar numa pessoa mais criativa.

 

Finalmente, sempre que chegares à conclusão que tiveste uma boa ideia, tenta pô-la em ação. Acredito que a tua vida pode mudar com este simples hábito.

 

Até à próxima 

 

02
Jun19

Retira o máximo da tua reunião de Kick Off

Luís Rito

Olá , espero que te encontres bem! Hoje vou falar-te de um momento crucial de todos os projetos, a reunião de Kick Off.

 

Infelizmente, muitos gestores de projeto ainda não dão total atenção a esta importante reunião. Digo infelizmente, porque ao longo da minha carreira tenho aprendido que uma boa reunião de Kick Off, permite construir fundações sólidas para o projeto que futuramente se vai realizar.

A reunião de Kick Off não é muito diferente da reunião que um treinador de futebol faz antes de um jogo importante. A única diferença é que os jogadores de futebol já sabem de antemão que vão ter que marcar golos para atingir o objetivo, e a equipa de projeto pode ainda não saber o que significa ter sucesso no projeto da qual fazem parte.

 

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É portanto um momento crucial para partilhar qual o objetivo do projeto, qual o seu âmbito, deixar muito claro quem são os elementos da equipa, e o que se espera de cada um deles, e também para te certificares que todos entendem o que é necessário para que o projeto tenha sucesso. Este momento é também importante para que todos os membros da equipa se conheçam, sendo especialmente importante quando tens uma equipa distribuída por várias regiões ou países. Se for esse o caso, tenta ao máximo realizar a reunião de Kick Off presencialmente, acredita que vai compensar no futuro. Deves ao máximo fomentar um espírito de equipa, aproveita a reunião para o fazer e para os energizares para o que aí vem.

 

Quais são então os principais passos para quem está a iniciar um projeto? Fácil, o primeiro deles é muita preparação!

 

Como te preparares para uma reunião de Kick Off?

 

A minha primeira recomendação passa por fazeres uma análise aos principais stakeholders do teu projeto. Se tiveres possibilidade, reserva alguns dias para ires pessoalmente falar com todos eles. O objetivo aqui é perceber quais as suas expectativas para o projeto. Lembra-te que alguns desses stakeholders podem ter muita influência nos restantes, podendo tornar a tua vida mais difícil caso as expectativas estejam desalinhadas.

Seguidamente, deves preparar bem a reunião, e que informação vais apresentar. Para uma reunião de Kick Off, recomendo os seguintes pontos:

 

  • Objetivo do projeto
  • Âmbito do projeto, de preferência referindo também o que está fora de âmbito
  • Nome do gestor de projeto e nome do sponsor
  • Equipa de projeto, e quais as responsabilidades de cada um deles
  • Principais entregáveis e principais milestones do projeto
  • Riscos já identificados
  • Plano macro caso aplicável (na fase de iniciação muitas vezes ainda não existe um planeamento, nem mesmo de alto nível)
  • Plano de comunicação, ou seja, como vão comunicar e com que frequência

 

Com todos os pontos referidos acima, estás em condições de construir a tua agenda para a reunião. Esta agenda deve ser incluída no convite para o Kick Off, com descrição do tempo disponível para cada tópico. Não te esqueças de deixar algum tempo no final da sessão para questões e para fazeres um discurso final de motivação.

Finalmente, envia o teu convite a todas as pessoas que deverão estar na reunião de Kick Off, e frisa que a sua presença é absolutamente necessária para um bom arranque do projeto. Envia um lembrete no dia antes para que ninguém se esqueça.

 

E durante a reunião?

 

No dia da reunião de Kick Off, certifica-te que a tua sala está livre e de que dispões de todo o material que necessitas. Por exemplo, se necessitas de um projetor ou de um flipchart, trata de os arranjar com alguma antecedência. Não deves nunca começar a tua reunião com atraso, nem passar uma imagem de desorganização. Teres tudo pronto a começar assim que todos cheguem demonstra respeito pelo tempo das outras pessoas.

 

Inicia o Kick Off com um tom de voz entusiástico, deves demonstrar energia e foco nos objetivos. Apresenta-te à equipa, e pede a cada um deles que também se apresente para que todos se passem a conhecer. Caso a equipa já se conheça, deixa-os falar um pouco no início da reunião, isso ajuda a criar coesão.

Segue com os pontos da tua agenda, mas lembra-te que nesta primeira reunião deves evitar entrar em grandes detalhes. A reunião de Kick Off deve ser mais alto nível, e deves guardar a discussão de detalhes para reuniões que precedem a de Kick Off.

 

Não te esqueças de ir já obtendo comprometimento da equipa relativamente aos principais milestones apresentados. É uma boa oportunidade para clarificar também qual a área de atuação de cada um dos elementos da equipa.

 

Finalmente, deves acabar com uma sessão de perguntas & respostas, é a altura ideal para o fazer. A equipa deve ver com bastante clareza o que deve ser atingido, não devem existir grandes disparidades de expectativas. Acaba a reunião com um agradecimento a todos pelo seu tempo, e também com uma mensagem positiva.

 

Depois do Kick Off, faz uma ata da reunião, e partilha com todos os intervenientes. Especial atenção para a ata caso existam ações a realizar por alguns membros da equipa. Estas ações devem sempre conter qual o responsável por esta, e uma data limite para a realizar.

A reunião de Kick Off é também o momento perfeito para mostrares liderança, aproveita-a ao máximo.

 

Deixo-te abaixo uma Checklist que podes utilizar ao preparar a tua reunião de Kick Off.

 

Antes da reunião

 

  1. Recolher informação do Project charter
  2. Iniciar planeamento do projeto (alto nível)
  3. Rever lições aprendidas de projetos similares
  4. Reunir com os principais stakeholders
  5. Preparar a agenda do Kick Off
  6. Solicitar aos stakeholders data e hora para a reunião
  7. Enviar convites via email
  8. Enviar lembrete um dia antes da reunião

 

Durante a reunião

 

  1. Chegar ao local da reunião cedo e certificares-te que tens tudo o que necessitas
  2. Começar a reunião a horas
  3. Seguir a agenda
  4. Recolher pontos de ação
  5. Realizar uma sessão de perguntas & respostas
  6. Anunciar quando é a próxima reunião, ou caso não exista data, marcar

 

Pós-reunião

 

  1. Preparar a ata da reunião
  2. Distribuir ata de reunião com pontos de ação a realizar
  3. Fazer follow-up dos pontos de ação
  4. Agendar novas reuniões de projeto
  5. Assim que tenhas um plano de projeto mais refinado, partilha-o sempre com a equipa

 

Por hoje é tudo, até à próxima

 

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